Ao final de um projeto com a Renoir para identificar e corrigir as causas raiz do vazamento de suas margens, os seguintes resultados foram alcançados com sucesso:
- Expectativas claras e R&R sobre processos de faturamento e necessidades de configuração
- Um benefício único de fluxo de caixa de $ 768 mil ao eliminar 1 semana do ciclo geral de faturamento
- Redução da erosão da margem em mais de US$ 3 milhões anualizados (melhoria de 43%)
Contexto
O cliente é um fornecedor líder de serviços de manutenção, reparo e revisão de soldagem tecnologicamente avançados e fornece soluções planejadas e de resposta a emergências para uma ampla gama de instalações ao redor do mundo. Eles são os líderes da indústria no fornecimento de soluções de soldagem personalizadas nas áreas de serviços de integridade mecânica, serviços de campo nuclear e inovação e soldagem especial.
O Desafio
Uma área-chave de preocupação para o cliente era o vazamento excessivo de margem das operações durante a execução da maioria de seus projetos. Embora se soubesse que o vazamento estava ocorrendo, não estava claro as verdadeiras causas raiz. A Renoir foi convidada para apoiá-los na análise das causas raiz e apoiar seus esforços para melhorar a lucratividade.
O que fizemos
A análise de duas semanas das operações do cliente feita pela Renoir se concentrou no processo de fechamento da proposta para o projeto.
Os processos atuais foram mapeados e analisados, juntamente com uma avaliação de quão bem eles estavam sendo executados. Oportunidades foram identificadas nos seguintes processos:
- Vendas: Licitação e estimativa.
- Projetos: Planejamento, gerenciamento, relatórios, faturamento e encerramento.
- Comercial: Concessões, devoluções e créditos.
Benefícios sustentáveis viriam de melhor controle de margem, redução de créditos e concessões e melhoria dos tempos de ciclo de faturamento. Benefícios únicos também poderiam ser alcançados reduzindo o tempo de ciclo de receita não faturada. Além disso, a redução de givebacks, créditos e concessões foram identificadas como oportunidades adicionais. No total, a Renoir identificou a oportunidade de reduzir a erosão de margem em até 50%.
Abordagem do projeto
O projeto focou na construção de novos e eficazes processos de 'bid-to-cash' usando equipes conjuntas que incluíam funcionários da Renoir e do cliente. Esses processos foram divididos em duas áreas de foco separadas:
Processo de lance para faturamento:
- Instalar portas de etapas do processo e os critérios para revisão crítica, análise e tomada de decisão.
- Implementar um sistema de alerta precoce, juntamente com sistemas de lições aprendidas e análise da causa raiz dos problemas.
- Crie e relate os KPIs de gerenciamento de projetos relacionados ao novo processo de stage gate.
- Para a sustentabilidade, a equipe do cliente também foi treinada para se tornar instrutora dos novos processos.
Processo de cobrança e faturamento:
- Modificar práticas de cobrança e faturamento.
- Implemente as interfaces e os processos necessários, juntamente com um "sistema de registro" para todos os custos, margens e cálculos de erosão.
Implementação
As etapas tomadas na fase de implementação dentro da área de foco Bid to Billing incluíram:
- Mapeamento detalhado das lacunas nos processos atuais de “licitação para faturamento”, para isolar os problemas críticos que precisavam ser abordados e os vazamentos na lucratividade. Oportunidades adicionais durante uma Feira interativa “Brown Paper”.
- Implementar um novo processo de projeto de 6 portas para garantir o rigor e a padronização necessários para melhor consistência.
- Construindo um procedimento robusto de “lições aprendidas” orientado para análise quantitativa de causa raiz.
- Revisar as principais interfaces entre gerentes de projeto e outros funcionários importantes do projeto para alinhar habilidades e capacidades.
A área de Faturamento para Cobranças melhorou os processos internos e externos para melhorar o fluxo de caixa. A equipe conjunta conseguiu isso por meio da revisão e crítica do faturamento existente e das fraquezas do processo de aprovação do cartão de ponto que estavam impactando negativamente o fluxo de caixa.
Para melhorar a eficácia, RACIs foram definidos cobrindo faturamento e cobranças. Além disso, uma ferramenta foi implementada para medir tempos de ciclo em relação a cada função.
Consistentes
O cliente continuou a fornecer projetos de construção de qualidade para seus clientes e queria manter sua reputação sem perda de lucratividade devido à erosão da margem.
Como tal, a Renoir os apoiou mapeando e criticando seus processos atuais para construir um novo processo fechado de licitação para faturamento. O novo processo, juntamente com uma nova organização com funções, responsabilidades e KPIs claros, está ajudando-os a entregar projetos com maior eficiência e lucratividade.
“Queríamos padronizar e melhorar nosso processo de negócios de ponta a ponta para fornecer Atendimento ao Cliente padronizado, garantir melhor comunicação interna e responsabilidades e entregar margens de lucro melhoradas. Estamos realizando todos os três com nossos novos processos.”
Vice-Presidente
Resultados-chave
Estimativas de lances consistentes e rigorosas
Transparência do escopo do projeto com visibilidade da erosão da margem
Lições sistemáticas aprendidas na cultura
Mentalidade de verificação e prevenção em vez de combate a incêndios e resolução de problemas
Responsabilidades e obrigações claramente definidas
Conduzir em direção à clareza de metas, expectativas e gestão orientada ao desempenho
Melhoria da utilidade e utilização de especialistas internos no assunto
Redução de Não Valor Agregado e retrabalho tanto nas operações quanto na contabilidade
Identifique as causas raiz dos problemas subjacentes para corrigi-los e melhorar a lucratividade.
