Num relance
- Um fornecedor líder de soluções logísticas integradas no Brasil enfrentou ineficiências significativas de back-office, incluindo altos custos administrativos, gargalos de processos e execução inconsistente do fluxo de trabalho.
- A Renoir fez parceria com o cliente para implementar uma transformação abrangente com foco na maturidade de processos, governança, integração de Business Intelligence e padronização.
- Essa iniciativa resultou em melhorias significativas de eficiência em todas as operações de back-office do cliente. Este estudo de caso examina os desafios enfrentados pelo cliente e como a Renoir ajudou a alcançar a excelência operacional.
Principais resultados
22
áreas de gestão mapeadas, priorizando oportunidades com base no potencial de retorno.
Matriz de Maturidade
foi aplicado para avaliar o alinhamento entre as necessidades do negócio e a execução operacional
Lacunas na distribuição da carga de trabalho
identificados, otimizando a alocação de recursos e a eficiência de custos
Contexto
A rede de transporte no Brasil depende fortemente de rodovias, que respondem por cerca de 60% do transporte de cargas. No entanto, muitas rodovias são mal conservadas, o que aumenta os custos de transporte, reduz a velocidade de entrega e causa altos índices de acidentes de trânsito e roubo de cargas.
As ferrovias e hidrovias são subdesenvolvidas em relação ao tamanho do país, com apenas 30,000 km de ferrovias e 14,000 km de hidrovias, em comparação com 214,000 km de estradas (em sua maioria pavimentadas, mas em más condições). Apesar desses desafios, o mercado de logística está crescendo, com os custos logísticos projetados para aumentar a uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 0.91% de 2025 a 2029, atingindo cerca de US$ 260.77 bilhões em 2029. O tráfego portuário de contêineres também deve atingir 12.42 milhões de TEUs em 2025.
Especializada em gestão de frotas, transporte de cargas e suporte operacional, a cliente atua em diversos setores, garantindo uma gestão da cadeia de suprimentos eficiente e integrada. O rápido crescimento da empresa fez com que os processos previamente estabelecidos estagnassem e precisassem ser atualizados e otimizados para garantir a eficiência.
Análise
O projeto foi realizado porque o cliente identificou a necessidade de otimizar seus processos administrativos para aumentar a eficiência operacional, reduzir redundâncias e aprimorar a maturidade de suas estruturas de gestão.
O cliente enfrentava ineficiências significativas, resultando em altos custos administrativos, gargalos nos processos e execução inconsistente do fluxo de trabalho. Uma avaliação diagnóstica abrangente , que analisou a distribuição de tarefas, a maturidade dos processos e a gestão da carga de trabalho em 22 áreas de gestão, como Finanças, Administração e Gestão de Ativos, revelou os principais desafios.
A avaliação aplicou uma Matriz de Maturidade para avaliar o alinhamento entre as necessidades do negócio e a execução operacional, revelando lacunas na padronização de tarefas, intervenções manuais excessivas e falta de sistemas de monitoramento centralizados. Além disso, o uso da metodologia SIPOC (Fornecedores, Insumos, Processos, Saídas, Clientes) para mapear as principais atividades do negócio destacou uma descoberta crítica: a fragmentação da carga de trabalho entre diferentes equipes, resultando em ineficiências na alocação de tarefas e lacunas de responsabilidade.
A análise também identificou oportunidades para integrar um sistema de Business Intelligence (BI) para monitorar o desempenho dos processos e fornecer dados em tempo real para a tomada de decisões.
Esses insights formaram a base para um roteiro de implementação estruturado com foco em automação, melhorias de governança e reengenharia de processos.
Abordagem do projeto
Renoir estruturou a estratégia de transformação administrativa em torno de três pilares principais:
- O primeiro pilar centrou-se em Maturidade e Governança de Processos, implementando um modelo de governança estruturado e alinhado aos objetivos estratégicos.
- O segundo pilar envolveu Business Intelligence (BI) Integração, desenvolvendo uma abordagem orientada por dados para monitorar o desempenho e otimizar a distribuição da carga de trabalho.
