A prima vista
- Concentrarsi sulle principali leve di costo: ottimizzare la produttività della manodopera, rinegoziare i termini del contraente e semplificare gli acquisti per ottenere significativi risparmi sui costi.
- Sfrutta la tecnologia: riprogetta, semplifica e ottimizza i processi di lavoro prima di implementare l'automazione. Applica le soluzioni digitali più adatte per ridurre le inefficienze operative e migliorare l'agilità.
- Massimizza l'efficienza di SG&A: razionalizza i ruoli e ottimizza l'organico per garantire che le funzioni di supporto siano snelle e allineate con gli obiettivi strategici.
Introduzione
Questo articolo è il secondo di una serie in sei parti intitolata "Prosperare attraverso la turbolenza", incentrata su come le aziende possono ottimizzare le proprie operazioni in questi tempi difficili.
Le aziende si trovano oggi ad affrontare sconvolgimenti globali senza precedenti, dall'instabilità economica alle mutevoli dinamiche di mercato. L'inflazione, l'aumento dei prezzi dell'energia, le tariffe doganali e i cambiamenti nei modelli della catena di approvvigionamento mettono a dura prova le operazioni aziendali e ottimizzare i costi non è mai stato così cruciale.
Una priorità strategica da adottare immediatamente è l'ottimizzazione dei costi. Tuttavia, la chiave per superare questi tempi turbolenti non sta solo nel ridurre i costi, ma nel farlo senza sacrificare le competenze fondamentali che determinano il successo a lungo termine.
Di seguito sono riportate cinque azioni chiave che i leader aziendali possono iniziare a intraprendere oggi stesso per ottimizzare i costi in tutte le loro organizzazioni.
1. Ottimizzare la produttività del lavoro diretto e perfezionare i modelli di personale
In molti settori, il costo del lavoro rappresenta la quota maggiore delle spese operative. Per ottimizzare questi costi, le aziende possono spesso migliorare la produttività diretta del lavoro attraverso modelli di gestione del personale intelligenti. È necessario rivalutare il numero di dipendenti necessari per compiti specifici e garantire che le risorse siano allocate nel modo più efficiente possibile.
Che cosa si può fare:
- Pianificazione della forza lavoro: Utilizzo di strumenti avanzati per ottimizzare la programmazione dei turni e ridurre i tempi di inattività per aumentare la produttività del lavoro.
- Formazione incrociata: Formare i dipendenti che ricoprono più ruoli per renderli più adattabili, creando così una forza lavoro più snella in grado di rispondere alle fluttuazioni della domanda.
- Gestione delle prestazioni: Rafforzare gli indicatori di prestazione e incentivare le prestazioni elevate per stimolare la produttività individuale.
Cosa sblocca:
Allineando i costi del lavoro alla domanda, le aziende possono ridurre gli eccessi di personale nei periodi di minore produttività, mantenendo al contempo la flessibilità. Il risultato è una forza lavoro più agile, minori costi del lavoro e una maggiore efficienza complessiva, senza compromettere il morale dei dipendenti.
Esempio:
Un'azienda farmaceutica cinese si è trovata ad affrontare problemi di puntualità nelle consegne da parte dei fornitori (65%). Implementando un nuovo sistema di controllo di gestione (MCS) con strumenti trasparenti per la pianificazione e la rendicontazione della produzione, formando il personale e sviluppando strumenti per la pianificazione delle risorse e la gestione dei progetti, l'azienda ha ottenuto un miglioramento significativo nella puntualità delle consegne, passando dal 65% al 99%. Leggi il caso di studio.
2. Smetti di sprecare il potenziale dei tuoi appaltatori: migliora il modo in cui li gestisci
Il fatto che il lavoro venga esternalizzato non significa che sia efficiente. In molti casi, il problema non sono i collaboratori esterni, ma il cliente.
Ritardi con i permessi, accesso limitato al cantiere, strumenti mancanti, ambiti poco chiari: tutto questo lascia gli appaltatori inattivi. Quei tempi di inattività diventano un costo per voi. Finite per pagare troppo per un lavoro che avrebbe potuto essere completato in modo più rapido, economico e migliore.
Per risolvere questo problema non basta solo tagliare i costi: bisogna anche consentire agli appaltatori di offrire il valore per cui stai già pagando.
Cosa puoi fare:
- Correggere la facilitazione: Gli appaltatori non possono essere produttivi se il team è lento a rilasciare permessi, coordinare i materiali o concedere l'accesso. Semplificare il coordinamento interno sblocca la produttività esterna.
