O design organizacional é um ingrediente essencial para o fluxo efetivo de informações dentro de uma empresa. Ele permite colaboração cruzada perfeita entre departamentos, fornecendo aos funcionários uma compreensão clara de suas funções dentro do contexto de objetivos maiores da empresa.
Por exemplo, uma dificuldade comum enfrentada por muitas empresas é alcançar um equilíbrio ideal entre oferta e demanda.
Nos primeiros dias da fabricação, a demanda era geralmente maior que a oferta e as opções de personalização eram limitadas. Na verdade, a padronização era vista como a abordagem preferida para maximizar a eficiência. A famosa citação de Henry Ford, "Qualquer cliente pode ter um carro pintado da cor que quiser, desde que seja preto". Essa abordagem reduziu o impacto do fluxo de informações deficiente de uma organização, com informações limitadas para comunicar entre os departamentos.
Navegando por diferentes alvos entre departamentos
No entanto, onde a oferta é geralmente maior que a demanda, a personalização para atender às necessidades específicas dos clientes agora é primordial para os fabricantes. O desafio então se torna o constante cabo de guerra entre as equipes de vendas e produção – uma preocupada principalmente em maximizar a receita, a outra em manter os custos unitários de fabricação baixos e atender aos KPIs de fabricação. O sucesso da organização de hoje depende de sua capacidade de gerenciar isso de forma eficaz.
Wendy L. Tate, Diane Mollenkopf, Theodore Stank e Andrea Lago da Silva discutiram algumas das principais características das empresas que conseguiram gerenciar com sucesso esse problema perene em seu artigo “ Integrando Oferta e Demanda ”. A chave aqui é entender como o valor pode ser criado promovendo a colaboração entre os lados da oferta e da demanda da empresa.
Muitas vezes, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para produção e vendas não estão inter-relacionados, então cada departamento trabalha para atingir suas próprias metas sem manter o objetivo geral da organização em mente.
A comunicação entre vendas e produção pode ser ainda mais prejudicada pela falha dos gerentes em entender como sua área afeta a eficiência e a lucratividade geral da empresa. A falta de análise sobre o impacto da variação da produção no dia a dia também pode aumentar o problema.
Incorporando o compartilhamento de dados no design da organização
Os dados, mesmo quando estão disponíveis, muitas vezes não são compartilhados pela organização. As reuniões interdepartamentais tendem a acontecer, no máximo trimestralmente, mas muitas vezes não mais do que anualmente. Isso incentiva cada unidade dentro da empresa a ter um foco isolado em vez de se concentrar no sucesso geral da organização e em como podem contribuir para isso.
Isto é especialmente verdadeiro no caso de organizações que dependem de fornecedores para seus produtos. O compartilhamento efetivo de informações pode ser a pedra angular para seu sucesso.
Nós nos deparamos com um exemplo disso durante nosso trabalho em uma empresa de fabricação de papel. Uma vez que as partes interessadas relevantes entenderam o impacto da variação nos parâmetros de produção e isso se tornou um tópico de discussão diária, todos se tornaram mais conscientes do impacto de seu próprio trabalho na organização como um todo. Isso então se tornou um catalisador para otimizar a produção.
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Melhorar as relações entre fornecedores e retalhistas e alavancar informações
Com a ascensão dos gigantes do varejo, os varejistas se tornaram peças-chave para impulsionar a eficiência organizacional entre os fabricantes. Em seu artigo “ Reconstruindo a Relação entre Fabricantes e Varejistas ”, Niraj Dawar e Jason Stonelli analisaram como esses atores controlam o acesso ao mercado e influenciam o comportamento do consumidor.
Com o Walmart vendendo 4.5 vezes mais do que seu maior fornecedor, Proctor and Gamble, é fácil ver o poder que os varejistas exercem. Os fabricantes podem se beneficiar desse relacionamento.
Grandes varejistas coletam grandes quantidades de dados sobre padrões de compra dos clientes. Isso representa uma grande oportunidade para empresas de manufatura. Ao encontrar uma maneira de acessar essas informações, elas podem aproveitá-las para modificar seus padrões de produção.
Promover a comunicação entre departamentos por meio de mudanças comportamentais
Um design organizacional aprimorado permite que as organizações otimizem os processos de tomada de decisão, alinhem melhor os esforços de cada departamento para dar suporte às metas de negócios e removam camadas de gerenciamento ineficientes. Ele fornece clareza para funções e responsabilidades, relacionamentos de relatórios e, principalmente, equilibra a capacidade gerencial, criando uma plataforma para melhor comunicação e eficácia operacional.
No entanto, o primeiro passo para mudar a maneira como seus departamentos se comunicam e a maneira como sua empresa interage com fornecedores e varejistas é uma mudança comportamental em toda a organização.
Na Renoir Consulting, somos especialistas em implementar mudanças. Nossas metodologias para afetar e rastrear mudanças comportamentais foram aperfeiçoadas por mais de 25 anos. Acreditamos que o resultado de programas detalhados de transformação deve ser a adoção total de novas formas de trabalho, de baixo para cima.
Nós focamos em resultados reais e mensuráveis. Nossos consultores trabalham em estreita colaboração com equipes dentro de cada organização cliente para trazer uma cultura de discussão e análise, fomentando a melhoria contínua e novas formas sustentáveis de trabalhar.
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