Num relance
Um dos clientes da Renoir sentiu que sua divisão de Engenharia e Projetos oferecia oportunidades significativas para excelência operacional e convidou a Renoir para apoiá-los em seus esforços. Após análise, os objetivos para o Projeto foram formados:
- Desenvolver um Sistema de Controle de Gestão adequado à finalidade para melhorar a eficiência operacional e as interfaces interdepartamentais em toda a organização.
- Melhore o fluxo de dados e informações para garantir uma melhor tomada de decisão.
Resultados-chave
Conformidade de planejamento
↑ 100%
Conformidade de entrega do fornecedor
↑ mais de 120%
Recibos de Compra Desnecessários
70%
Partes por milhão (PPM)
↑ 70%
Giro de estoque
↑ 38%
Conformidade de recebimento de mercadorias
↑ 77%
Contexto
O cliente é uma empresa de manufatura orientada por pesquisa com quatro divisões – Engenharia e Projetos, Aço e Tubos, Veículos Elétricos e Renováveis. A mais antiga é Engenharia e Projetos (E&P), sob a qual a Renoir foi contratada para trabalhar em conjunto em um de seus projetos. Atendendo a clientes nacionais e internacionais, o cliente é um fabricante líder de fornos de fusão e refino na Índia.
O Desafio
O cliente queria estar pronto para o futuro, melhorando sistemas e processos para dar início a iniciativas de excelência operacional em toda a organização. O cliente sentiu que sua divisão de Engenharia e Projetos oferecia oportunidades significativas. Após uma discussão inicial com a Renoir, os objetivos para o Projeto foram formados:
- Desenvolver um Sistema de Controle de Gestão adequado à finalidade para melhorar a eficiência operacional e as interfaces interdepartamentais em toda a organização.
- Melhore o fluxo de dados e informações para garantir uma melhor tomada de decisão.
O Projeto passou por 8 semanas de Focus Process® abrangendo 8 departamentos, começando por Marketing, Vendas, Design, Planejamento, Produção, Compras, Estoques e Expedição.
“A excelência operacional é a higiene básica de qualquer organização e nenhuma estratégia pode ser executada até que a organização esteja se destacando nas operações. Com este projeto, estabelecemos um marco para o alinhamento consistente de capacidades e processos internos com as propostas de valor do cliente como o núcleo.”
Chefe de Operações
Para validar essas oportunidades, a Renoir começou mapeando os processos de ordem de serviço de ponta a ponta 'As-Is' com os prazos gerais de entrega tomados por cada departamento. Isso ajudou a entender atividades que não agregam valor em todo o processo e a definir um escopo para melhorar os prazos de entrega.
Com base nas descobertas das revisões de processos e sistemas de controle de gestão com os vários departamentos, a Renoir então conduziu vários estudos de dados para validar e quantificar cada oportunidade. Ficou evidente tanto nas revisões de processos As-Is quanto nos estudos de dados que havia um claro desalinhamento entre os departamentos, o que estava resultando em maior tempo de espera da ordem de serviço.
Isso levou ao combate a incêndios departamentais sem que uma pessoa ou departamento monitorasse o processo de ponta a ponta. A disponibilidade de material também foi identificada como uma das principais razões para atrasos. Além dos materiais, houve outros contribuintes para atrasos. Atrasos no planejamento e design (na liberação de desenhos exigidos pela aquisição que, por sua vez, afetaram a disponibilidade de materiais) também desempenharam seu papel.
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O que fizemos
Para garantir que todas as oportunidades identificadas fossem concretizadas, a Renoir realizou as seguintes atividades:
- Planejamento de ordens de serviço: Simplificar o planejamento de ponta a ponta das ordens de serviço para garantir o alinhamento interdepartamental.
- Controle de intervalo curto: Reestruturação do departamento de Planejamento para criar uma seção para monitorar o progresso dos ciclos de ordens de serviço de ponta a ponta e escalonar todos os problemas de atraso em intervalos curtos.
- Coordenadores de projeto e sistema de planejamento aprimorado: Dentro do Departamento de Planejamento, os Coordenadores de Projeto foram designados para uma vertical que normalmente tem de 10 a 15 ordens de serviço por vez. Para auxiliar os coordenadores de projeto, um sistema de planejamento aprimorado foi projetado para capturar todas as atividades necessárias para despachar uma ordem e que também cobria o planejamento de materiais.
Implementação
Um total de 46 novos elementos do sistema foram projetados e implementados em todo o fluxo de valor para garantir que as oportunidades identificadas durante o Focus Process® fossem cobertas. Forças-tarefa de duas pessoas em cada departamento e suporte em tempo integral dos consultores da Renoir garantiram que as preocupações iniciais dos vários departamentos fossem abordadas o mais cedo possível e, posteriormente, garantiram a propriedade. A fase de implementação envolveu toda a organização, do chão de fábrica ao nível do conselho.
Como tal, esta fase envolveu o nível de base de trabalhadores qualificados e não qualificados e cobriu a alta gerência. Iniciativas como otimização de inventário, custeio de ordens de serviço e 5S foram implementadas com o suporte total da gerência sênior, o que, por sua vez, facilitou o esforço de gerenciamento de mudanças.
Para melhorar os níveis de habilidade, um conjunto de sessões de treinamento foi realizado envolvendo aproximadamente 100 funcionários da gerência média. As sessões de treinamento incluíram:
Comunicação com impacto
PDCA e Análise de Causa Raiz
Problema resolvido
5S
Análise do efeito do modo de falha
Lean Manufacturing
Seis Sigma
No Departamento de Compras, vários sistemas foram implementados relacionados à gestão de fornecedores e gestão de desempenho do comprador. Revisões semanais de desempenho departamental com o Chefe do Departamento foram instaladas e foram baseadas em KPIs objetivos. Revisões regulares com os fornecedores agora são realizadas para avaliar seu desempenho usando uma das ferramentas da Renoir.
Os resultados
A melhoria na conformidade de entrega do fornecedor foi significativa após a implementação e aumentou o nível de serviço do Departamento de Compras para a Produção.
A principal lacuna identificada durante o Focus Process® foi a falta de alinhamento entre os departamentos, resultando em vários tipos de atrasos em diferentes estágios durante o planejamento e a execução.
O projeto com a Renoir ajudou a simplificar a comunicação departamental para melhorar o planejamento de ponta a ponta e encorajou a cultura de trabalho em equipe dentro da organização. Como resultado do planejamento aprimorado e da eliminação de não agregação de valor, o lead time da ordem de serviço foi reduzido e a disponibilidade de material melhorou para o nível mais alto de todos os tempos.
“Nenhuma organização pode permanecer competitiva no mercado sem excelência em suas operações. O projeto com a Renoir estabeleceu uma base sólida para nós nessa área.”
Diretor Geral Adjunto
Fortalecer a colaboração interdepartamental e a conformidade dos contratados.