- Rafforzare il controllo dell'ambito: Risultati vaghi o obiettivi variabili sono la ricetta per un'espansione incontrollata del progetto e per costi esorbitanti. Siate specifici. Definite l'ambito. Monitoratelo.
- Costruire senso di responsabilità: Rinegoziare i contratti per includere non solo prezzi migliori, ma incentivi e penalità basati sulle prestazioniPremia le consegne puntuali e di alta qualità e chiedi conto ai partner quando non sono all'altezza.
- Coordinare quotidianamente: Organizza dei check-in giornalieri o settimanali strutturati per allineare le aspettative, rimuovere gli ostacoli e rispettare le scadenze.
Cosa sblocca:
Ottieni più valore dai collaboratori già presenti, senza dover cambiare fornitore.
I costi diminuiscono. I ritardi si riducono. La qualità migliora. E si rafforzano i rapporti di lavoro creando un ambiente in cui entrambe le parti vincono.
Esempio:
Un cliente del settore dei servizi pubblici perdeva migliaia di euro a settimana a causa dell'inattività degli appaltatori, in attesa di permessi o strumenti che il cliente non forniva. Risolvendo i problemi di coordinamento interno e introducendo la pianificazione congiunta e contratti basati sulle prestazioni, abbiamo aumentato la produttività degli appaltatori di oltre il 10% e le consegne puntuali del 250% , senza cambiare i fornitori. Leggi questo caso di studio.
3. Smetti di dilazionare le spese: consolida i fornitori per ridurre gli sprechi
Troppi fornitori che gestiscono volumi troppo bassi portano a costi più elevati, più lavoro amministrativo e un potere negoziale più debole. Un approvvigionamento frammentato è una perdita nascosta e, in periodi turbolenti, è un lusso che non ci si può permettere.
Consolidare i fornitori non significa solo ridurre i costi unitari, ma anche semplificare le operazioni, migliorare i livelli di servizio e garantire il controllo.
Cosa puoi fare:
- Tagliare l'elenco dei fornitori: Ottimizza i fornitori in ogni categoria. Centralizzare la spesa ti consente di negoziare prezzi migliori, migliorare la coerenza e ridurre il carico di lavoro nella gestione dei contratti.
- Fonte più intelligente e più vicina: Cerca fornitori ubicati in prossimità dei tuoi centri di produzione o distribuzione per ridurre i costi di trasporto, diminuire i tempi di consegna e migliorare l'affidabilità.
- Fai luce sulla spesa: Utilizza l'analisi della spesa in tempo reale per identificare la frammentazione, evidenziare le categorie duplicate e individuare opportunità di consolidamento.
Cosa sblocca:
Noterai risparmi immediati sui costi e, cosa ancora più importante, creerai una base di fornitura più facile da gestire e più resiliente sotto pressione.
Accordi migliori, meno ritardi, partnership più solide e una funzione acquisti che può concentrarsi sulla strategia anziché sulla risoluzione di problemi.
Esempio:
Un importante fornitore di servizi di telecomunicazione in Asia si è trovato ad affrontare costi crescenti a causa di un sistema di approvvigionamento frammentato. Renoir ha individuato inefficienze nella gestione dei fornitori e nei processi di approvvigionamento, che mancavano di visione strategica e capacità di previsione. Razionalizzando i fornitori e perfezionando le pratiche di approvvigionamento, l'azienda ha ottenuto una riduzione dei costi del 23% e una diminuzione del 47% del numero di fornitori . Questi miglioramenti hanno rafforzato la capacità dell'azienda di gestire i costi e migliorare l'efficienza degli acquisti in un mercato competitivo. Leggi questo caso di studio.
4. Automatizza il lavoro superfluo: semplifica i flussi di lavoro per liberare capacità
Ogni azienda ne ha: attività manuali, processi macchinosi e flussi di lavoro smisurati che sprecano tempo e riducono la produttività. Se fai ancora affidamento su persone che si occupano di gestire la carta, ottenere approvazioni o aggiornare fogli di calcolo, stai sprecando soldi.
L'automazione non riguarda solo la riduzione del personale. Si tratta di velocità, precisione e di consentire ai team di concentrarsi sul lavoro che fa crescere l'azienda.
Cosa puoi fare:
Identificare soluzioni digitali che apportino un beneficio quantificabile all'organizzazione in base alle sue esigenze aziendali e al suo livello di maturità. Rimuoverei la prospettiva cloud/ERP e riformulerei questo paragrafo.
Riprogettare, semplificare e ottimizzare i processi di lavoro prima di implementare l'automazione dei processi e trovare le soluzioni digitali più adatte per ridurre le inefficienze operative e migliorare l'agilità.
