Num relance
- Um importante centro médico acadêmico enfrentou problemas que incluíam sistemas de materiais de ponto de atendimento mal gerenciados, gerenciamento de estoque inconsistente, silos departamentais e falta de terceirização estratégica proativa.
- A parceria com a Renoir resultou em US$ 13.1 milhões, melhor desempenho da cadeia de suprimentos, implementação de princípios de sourcing estratégico e um novo foco organizacional na gestão contínua da cadeia de suprimentos.
- Este estudo de caso conecta o “como” com o “o quê” por trás da tarefa hercúlea de abordar os desafios dos clientes em sua gestão da cadeia de suprimentos.
Principais resultados
$ 13.1M
em economias com melhor gestão de suprimentos, estoque e farmácia
As compras tornaram-se uma função proativa e estratégica
O trabalho em equipe multifuncional melhorou a sustentabilidade da cadeia de suprimentos
Contexto
Hospitais gerenciam um vasto e complexo estoque de suprimentos médicos, equipamentos, produtos farmacêuticos e consumíveis essenciais para o atendimento aos pacientes. Uma gestão eficaz de estoque é fundamental para garantir a disponibilidade dos itens necessários, reduzir custos, minimizar o desperdício e evitar interrupções no atendimento aos pacientes causadas por rupturas de estoque ou produtos vencidos.
No entanto, fatores como a demanda imprevisível por determinados medicamentos e equipamentos, a natureza crítica da disponibilidade em tempo hábil e a complexidade do gerenciamento de diversas categorias de produtos surgem como desafios neste setor. A escassez de estoque pode levar ao cancelamento ou reagendamento de procedimentos, impactando os resultados dos pacientes. Portanto, soluções avançadas de previsão e cadeia de suprimentos integrada são cada vez mais vitais.
O cliente é um centro médico acadêmico de alto nível nos Estados Unidos, conhecido por sua excelência clínica, inovação e pesquisa. Apesar de sua reputação e avanços em diversas áreas, a função da cadeia de suprimentos do hospital era defasada. Com milhares de funcionários em diversas especialidades médicas e departamentos de suporte, a organização operava em silos, o que dificultava o fluxo eficiente de materiais e a otimização das compras.
Reduza os custos operacionais com gerenciamento de desempenho otimizado
Sistema de gestão impulsiona eficiência e conformidade do contratante
Otimize a gestão de subcontratados e o acompanhamento do progresso
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Análise
A Renoir Consulting realizou uma análise abrangente das atividades da cadeia de suprimentos do cliente em diversos departamentos importantes, incluindo salas de cirurgia (SO), processamento de esterilização, cardiologia, radiologia, materiais e compras. O foco dessa análise foi compreender os fluxos de processos e sistemas de controle de gestão existentes e seu impacto na eficácia das atividades da cadeia de suprimentos.
A análise revelou vários problemas críticos:
- O sistema de gerenciamento de materiais no ponto de atendimento do cliente não estava sendo gerenciado corretamente, o que gerava discrepâncias entre o estoque físico e os dados do sistema, aumentando a probabilidade de situações de falta de estoque.
- Os 'dias de cobertura' do estoque não eram revisados sistematicamente, resultando em flutuações significativas entre o estoque disponível e o necessário.
- Existiam silos departamentais em relação à gestão da cadeia de suprimentos, dificultando a colaboração e a otimização eficazes. O departamento de Compras concentrava-se principalmente no processamento de pedidos e carecia de uma abordagem proativa e agregadora de valor. O conceito de sourcing estratégico estava ausente.
- O departamento de Gestão de Materiais não tinha relacionamentos sólidos com seus clientes internos e não era percebido como uma função que agregava valor.
Abordagem do projeto
A Renoir iniciou seu Processo de Foco™ para engajar as partes interessadas e estabelecer um consenso sobre a necessidade de mudança. A abordagem incluiu:
- Realização de análises diagnósticas detalhadas de departamentos importantes, incluindo Centro Cirúrgico (CC), Cardiologia, Radiologia, Processamento Estéril e Compras.
- Envolver equipes multifuncionais para desenvolver soluções em conjunto e melhorar a propriedade dos processos da cadeia de suprimentos.
- Enfatizando o valor estratégico da cadeia de suprimentos como um impulsionador da eficiência de custos e excelência operacional.
- Trabalhando em estreita colaboração com o cliente, a Renoir facilitou o desenvolvimento conjunto de soluções para abordar os desafios identificados.
Implementação
Em parceria com o cliente, a Renoir apoiou a implementação de diversas iniciativas importantes para impulsionar melhorias sustentáveis:
Aprimoramentos no Sistema de Gestão de Estoque : Melhorias significativas foram implementadas nos sistemas de estoque associados à Gestão de Materiais. Isso incluiu a definição de níveis corretos para a cobertura de estoque e a garantia de maior precisão do sistema de ponto de atendimento (Pyxis).
Reestruturação Organizacional de Compras : O departamento de Compras passou por uma transformação, sendo reorganizado em três subgrupos principais: Sourcing Estratégico, Análise e Suporte e Compras Transacionais. A contratação de um Diretor de Sourcing Estratégico reforçou ainda mais essa mudança estratégica. O foco passou a ser em atividades que agregam valor relacionadas ao sourcing estratégico, mantendo a eficiência nas compras transacionais e o controle de custos.
Melhoria da comunicação interdepartamental : Um elemento crucial da implementação foi o fomento de uma melhor comunicação entre os departamentos sobre questões da cadeia de suprimentos. Grupos multifuncionais foram criados durante o projeto e continuaram atuando após seu término para sustentar e aprimorar ainda mais os resultados. Processos horizontais foram implementados em todo o centro médico para garantir operações mais fluidas na cadeia de suprimentos, resultando em mais oportunidades de economia e melhores mecanismos de rastreamento.
Foco na Otimização da Farmácia: Foi dada atenção especial ao departamento de Farmácia, resultando em economias através da resolução de problemas de utilização, conversão de medicamentos de marca em genéricos e eliminação de um acordo de "compartilhamento de risco" que deixou de ser considerado benéfico devido à melhoria das capacidades analíticas.
Consistentes
A parceria entre Renoir e o cliente gerou um impacto duradouro e quantificável:
- US$ 13.1 milhões em economias foram obtidos por meio da otimização de farmácias, terceirização estratégica e melhorias de estoque.
- Uma mudança cultural ocorreu dentro da organização, com a gestão da cadeia de suprimentos agora vista como um processo de melhoria contínua em vez de uma função de back-office.
- O departamento de compras deixou de ser um departamento transacional e passou a ser um parceiro comercial estratégico, capaz de gerar valor a longo prazo.
- O desempenho do estoque melhorou, reduzindo o risco de falta de estoque e criando um processo de gerenciamento de materiais mais confiável.
- Equipes multifuncionais e processos horizontais foram institucionalizados, permitindo operações mais tranquilas na cadeia de suprimentos e melhor alinhamento entre funções clínicas e não clínicas.
*Detalhes específicos do cliente foram omitidos intencionalmente para manter estrita discrição.
Gere economias significativas, aumente a confiabilidade operacional e promova mudanças culturais com a transformação direcionada da cadeia de suprimentos.
