O poder das microfinanças: catalisando o crescimento econômico com um salto de 57% no valor dos empréstimos

O DESAFIO

Para operacionalizar o desejo da empresa de fazer a organização e seus serviços crescerem. Para isso, primeiro era preciso implementar melhores sistemas e processos para seu pessoal. Como tal, o Cliente pediu à Renoir para conduzir uma análise olhando para os principais drivers operacionais que dão suporte tanto ao microfinanciamento quanto ao gerenciamento de projetos.

TÉCNICA

A análise realizada incluiu o seguinte:

Para Microfinanças:

1. Planejamento e controle insuficientes de Prospectos
2. O tempo gasto no desenvolvimento de "novas vendas" foi limitado e o planejamento foi informal
3. Baixa conformidade com políticas e processos com supervisão limitada e ativa
4. Os ramos eram geridos de acordo com os estilos individuais e não de forma padronizada
5. Falta de controlos sistemáticos de supervisão/gestão
6. Inconsistências e atrasos nos dados impediram a consolidação oportuna e as avaliações de desempenho

Para gerenciamento de projetos:

1. Apesar de ser uma organização de “gestão de projetos”, havia pouca evidência de uma abordagem de gestão de projetos robusta
2. Faltava planeamento detalhado e definição do âmbito das iniciativas
3. Não existiam sistemas para reduzir as atividades aos KPIs operacionais, com controlos na execução e no acompanhamento
4. As lições aprendidas não foram capturadas para contribuir para uma cultura de gestão do conhecimento

ABORDAGEM DO PROJETO

A Governança do Projeto foi estabelecida com duas Equipes de Ação de Gestão, uma equipe de Microfinanças e uma equipe de Gerenciamento de Projetos. Um Comitê de Direção semanal, composto pelo CEO, COO e membros do Conselho de Curadores, revisou e avaliou as principais atividades, garantindo que o Projeto permanecesse no curso e no prazo.

O Projeto começou com o Focus Process™ da Renoir, analisando processos e o Sistema de Controle de Gestão (MCS) como está, com estudos e workshops durante esse estágio de identificação de oportunidades. Isso garantiu o máximo impacto, propriedade e preparou a organização para uma forte sustentabilidade pós-Projeto.

“Fiquei muito impressionado com o desenvolvimento do Projeto e sinto o senso de propriedade e comprometimento da força-tarefa, das Equipes de Ações de Gestão e dos outros membros da equipe envolvidos. A conquista da equipe até agora é notável.”

COO

IMPLEMENTAÇÃO

Primeiramente, a equipe de Microfinanças se concentrou em reduzir o tempo de processamento, expandindo o alcance e, ao mesmo tempo, aumentando os níveis de satisfação e controlando os riscos, por meio de relatórios confiáveis ​​e um sistema de monitoramento de controle de intervalo curto.

As ações incluíram:

1. Projetar mecanismos de controle de intervalo curto e uma estrutura de trabalho de campo conjunto para garantir que o desempenho seja revisado regularmente, as variações sejam abordadas e o comportamento seja alterado positivamente.
2. Implementar processos de planejamento de vendas, prospecção e gerenciamento de pipeline para garantir que clientes em potencial sejam efetivamente segmentados.
3. Melhorar o processamento de empréstimos para encurtar os dias de processamento e, ao mesmo tempo, manter a visibilidade do risco potencial.
4. Desenvolver um programa de treinamento para representantes de vendas e gerentes de filiais para dar suporte aos sistemas de gerenciamento instalados e melhorar suas capacidades e eficácia.
5. Reagrupamento dos locais de reunião para reduzir o tempo de deslocamento da equipe do fundo.
6. Melhorar os KPIs e o programa de incentivo para garantir que apenas os representantes de vendas com melhor desempenho sejam recompensados.
7. Instale scorecards em nível de área e filial para aumentar a visibilidade operacional e melhorar o desempenho desejado.
8. Projetar auditorias para sistemas instalados para garantir mudanças comportamentais e sustentabilidade.

Em segundo lugar, o principal objetivo da equipe de Gerenciamento de Projetos era padronizar os processos e sistemas de gerenciamento de projetos e criar uma estrutura de gerenciamento de projetos para servir de modelo para outras unidades. A equipe identificou áreas de melhoria que produziram critérios e planejamento de recursos claramente definidos, um plano de comunicação para aumentar a parceria e otimizar a utilização do orçamento. As atividades incluíram:

1. Identificou e definiu os marcos que desencadeariam um "sim" ou um "não" como guia para garantir a execução eficaz de um projeto.
2. KPIs em cascata definidos para responsabilidades claras e resultados mensuráveis.
3. Nomeou um responsável pelo projeto para se concentrar na comunicação e alavancar a participação dos parceiros no projeto.
4. Instalou uma ferramenta de planejamento de capacidade para garantir que os recursos estivessem bem preparados para a execução e o sucesso do projeto.
5. Desenvolveu uma ferramenta de previsão e orçamento para melhorar a definição de metas.
6. Um planejador e rastreador de projetos foram instalados, juntamente com um cronograma de monitoramento semanal para garantir que os projetos e atividades estivessem dentro do cronograma e atendessem aos controles de qualidade.
7. Instalou uma ferramenta de eficácia de reuniões e registros de ações que registram e rastreiam ações acordadas.
8. Relatórios de progresso diários e semanais aprimorados para monitoramento do local e inventário de materiais para acompanhar o progresso e resolver problemas rapidamente.

PRINCIPAIS RESULTADOS

A mudança nos processos e sistemas resultou no seguinte:

Embora as vendas tenham apresentado tendência de alta, com melhoria de mais de 50% no valor do empréstimo, o novo cronograma de revisão de controle de intervalo curto diário/semanal resultou em uma redução de 32% do Portfólio em Risco.

O Gerenciamento de Projetos desenvolveu uma estrutura de projeto padrão para SRP e outros programas. O envolvimento do parceiro por meio de um novo componente de oficial de projeto e plano de comunicação, novo processo com controle de portão definido e melhor planejamento de recursos ajudou a reduzir o tempo de execução do projeto em 48%.