Muitos executivos acreditam que tudo o que é preciso para reestruturar uma organização é colocar algumas caixas e linhas em um pedaço de papel. Eles não percebem que há uma ciência por trás dessa tarefa.
Quando as empresas se reestruturam às pressas, sem uma abordagem científica, e demissões, cortes de salários e redundâncias de funções são feitos às pressas, elas podem sofrer em um estágio posterior, quando os negócios retornarem ao normal.
Não se reestruture às pressas
Recentemente, trabalhamos com um cliente na Ásia-Pacífico para explorar a opção de centralizar seus serviços de carga em diferentes níveis e locais.
De uma perspectiva estrutural, isso parecia uma tarefa fácil. Poderíamos simplesmente retirar os armazenistas e supervisores de cada local ou andar e estabelecer um novo departamento.
No entanto, os armazenistas e supervisores tinham atividades de trabalho diferentes e operavam de forma independente. Colocá-los juntos causaria problemas processuais profundos.
Por exemplo:
- Como os funcionários do depósito serão designados para as tarefas (um problema de processo)?
- Como podemos garantir que as tarefas estarão alinhadas com os requisitos de trabalho (um problema de controle)?
- Como vamos medir a produtividade? Quão flexíveis são suas habilidades (uma questão de recursos)?
Mudar para uma nova estrutura organizacional sem abordar essas questões teria sido desastroso.
É por isso que era importante primeiro obter um entendimento profundo dos principais processos e atividades de uma organização por meio de dados e observação. Então, usando os princípios por trás do design organizacional, identificamos os realizadores, lutadores e apoiadores da organização. Essas informações nos ajudaram a planejar uma estrutura organizacional nova e mais eficaz.
As chaves para uma reestruturação eficiente
Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados ao avaliar e repensar a estrutura da sua organização:
1. Responsabilidades e obrigações
É importante que os líderes definam responsabilidades por meio de melhor delegação de autoridade. Isso não significa simplesmente gastar autoridade – significa que tipos de decisões em que nível devem ser tomadas. Muitas vezes, as decisões são adiadas, pois são desnecessariamente repassadas para a cadeia de comando.
Também é crucial identificar a pessoa certa dentro da organização para ser responsável por cada tarefa e etapa do processo. Com responsabilidades claras, cada pessoa fica mais capacitada para fazer o trabalho.
2. Especialização em vez de generalização
Com o tempo, é natural que as pessoas assumam responsabilidades adicionais que não estavam em sua descrição original de cargo. No entanto, se sua organização for composta principalmente por generalistas, em vez de especialistas, seu desempenho geral provavelmente sofrerá.
Quando papéis e responsabilidades são claramente definidos, as pessoas poderão se concentrar mais em suas principais responsabilidades. Isso levará a uma produção de maior qualidade, alcançada mais rapidamente e a um custo menor.
Também é bom aplicar a matriz RACI (responsável, responsável, consultado, informado) para definir quem é responsável por cada atividade e quem deve ser consultado e informado em cada etapa.
3. Limites e amplitudes de controle
Se os limites não forem claros, isso pode levar à alocação desnecessária de recursos de mão de obra, processos ineficientes e aumento de custos operacionais.
Por exemplo, em um dos nossos projetos, descobrimos que o cliente tinha 14 níveis de funções. No entanto, eles eram divididos por nível de pagamento, o que não necessariamente se correlacionava com os níveis de responsabilidade ou experiência. A organização acabou pagando acima do esperado por uma grande proporção de sua equipe, enquanto os níveis de supervisão eram inadequados. Isso levará à ineficiência.
Considere a ciência
O design organizacional eficaz envolve a construção de uma estrutura que suporte a implantação mais eficaz de recursos e processos dentro do escopo dos sistemas de controle de gestão.
Mas, muitas vezes, quando as empresas estão frustradas com o desempenho, elas projetam uma nova estrutura e ignoram as profundas implicações que isso tem nos recursos, processos e controles.
Para evitar isso, adote a abordagem científica. Isso permitirá que você projete uma nova estrutura para sua organização que realmente funcione, fornecendo uma base sólida para seu sucesso futuro.
