A comunicação multifuncional eficaz é essencial para a entrega bem-sucedida da transformação. Sem os sistemas necessários para facilitar a colaboração entre os departamentos, o progresso do projeto se torna cada vez mais difícil de rastrear, pois o trabalho continua sendo conduzido em silos. Essa maneira de operar apenas sufoca a inovação significativa e impede a alavancagem de insights compartilhados dentro da organização.
Deixadas sem solução, as equipes continuam a operar de acordo com sistemas díspares, com pouca visibilidade sobre o progresso feito por outras equipes e desconhecendo informações relevantes que poderiam auxiliar em suas próprias tomadas de decisão. Enquanto isso, os investimentos na transformação são feitos sem uma imagem completa e precisa do estado atual do negócio, provavelmente resultando em um projeto de transformação que ultrapassa o orçamento com resultados medíocres.
Ao abordar essas barreiras à colaboração, não apenas os custos são reduzidos na entrega de um projeto, mas também é possível obter economias exponenciais em todos os projetos em andamento, pois as informações fluem mais facilmente pela organização.
Estabelecer funções, responsabilidades e dependências do projeto
Para cultivar uma comunicação interfuncional eficaz, primeiro estabelecer o que é necessário de cada parte interessada e de várias equipes na transformação é essencial. Ao envolver as partes relevantes desde o início nas soluções do workshop, problemas potenciais são levantados desde o início, relativos às dependências, funções e responsabilidades do projeto, e quem é o dono de quais tarefas dentro de uma iniciativa de transformação.
Mapear as dependências do projeto e as funções de vários departamentos dentro de um projeto de transformação também é essencial. Ao eliminar a suposição de quem é o dono das tarefas dentro do projeto, e com sistemas facilitando o compartilhamento mais fácil de informações, as equipes podem entender melhor suas funções e dependências dentro de um projeto de transformação e colaborar de forma mais eficaz.
Estabelecer atualizações regulares e sistemas de relatórios compartilhados para promover o compartilhamento de informações
A configuração de reuniões semanais de atualização com uma força-tarefa, comitê de direção e Management Action Teams (MATs) também garante que, durante o restante do projeto, os riscos ou quaisquer problemas que surjam dentro de diferentes departamentos sejam mitigados antecipadamente. Isso garante que as partes interessadas em todas as funções estejam comunicando seus requisitos regularmente e colaborando efetivamente.
Sistemas de compartilhamento de conhecimento mais eficazes e melhor qualidade de relatórios também são necessários para melhor colaboração. Por exemplo, modelos de relatórios inconsistentes entre departamentos podem limitar a capacidade de contextualização fácil de informações. Ao padronizar e consolidar modelos de relatórios entre departamentos, as equipes podem localizar as informações de que precisam muito mais rapidamente para análise e tomada de decisão – permitindo que as equipes permaneçam ágeis, inovem e compartilhem ideias mais prontamente.
Melhore a comunicação multifuncional para agilizar a transformação
Uma vez que os silos interdepartamentais são abordados, as equipes ganham a capacidade de gerar insights confiáveis e acionáveis com informações se movendo perfeitamente pela organização. Isso as posiciona para aprender com as falhas e se adaptar rapidamente, trabalhando holisticamente em direção a uma visão alinhada para a transformação. Finalmente, com maior visibilidade de um departamento para outro, o risco de trabalho duplicado ou sobreposto também é mitigado, resultando em economias significativas de tempo, mão de obra e custos ao longo do projeto de transformação.
Na Renoir, entendemos a complexidade de introduzir novos sistemas para facilitar a colaboração interfuncional. Por 30 anos, trabalhamos com organizações para atingir suas metas de transformação.
Nosso foco está centrado não apenas na implementação de tecnologia, mas na adesão dos funcionários, mudança de comportamento e engajamento das pessoas necessárias para garantir que as soluções sejam totalmente adotadas. Quando os funcionários entendem o valor da transformação e seu papel e impacto na obtenção de objetivos maiores da empresa, a mudança de longo prazo pode ser sustentada por um longo prazo.
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