Resultados-chave
3.2:1
ROI do redesenho organizacional da Manutenção Completa
17%
Redução de custos com funcionários próprios
21%
Redução de custos de mão de obra do contratado
Sistema de Controle de Gestão para desempenho de manutenção e produtividade de mão de obra (funcionários e contratados) instalado
INTRODUÇÃO
O Cliente é uma das maiores empresas globais de concessão de infraestrutura com 40 anos de experiência. Empresas de concessão de infraestrutura estão tipicamente envolvidas em Design & Construção, Operação & Manutenção, Financiamento e Gestão Comercial de grande infraestrutura, neste caso um grande aeroporto internacional.
O DESAFIO
A empresa tem níveis historicamente altos de serviço, mas havia a sensação de que tais padrões altos ainda poderiam ser alcançados a um custo menor. Para entender os níveis atuais de desempenho operacional de funcionários e contratados, e seu impacto no custo e desempenho, a Renoir foi convidada a analisar processos de manutenção e sistemas de controle de gestão.
TÉCNICA
Renoir identificou oportunidades significativas para melhoria em várias áreas-chave. A produtividade da mão de obra, por exemplo, foi identificada como uma área potencial de crescimento, indicando que poderíamos aproveitar a eficiência de nossa força de trabalho de forma mais eficaz.
Além disso, nossa análise ressaltou a importância da adesão consistente aos procedimentos de gestão e diretrizes estabelecidas. O reforço desses protocolos poderia potencialmente melhorar o desempenho operacional.
Também havia perspectivas de refinar processos existentes para aumentar a eficiência. Isso inclui otimizar o gerenciamento de contratados. Ao ajustar esses processos, poderíamos potencialmente melhorar o gerenciamento de tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência geral.
A estrutura organizacional foi outro foco durante a análise. Mudanças na estrutura atual podem levar a uma maior eficiência e melhor alocação de recursos.
Além disso, a análise incorporou um estudo comparativo do nosso desempenho de manutenção em relação aos padrões de classe mundial para identificar áreas onde nossos processos e ferramentas precisavam ser melhorados.
Dadas essas percepções, o Cliente aceitou a proposta da Renoir de integrar sistematicamente os esforços de nossos departamentos de Manutenção e Operações. Essa estratégia poderia fornecer soluções abrangentes para abordar as preocupações de melhoria de desempenho. Ao focar na colaboração e integração, estávamos confiantes de que poderíamos promover melhorias significativas em nosso desempenho operacional e produtividade.
“O trabalho feito com o apoio da Renoir está trazendo ótimos resultados. Temos a convicção de que, ao final deste processo, estaremos em um novo patamar de gestão, com maior produtividade das equipes, melhores níveis de desempenho e indicadores e – principalmente – a garantia da disponibilidade dos ativos do aeroporto.”
Carlos Freitas, Gerente de Manutenção
ABORDAGEM DO PROJETO
Os principais objetivos do projeto resultante eram redesenhar os sistemas de controle de gestão de manutenção e contratados, de modo que os gerentes tivessem as ferramentas necessárias que fornecessem informações de desempenho em tempo hábil para uma tomada de decisão eficaz.
O escopo abrangeu processos de manutenção (como planejamento, programação, gerenciamento de pendências, relatórios de desempenho, etc.), bem como a estrutura organizacional associada à função.
Na primeira fase do projeto, a Renoir implementou um método de carga de trabalho e programação mestre para identificar as oportunidades relacionadas a uma nova estrutura organizacional. Consequentemente, duas Management Action Teams (MATs) foram criadas relacionadas a Management Control Systems e Contractor Management, cada uma das quais se reunia semanalmente para avaliar o progresso e concordar com quaisquer ações para garantir que o plano fosse alcançado.
Além dos MATs, o Comitê Diretor se reunia a cada duas semanas, onde as oportunidades identificadas eram apresentadas, as orientações eram fornecidas pelos membros do Comitê Diretor e o suporte adicional era solicitado, se necessário.
