A prima vista
- Riorientare le vendite sulla vendita: ridurre il tempo trascorso a contatto con i clienti riducendo le attività amministrative, riequilibrando la copertura e affinando la disciplina delle attività di vendita.
- Semplifica il lavoro dietro al lavoro: elimina gli attriti nelle funzioni di back-office e di supporto attraverso la semplificazione del flusso di lavoro, una gestione più intelligente del personale e strumenti digitali che riducono sforzi e rilavorazioni.
- Progettazione per la produttività: riprogettare processi e ruoli per massimizzare la produttività, non il personale, e far sì che ogni ora di lavoro sia significativa.
Introduzione
Questo quinto articolo della nostra serie "Prosperare nella turbolenza" si concentra su come ottenere di più dai propri dipendenti, senza esaurirli. In molte organizzazioni, la produttività viene confusa con l'attività. Ma la presenza non è sinonimo di performance.
Ora è il momento che i leader aziendali si chiedano: state davvero ottenendo il massimo valore dalla nostra forza lavoro o state semplicemente pagando per la presenza?
Di seguito sono riportate cinque mosse strategiche che i leader possono adottare oggi per sbloccare la produttività latente, ridurre gli sprechi e creare un'organizzazione orientata alle prestazioni.
1. Fai in modo che i venditori tornino a vendere, senza annegare nell'amministrazione
Troppi team di vendita passano più tempo dietro uno schermo che davanti ai clienti. Il reporting interno, la caccia ai prezzi e la gestione di un servizio scadente privano i rappresentanti del loro compito principale: vendere.
Riorientare la forza vendita verso il tempo dedicato al contatto con il cliente non solo migliora la conversione, ma stimola anche la crescita senza aumentare il personale.
Cosa puoi fare:
- Analisi del tempo dedicato alle attività: verifica l'attività del team di vendita per quantificare il tempo dedicato all'amministrazione rispetto al coinvolgimento dei clienti, quindi rimuovi o automatizza le attività di basso valore che diluiscono l'attenzione sulla generazione di fatturato.
- Riequilibrio territoriale: allinea la copertura dei rappresentanti con le aree di maggiore opportunità. Riduci i percorsi improduttivi e massimizza il tempo dedicato al contatto con il cliente per ciascun rappresentante, per aumentare l'efficacia dei punti di contatto con il cliente e i tassi di conversione.
- Supporto pre-vendita: centralizza le attività amministrative come la generazione di preventivi, l'inserimento degli ordini e la creazione di report in un'unica funzione condivisa per liberare tempo di vendita e consentire al personale addetto alle vendite di concentrarsi completamente sulla vendita.
- Cadenza delle attività di vendita: implementare piani di chiamate settimanali strutturati, cicli di revisione e monitoraggio delle conversioni per garantire che gli sforzi siano allineati ai risultati e che i team di vendita acquisiscano slancio nel tempo.
Cosa sblocca:
La tua forza vendita diventa un vero motore di crescita: dedica più tempo ai clienti, aumenta i tassi di conversione e genera maggiori ricavi senza dover espandere l'organico. Le vendite diventano più mirate, veloci e responsabili.
Esempio:
Una grande cassa di risparmio ha collaborato con Renoir per affrontare una pianificazione delle vendite non sistematica e il sottoutilizzo del personale di filiale. Per risolvere questi problemi, si è concentrata su un migliore utilizzo del personale addetto alle vendite, ha sviluppato nuovi materiali di marketing, ha ottimizzato la pianificazione e le attività di vendita e ha migliorato la qualificazione dei potenziali clienti. Queste iniziative miravano a promuovere un approccio di vendita più proattivo ed efficace. Tra i risultati principali, si segnala un aumento significativo del valore dei nuovi prestiti, passato dal 38% al 57%. Leggi il caso di studio.
2. Ridurre le spese generali e amministrative e aumentare l'efficienza del back-office
Le funzioni di supporto dovrebbero accelerare il business, non rallentarlo. Tuttavia, molti team di back-office si avvalgono di processi obsoleti, soluzioni manuali e ruoli duplicati, tutti fattori che prosciugano le risorse.
La semplificazione di queste funzioni aumenta la velocità, riduce i costi generali e consente al personale in prima linea di operare al meglio.
Cosa puoi fare:
- Mappatura del flusso di lavoro: identifica i processi più complessi e riprogettali per renderli più rapidi e semplici nei reparti finanza, risorse umane e amministrazione, eliminando al contempo i livelli di approvazione ridondanti che non aggiungono alcun valore.
- Strumenti self-service: implementa piattaforme digitali intuitive per attività comuni come richieste di ferie, approvazioni e reporting. Libera il personale di supporto per concentrarsi su attività strategiche di maggiore impatto.
- Razionalizzazione dei ruoli: consolidare le responsabilità frammentate in ruoli più chiari e strategici che migliorino le prestazioni, eliminino le duplicazioni e migliorino la capacità strategica delle funzioni di supporto.
