INTRODUÇÃO
O Cliente é um provedor líder de assistência médica no Sudeste Asiático com centenas de filiais. Estabelecido na década de 1970, seus serviços abrangem testes laboratoriais, de especialidade e de painel e outros suportes de diagnóstico.
O DESAFIO
A função de Melhoria Contínua do cliente identificou oportunidades dentro da função Financeira para melhorar a produtividade, gerenciar melhor os contratos e melhorar as cobranças de pagamentos. Isso ajudaria a melhorar o fluxo de caixa, relacionamentos com fornecedores e reduções de custos.
A Renoir já havia feito parceria com o cliente para uma tarefa anterior bem-sucedida e foi selecionada para fornecer suporte na concretização dessas oportunidades.
ABORDAGEM DO PROJETO
Uma análise inicial de 1 semana do Departamento Financeiro (Sede, Escritórios Regionais e Filiais) validou e quantificou as oportunidades e forneceu melhor definição sobre como implementar as melhorias. Isso resultou em um engajamento de 14 semanas com o cliente com os objetivos de melhorar todo o processo de criação de contratos para cobranças, bem como melhorar a produtividade da equipe Financeira.
O projeto começou com o Focus Process® de Renoir e foi estruturado em duas áreas de foco:
- Otimização de Recursos: Focado em cálculos de Produtividade para a Matriz, Regionais e Filiais, Análise de Span of Control, bem como Análise de Realocação para o Departamento Financeiro. Isso também incluiu a instalação de um Sistema de Controle de Gestão de Produtividade para ser usado pelo Capital Humano.
- Gestão de Contratos e Cobrança de Pagamentos: Focado em melhorar a criação de contratos, faturamento pontual, cobranças ativas e padronização de práticas em todos os locais. A implementação começou com a seleção e treinamento de uma Força-Tarefa, composta por seis funcionários do cliente e apoiada por uma equipe de consultores da Renoir em tempo integral.
Renoir treinou e orientou a Taskforce em suas metodologias, incluindo técnicas e estratégias de mudança comportamental. Além disso, Renoir supervisionou o projeto para garantir que os entregáveis comprometidos fossem alcançados.
Para atingir o máximo impacto e adesão, uma equipe conjunta Cliente-Renoir revisou os resultados dos fluxos de trabalho individuais durante as reuniões semanais da Equipe de Ação de Gestão (MAT). As reuniões do Comitê Diretor com o cliente sênior e a gerência da Renoir também foram realizadas quinzenalmente para fornecer direção, tomar decisões importantes e garantir que o projeto estivesse no caminho certo para entregar resultados. Essa abordagem permitiu um envolvimento direto com as partes interessadas, o que, por sua vez, melhorou a propriedade e a adesão da equipe mais ampla do cliente.
IMPLEMENTAÇÃO
A Renoir, juntamente com cada Management Action Team (MAT) e com o forte apoio do Steering Committee, introduziu diversas iniciativas de melhoria para os dois fluxos de trabalho. Elas se concentraram em avaliar a produtividade e melhorar a gestão de contratos, faturamento e cobranças de pagamentos.
As principais atividades para cada um dos fluxos de trabalho foram as seguintes:
- Produtividade e Otimização de Recursos
– Introdução de um Sistema de Controlo de Assiduidade para monitorizar sistematicamente as horas efectivamente trabalhadas
– Análise do alcance do controlo da Sede do Departamento Financeiro e desenvolvimento de uma nova proposta de estrutura organizacional
– Cálculos de produtividade para a Sede do Departamento Financeiro, sete escritórios regionais e oitenta e duas filiais, juntamente com a introdução de avaliações diárias de atividades para auxiliar os gerentes a identificar novas oportunidades
– Análise de realocação da Sede do Departamento Financeiro
– Introdução de gráficos de flexibilidade de habilidades para identificar e fechar lacunas de habilidades para gerentes e seus funcionários - Gestão de Contratos e Cobrança de Pagamentos (Melhoria de AR)
– Criação de um grupo de trabalho dos 20 maiores devedores para concentrar a atenção em 40% da dívida pendente e impor o congelamento de crédito para devedores inadimplentes
– Criação de um grupo de trabalho de revisão de contratos para identificar oportunidades de melhoria no que diz respeito à redação de cláusulas e condições
– Criação de classificação de crédito de clientes para identificar bons e maus pagadores. Iniciativas conjuntas do Departamento de Marketing e Finanças foram encorajadas para educar maus pagadores e transformá-los em bons pagadores.
– Implementação de Sistemas de Controle de Gestão de Contas a Receber, abrangendo KPIs operacionais diários e semanais, aplicando chamadas de cobrança ativas, monitorando o desempenho por meio de um painel e instalando reuniões de revisão na Matriz, Escritórios Regionais e Filiais
Estou muito satisfeito com este projeto, ele superou nossas expectativas.”
Diretor Presidente
PRINCIPAIS RESULTADOS
3.4:1
Retorno sobre o Investimento
28%
Melhoria nas cobranças em 2 meses
14%
Redução de dias de vendas pendentes (78 a 67 dias em 2 meses)
US$ 0.3 milhões
Benefícios anuais de produtividade financeira
US$ 0.25 milhões
Economias financeiras pontuais identificadas com base na Análise de Amplitude de Controle
CONCLUSÃO
Os cálculos de produtividade permitiram ao cliente identificar claramente os níveis de produtividade necessários e as economias associadas, e a introdução do Sistema de Produtividade ajudou a planejar melhor os níveis de pessoal.
O Attendance Control System forneceu visibilidade clara, incluindo a capacidade de gerenciar e limitar o uso indevido potencial. A implementação de AR Management Control Systems, juntamente com o suporte a iniciativas-chave, ajudou a melhorar os processos de cobrança.
Como resultado de processos de trabalho aprimorados, responsabilidades e análises de dados, o cliente aumentou a eficácia de suas práticas operacionais.
