Ao longo da história humana, as pessoas passaram seu conhecimento de ofícios e negócios para aprendizes, e as empresas familiares passaram seu conhecimento acumulado para a próxima geração. No entanto, a gestão do conhecimento (KM) como a entendemos agora realmente começou a decolar nas décadas de 1980 e 90.
Em poucas palavras, KM é sobre tornar o conhecimento certo disponível para as pessoas certas quando elas precisam. É sobre garantir que a organização possa aprender e então recuperar e usar esse conhecimento para obter benefícios e, esperançosamente, vantagem competitiva!
CEOs astutos reconheceram que a propriedade intelectual era um grande ativo e que, cuidadosamente categorizada, armazenada, tornada acessível e usada efetivamente, poderia gerar grandes melhorias nos resultados financeiros. Consultorias de gestão, para quem o conhecimento é, sem dúvida, um ativo essencial, estavam entre as primeiras empresas a se juntar à corrida para agregar seu conhecimento. O rápido envolvimento com a nova tecnologia da informação permitiu que elas obtivessem acesso fácil à sua riqueza de conhecimento acumulado e gerassem valor.
Hoje em dia, gestão do conhecimento é um termo da moda na maioria das empresas de médio e grande porte, mas, como tenho observado em diversos setores ao redor do mundo, muitas vezes ele é ineficaz.
Em projetos recentes em fabricação química na Ásia, transporte público na Nova Zelândia e telecomunicações no Reino Unido, encontramos problemas semelhantes com os programas de KM dos clientes. Isso incluiu falta de atenção à categorização, acessibilidade ruim, dados incorretos e ausentes e, crucialmente, incapacidade de usar a enorme quantidade de dados disponíveis para qualquer efeito benéfico.
KM verdadeiramente eficaz fornece gerenciamento sistemático dos ativos de conhecimento de uma organização, criando valor e atendendo a requisitos táticos e estratégicos. Ele abrange todas as iniciativas, processos relevantes, estratégias e sistemas que sustentam e aprimoram o armazenamento, avaliação, compartilhamento, refinamento e criação de conhecimento.
Se você suspeita que não está fazendo a gestão do conhecimento corretamente dentro da sua organização, é uma boa ideia voltar ao básico. Aqui estão alguns pontos-chave a serem considerados:
1. Onde e em que formas o conhecimento existe dentro da sua organização
2. Qual a melhor forma de gerar ou adquirir novos conhecimentos relevantes
3. Como promover uma cultura propícia à aprendizagem e à partilha de conhecimento
4. Como disponibilizar o conhecimento certo às pessoas certas no momento certo
5. Como gerenciar esses fatores para melhorar o desempenho, considerando os objetivos estratégicos da sua organização e as oportunidades e ameaças de curto prazo
Como muitos de nossos clientes, o principal ativo de uma empresa de consultoria é seu conhecimento inerente, então é claro que é crucial que aproveitemos ao máximo. Então, como nós mesmos temos feito o que pregamos?
Quando falei com nosso gerente de conhecimento, Rick Smith, ele confirmou que nossa infraestrutura dinâmica de KM, apoiada por nossa cultura de compartilhamento de conhecimento, é crucial para fornecer o mais alto nível de serviços de consultoria aos nossos clientes. Ele explicou que quando se juntou à Renoir em 2011, embora nossa intranet tivesse alguns bons recursos para trabalhar, sua funcionalidade era insuficiente, desatualizada e não intuitiva. Também não era facilmente escalável. Essas desvantagens superaram amplamente os pontos positivos.
Ele calculou que nossa equipe dependente de conhecimento (70% da nossa força de trabalho) estava gastando cerca de quatro horas por semana procurando documentos e modelos relevantes, e cerca de seis horas por semana "reinventando a roda". Uma análise interna sugeriu que uma solução de gerenciamento de conhecimento e pesquisa mais robusta poderia nos economizar mais de £ 500,000 por ano por meio de produtividade aprimorada.
Esse caso de negócios lhe deu autorização para reformular nosso sistema de GC e processos inter-relacionados, concentrando-se principalmente no gerenciamento de documentos e no envolvimento do cliente.
Rick decidiu que a melhor abordagem seria dividir nosso gerenciamento de documentos em duas áreas:
- Documentos de amostra com foco em cada vertical da indústria e metodologias, ferramentas, modelos e melhores práticas relevantes
- Arquivos específicos do cliente relacionados a vendas, análise, administração de projetos e entregas
Esse sistema eficiente nos permitiria fornecer às pessoas relevantes acesso fácil às informações corretas, aumentando nossas principais competências com efeito positivo imediato.
Quando chegou a hora da implementação, Rick e sua equipe aplicaram as melhores práticas de KM e técnicas personalizadas comprovadas para funcionar na área de consultoria. Isso permitiu que eles economizassem um tempo valioso, para que nós e nossos clientes pudéssemos começar a nos beneficiar do novo sistema o mais rápido possível.
Que diferença isso fez?
Com mais de duas décadas de experiência em consultoria, trabalhamos com clientes ao redor do mundo em praticamente todos os setores imagináveis. Hoje, antes de embarcar em um projeto, nosso sistema KM permite que nossos consultores reúnam dados de projetos anteriores relevantes, como descobertas e armadilhas típicas do setor, áreas de oportunidade e retornos sobre o investimento. Isso permite que eles realmente comecem a trabalhar imediatamente.
Os consultores da Renoir agora podem usar nossa base de conhecimento de forma fluida e eficaz para ajudar as empresas a melhorar sua produtividade e lucratividade. O acesso fácil às informações de que precisam significa que podem trabalhar de forma mais eficiente e gastar mais tempo realmente ajudando os clientes.
Nossos sistemas de GC também permitem que consultores identifiquem e entrem em contato com colegas com experiência relevante e conhecimento especializado quando precisarem de aconselhamento, informação ou assistência.
Então, agora, quando contratam a Renoir Consulting para um projeto, os clientes podem ter certeza de que se beneficiarão do conhecimento coletivo de toda a organização.
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