“O conselho concordou com as afirmações do diagnóstico. A equipe do projeto atendeu todas as nossas expectativas que foram além do resultado financeiro.”
Regio Fernandes, CFO
IMPLEMENTAÇÃO
As mudanças foram implementadas ao longo de um período de 20 semanas corrido, começando com o desenvolvimento da metodologia para revisão de processos de negócios. O Management Control Systems MAT focou na estruturação de processos, sistemas e comportamentos, definindo novas regras e novas formas de trabalho.
Os objetivos do Contractors Management MAT eram otimizar cada um dos maiores contratos para ganhar produtividade e definir um modelo para o restante deles. As principais iniciativas do projeto foram qualificadas e quantificadas em termos de melhoria mensurável em colaboração com os membros do MAT.
Todas as ferramentas de gerenciamento e fluxos de trabalho foram revisados pelos gerentes de área. O ponto de partida para as revisões foi a análise As-Is dos processos, por meio da qual os envolvidos em etapas individuais do processo – tanto o cliente quanto o fornecedor – criticaram o processo e levantaram oportunidades de melhoria.
Taticamente, conseguimos estabelecer as bases para a sustentabilidade, pois os envolvidos nas críticas promoveram suas próprias ideias de melhoria e foram responsabilizados por sua implementação.
Cerca de 200 planos de manutenção foram revisados e melhorados, e 54 planos de manutenção adicionais foram criados para abordar lacunas. Cerca de 13 SLAs também foram gerados para garantir que houvesse clareza no que era esperado das equipes de manutenção; melhorias na estrutura e redefinição de papéis e responsabilidades forneceram esclarecimentos adicionais. Uma vez que foram acordados, mudanças nos processos e sistemas de controle de gestão foram implementadas pela equipe. Para aumentar a confiança da equipe, realizamos várias sessões de treinamento e atuamos em conjunto na execução dos processos alterados para garantir a adesão a eles com o tremendo suporte do departamento de Recursos Humanos e excelente comparecimento dos funcionários da empresa. Os próprios cursos de treinamento alcançaram um índice de satisfação de 96%, conforme indicado pelos participantes
As principais iniciativas do projeto foram qualificadas e quantificadas em colaboração com as equipes de ação de gerenciamento (MATs) definidas. Isso garantiu que os principais objetivos do projeto fossem claramente compreendidos, permitindo um senso de propriedade dentro da equipe do projeto. Como resultado do esforço, a utilização melhorou em 48% e os dias de backlog foram reduzidos em 58%.
Além disso, a equipe conjunta Cliente – Renoir entregou uma metodologia para revisar planos de manutenção e melhorar sua eficácia, uma metodologia de programação mestre e ferramentas para permitir alocação eficiente de recursos, ferramentas e métodos para analisar a produtividade da mão de obra própria e terceirizada, garantindo que todas as ações de melhoria sejam acompanhadas e concluídas em tempo hábil. Em resumo, não apenas as metas de melhoria foram cumpridas, mas a organização agora tem uma metodologia acordada para sustentar uma cultura de melhoria contínua.
PRINCIPAIS RESULTADOS
3.2:1
ROI do redesenho organizacional da Manutenção Completa
17%
Redução de custos com funcionários próprios
21%
Redução de custos de mão de obra do contratado
Sistema de Controle de Gestão para desempenho de manutenção e produtividade de mão de obra (funcionários e contratados) instalado
CONCLUSÃO
Por meio de seus esforços colaborativos com a Renoir, o Cliente abriu caminho para um futuro de maior eficiência operacional e robustez financeira. Espera-se que as melhorias implementadas aumentem a produtividade de forma sustentável e promovam uma cultura de avanço contínuo. Esses esforços colocaram o Cliente em uma posição mais forte para manter seus altos padrões de serviço, ao mesmo tempo em que opera com maior prudência fiscal no desafiador setor de concessões de infraestrutura.