- O terceiro pilar abordou Padronização e ganhos de eficiência, aplicando a metodologia SIPOC para definir responsabilidades de processo, eliminar redundâncias e garantir consistência.
Para orientar a iniciativa, foi criado um sistema personalizado de classificação de oportunidades, priorizando iniciativas com base no retorno esperado para garantir que mudanças de alto impacto fossem abordadas primeiro. A abordagem também enfatizou a colaboração multifuncional, envolvendo ativamente os líderes de departamento no processo de transformação.
“Conseguimos identificar toda a carga de trabalho dos nossos funcionários, redundâncias e atividades manuais que podem ser automatizadas, gerando insumos para uma transformação digital.”
—Gerente Executivo de Pessoas
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Otimize a gestão de subcontratados e o acompanhamento do progresso
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“Essa jornada foi importante porque revisitamos processos que estavam estagnados em um modelo anterior, que, com o rápido crescimento da nossa empresa, precisavam ser atualizados e agilizados, garantindo nossa eficiência.”
—Diretor Administrativo
Implementação
Durante a fase de implementação, os esforços se concentraram em melhorar a eficiência da carga de trabalho, padronizar processos e usar dados para dar suporte a uma melhor tomada de decisões.
1. Mapeamento e otimização da carga de trabalho
Uma análise detalhada das tarefas nas funções administrativas revelou sobreposições e ineficiências. A Renoir ajudou o cliente a redistribuir o trabalho de forma mais eficaz e introduziu uma ferramenta de simulação para adequar a capacidade da força de trabalho à demanda. Isso ajudou a reduzir gargalos e aprimorar as operações diárias.
2. Governança de Processos Centralizada
Um modelo claro de governança foi introduzido para garantir maior responsabilidade e consistência. Isso permitiu que as equipes seguissem fluxos de trabalho estruturados e executassem tarefas com mais eficiência.
3. Avaliação de Maturidade e Padronização
As principais áreas operacionais foram avaliadas por meio de uma matriz de maturidade para compreender a conformidade e a eficácia dos processos. Com base nas conclusões, foram desenvolvidos procedimentos operacionais padrão (POPs) e modelos de processos para orientar os funcionários e reduzir a variabilidade na execução das tarefas.
4. Implantação de Sistema de Business Intelligence (BI)
Um painel de BI foi criado para monitorar a execução de tarefas, o uso de recursos e os KPIs operacionais em tempo real. Isso permitiu que os gerentes ajustassem rapidamente as atribuições das equipes e melhorassem a visibilidade entre os departamentos. Todos os dados foram integrados em um único sistema, fornecendo uma única fonte de verdade para insights operacionais.
5. Alinhamento Cultural e Organizacional
Sessões de treinamento e coaching apoiaram os funcionários durante a transição. Uma estrutura de monitoramento de desempenho foi estabelecida para alinhar as operações com as metas de negócios, e um mecanismo de auditoria regular foi implementado para sustentar as melhorias e prevenir a regressão.
“Alinhamos nossa estratégia orçamentária com o novo modelo organizacional, garantindo que os processos sejam atendidos dentro dos níveis de serviço acordados.”
-DIRETOR FINANCEIRO
Consistentes
O projeto proporcionou melhorias significativas de eficiência em todas as operações de back-office do cliente. A introdução do sistema de BI se mostrou crucial, permitindo o acompanhamento do desempenho em tempo real, o que melhorou significativamente a visibilidade e a capacidade de tomada de decisão.
A padronização de processos, juntamente com iniciativas de otimização da carga de trabalho, reduziu efetivamente as ineficiências administrativas, levando a uma melhor utilização dos recursos e ao controle aprimorado dos custos. Além disso, a transformação estabeleceu uma estrutura de governança escalável, que posiciona estrategicamente o cliente para a excelência operacional sustentável e apoia o crescimento dos negócios a longo prazo.
*Omitimos intencionalmente detalhes específicos do cliente para manter estrita confidencialidade.
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