- Indicatori di performance: definisci KPI di produttività per i team SG&A e monitora il loro contributo all'abilitazione in prima linea e agli obiettivi strategici, non solo all'esecuzione delle attività interne.
Cosa sblocca:
Le funzioni di supporto sono più snelle e intelligenti, offrendo un servizio più rapido con meno risorse. I costi amministrativi si riducono, mentre i team in prima linea ottengono gli strumenti necessari per operare con rapidità.
Esempio:
Una compagnia assicurativa globale desiderava colmare la mancanza di procedure operative standard attraverso la mappatura dei flussi di lavoro. Ha proposto 96 aree di automazione per strumenti self-service, implementandone 37. La razionalizzazione dei ruoli ha comportato l'utilizzo di programmi di turnazione per ottimizzare l'organico. Per migliorare gli indicatori di performance, Renoir ha sviluppato modelli previsionali e un sistema di audit comportamentale, data la carenza di strumenti di monitoraggio. Il risultato è stato un aumento della produttività del 31% nelle aree di back-office e middle-office. Leggi il caso di studio.
3. Riprogettare i modelli di personale per adattarli al lavoro
Molte aziende si affidano a modelli di gestione del personale obsoleti che non riflettono più il modo in cui viene svolto il lavoro. I team sono sovraffollati nelle aree a bassa domanda e ridotti nelle aree in cui la domanda è elevata.
L'aumento della produttività deriva dall'adeguamento del lavoro alla domanda, non solo dal taglio del personale.
Cosa puoi fare:
- Produttività di riferimento: confronta le prestazioni tra sedi, turni e ruoli per scoprire disparità, segnalare inefficienze e mettere in luce le best practice che possono essere estese a tutte le operazioni.
- Pianificazione del personale in base alla domanda: adegua i livelli del personale in base ai modelli di carico di lavoro, alla stagionalità e alla produttività, anziché utilizzare modelli di pianificazione obsoleti o politici che creano inefficienze artificiali.
- Ruoli interfunzionali: introduci ruoli flessibili che coinvolgano più reparti per assorbire picchi e cali del carico di lavoro, migliorando al contempo l'agilità del team e ampliando le competenze dell'intera forza lavoro.
- Revisioni dello studio del lavoro: utilizzare studi sui tempi e sui movimenti e analisi di situazioni quotidiane per individuare ritardi invisibili, lavori senza valore aggiunto e tempi di inattività che spesso si nascondono in bella vista.
Cosa sblocca:
Allinea la manodopera al carico di lavoro effettivo, riducendo i tempi morti e gli eccessi di personale e migliorando al contempo la produttività. Aumenta la produttività, aumenta la flessibilità della forza lavoro e il costo del lavoro per unità diminuisce, senza compromettere il morale.
Esempio:
Renoir ha condotto studi di ottimizzazione della forza lavoro per un'importante azienda siderurgica. Le descrizioni delle mansioni sono state elaborate incontrando il personale chiave per definire ruoli e responsabilità. La definizione di 160 aree chiave di responsabilità (KRA) e circa 1600 indicatori chiave di prestazione (KPI) per 426 ruoli in tutta l'organizzazione ha fornito una base per comprendere il carico di lavoro e le prestazioni. Ciò ha portato a un notevole risparmio sui costi grazie a un'ottimizzazione della forza lavoro del 13%. Leggi il caso di studio.
4. Semplificare i processi per accelerare la produttività
La complessità uccide la produttività. Ogni approvazione, passaggio di consegne o soluzione alternativa aggiuntiva si traduce in un costo per la produttività. Quando il lavoro richiede più tempo del dovuto, la produzione si blocca, anche se il team sta lavorando sodo.
Semplificando i flussi di lavoro puoi ricavare più valore dal tuo attuale organico.
Cosa puoi fare:
- Eliminare i colli di bottiglia: identificare i ritardi nei processi e riprogettare le fasi per ridurre i tempi di attesa, le approvazioni e le dipendenze. Concentrarsi sui blocchi sistemici che influiscono sul flusso tra i reparti.
- Potenziare il processo decisionale: spostare l'autorità decisionale di routine più vicino alla prima linea. Ridurre la dipendenza dalle approvazioni dei senior accelera l'esecuzione e consente ai team di agire con sicurezza.
- Standardizzare il ripetibile: documentare e semplificare le attività ricorrenti in procedure operative standard chiare. Questo aumenta la coerenza, consente un onboarding più rapido e libera i team dal dover reinventare la ruota.
- Lean Thinking: applicare principi lean come la mappatura del flusso di valore e l'identificazione degli sprechi per eliminare i passaggi senza valore aggiunto e creare flussi di lavoro ad alta produttività e basso attrito.
Cosa sblocca:
I processi si muovono più velocemente con meno errori, approvazioni e colli di bottiglia. I team possono gestire più lavoro in meno tempo, aumentando la produttività e la reattività dei clienti senza bisogno di personale aggiuntivo.
Esempio:
Una banca del Sud-Est asiatico ha collaborato con Renoir per introdurre nelle filiali nuovi standard operativi, un sistema di monitoraggio dell'elaborazione dei prestiti, indicatori chiave di prestazione (KPI) migliorati, una dashboard di monitoraggio e briefing giornalieri. I tempi di elaborazione dei prestiti si sono ridotti di oltre il 50% e la produttività complessiva delle filiali è aumentata di oltre il 50%. Un migliore utilizzo del personale di filiale durante i periodi di minore attività dei clienti ha iniziato a supportare le attività di vendita. La crescita delle vendite ai nuovi clienti è aumentata del 30%. Leggi il caso di studio.
5. Digitalizzare per l'impatto, non per lo spettacolo
La tecnologia non è produttiva se non cambia il modo in cui si lavora. Molte iniziative digitali falliscono perché digitalizzano le inefficienze esistenti anziché eliminarle. Inoltre, spesso le soluzioni digitali non sono adatte allo scopo, laddove dovrebbero essere strettamente allineate agli obiettivi aziendali.
L'obiettivo non è essere "digitali", ma essere più veloci, migliori e più intelligenti.
Cosa puoi fare:
- Concentratevi sui punti critici: concentrate gli sforzi di automazione sulle aree ad alto attrito, con elevate rilavorazioni, ritardi o costi. Date priorità alle modifiche che apportano benefici tangibili in tempi di implementazione brevi.
- Scegli strumenti adatti allo scopo: scegli strumenti in linea con la tua strategia e i tuoi obiettivi, che risolvano problemi reali e si integrino facilmente. Evita sistemi complessi che creano nuove curve di apprendimento e rallentano i flussi di lavoro più semplici. Fiocchi e fronzoli rischiano di complicare le cose e spesso non offrono alcun valore. Coinvolgi fin dall'inizio tutti gli stakeholder nel progetto, inclusi vendite, IT, fornitori e reparti correlati. Assicurati che tutti comprendano gli obiettivi dell'azienda prima di contribuire alla definizione della soluzione.
- Migliorare le competenze per adottare pienamente i cambiamenti: garantire l'adozione da parte degli utenti attraverso una formazione proattiva, una solida gestione dei cambiamenti e KPI che integrino gli strumenti digitali nelle operazioni quotidiane, non solo nei sistemi IT.
- Monitoraggio e miglioramento: monitora l'utilizzo degli strumenti e le metriche delle prestazioni tramite dashboard e feedback degli utenti dopo l'implementazione. Utilizza gli insight per perfezionare le funzionalità e massimizzare il ROI in tutta l'azienda.
Cosa sblocca:
Gli strumenti digitali riducono le rilavorazioni, eliminano le attività manuali e migliorano la velocità e l'accuratezza delle decisioni. I team possono concentrarsi su attività di maggior valore e sviluppare capacità scalabili senza costi aggiuntivi.
risultati:
Un importante fornitore globale del settore aeronautico ha affrontato la necessità di automatizzare la generazione di ordini di routine per consentire al team di vendita interno di dedicarsi ad attività a maggiore impatto. Collaborando con Renoir, ha semplificato il flusso di lavoro definendo ruoli e responsabilità chiari a supporto dell'adozione del nuovo strumento di generazione di preventivi basato sull'intelligenza artificiale. È stato sviluppato un nuovo set di KPI per monitorare il volume di attività del funnel di vendita. Formazione, coaching e regolari riunioni interne di revisione hanno garantito l'adozione efficace dello strumento di intelligenza artificiale e delle nuove modalità di lavoro. Il progetto ha portato a un miglioramento della produttività del 35% e a un aumento del fatturato a otto cifre. Leggi il case study.
Conclusione: sbloccare la produttività latente senza aumentare il personale
I periodi turbolenti non richiedono sempre più risorse, ma un utilizzo migliore di quelle già disponibili. La differenza tra presenza e performance risiede spesso nel modo in cui il lavoro viene strutturato, supportato e misurato.
Migliorando l'esecuzione delle vendite, semplificando le funzioni di supporto, riallineando la manodopera alla domanda effettiva, semplificando i flussi di processo e integrando gli strumenti digitali giusti, i leader possono sbloccare capacità nascoste e accelerare la produttività senza aumentare i costi.
Se ben eseguite, queste iniziative non solo aumentano la produttività, ma cambiano anche la cultura aziendale. Dall'adempimento passivo al contributo attivo. Dal lavoro di routine all'impatto.
Renoir Consulting ha aiutato le aziende di tutto il mondo a ottenere maggiori guadagni di produttività concentrandosi sugli aspetti fondamentali del modo in cui viene svolto il lavoro.
Lavoriamo insieme per identificare le tue lacune nelle prestazioni, quantificare le opportunità e creare una tabella di marcia per far sì che ogni ora conti.