- Identificare le opportunità per le soluzioni digitali: Identifica le aree della tua azienda che beneficiano della digitalizzazione e dell'automazione. Assicurati che apportino un vantaggio quantificabile alla tua organizzazione, in base alle esigenze e al livello di maturità aziendale.
- Semplificare i processi di lavoro: Identifica i colli di bottiglia nei processi (approvazioni, passaggi di consegne, duplicazioni) e riprogetta i flussi di lavoro per procedere più velocemente, con meno passaggi e meno attriti. Mantieni una visione olistica tra i reparti per individuare opportunità simili e individuare i punti di contatto. Comunica le tue iniziative in modo tempestivo e frequente a tutti i reparti.
- Seleziona le soluzioni digitali più adatte: Seleziona soluzioni specifiche che producano i risultati aziendali desiderati. Adotta queste soluzioni più adatte per garantire che la tua organizzazione rimanga strettamente allineata ai propri obiettivi, anziché essere guidata dalle tendenze di mercato o dalle raccomandazioni di fornitori esterni. Assicurati di coinvolgere l'IT e i fornitori fin dalle prime fasi del progetto.
Cosa sblocca:
Meno rilavorazioni. Decisioni più rapide. Costi per transazione inferiori.
Si crea un'organizzazione più snella e reattiva, che si espande senza aggiungere complessità o costi generali.
Esempio:
Un importante fornitore globale di assicurazioni sulla vita si trovava ad affrontare inefficienze dovute alla mancanza di procedure operative standard (SOP) e a una limitata automazione dei processi. Renoir ha mappato le principali funzioni aziendali, identificando le aree di miglioramento, tra cui le duplicazioni di attività tra i team. Sono state implementate nuove SOP e sono stati automatizzati 37 processi principali. Questa iniziativa ha portato a un aumento del 31% della produttività nelle operazioni di back-office e middle-office, a una migliore gestione delle risorse e a una nuova cultura del lavoro in cui i team possono pianificare e risolvere i problemi in modo efficace per raggiungere gli obiettivi. Leggi questo caso di studio.
5. Ridurre il superfluo: rendere SG&A snelli, mirati e strategici
Le funzioni di supporto sono essenziali, ma rappresentano anche un importante centro di costo. Nel tempo, tendono a crescere senza essere sottoposte a verifica: ruoli duplicati, attività obsolete e personale non più allineato alla strategia.
Ottimizzare SG&A non significa tagliare fine a se stesso, ma assicurarsi che ogni ruolo aggiunga valore e che ogni compito sia utile all'azienda.
Cosa puoi fare:
- Razionalizzare i ruoli: Definisci le responsabilità di SG&A e sfida lo status quo. Cerca ruoli che possano essere automatizzati, consolidati o eliminati senza compromettere le prestazioni.
- Ridistribuire in modo intelligente: Identificare le capacità sottoutilizzate e spostare le risorse dove sono più necessarie, che si tratti di abilitazione in prima linea, progetti digitali o sforzi di trasformazione.
- Esternalizzare le attività non essenziali: Delega funzioni come la gestione delle paghe, l'helpdesk IT o il supporto amministrativo a provider specializzati. Libera la banda interna per concentrarti su ciò che conta davvero.
Cosa sblocca:
Riduci i costi generali senza perdere slancio. Le tue spese generali, amministrative e di vendita diventano più snelle, veloci e meglio allineate alle priorità aziendali, supportando la crescita anziché rallentarla.
Esempio:
Un'importante azienda farmaceutica asiatica desiderava ottimizzare la forza lavoro e ridurre i costi in tutta l'azienda. Le azioni chiave includevano la validazione della struttura organizzativa esistente, la valutazione dei ruoli specifici e la conduzione di studi di osservazione dettagliati. Renoir ha individuato un'opportunità di ottimizzazione dei costi del personale dell'11% e una riduzione del 9% dell'organico . Leggi questo caso di studio.
Conclusione: taglia in modo più intelligente, emergi più forte
I tempi turbolenti richiedono un'azione, ma non un'azione qualsiasi. La differenza tra sopravvivere e prosperare sta nel modo in cui si tagliano i costi: strategicamente, chirurgicamente e senza danneggiare le capacità che alimentano la crescita futura.
Dai modelli di lavoro alle prestazioni degli appaltatori, dalla semplificazione degli appalti all'automazione, fino a SG&A più snelli, le cinque strategie delineate qui offrono una tabella di marcia pratica per promuovere l'efficienza senza compromessi.
Fallo nel modo giusto e non solo resisterai alla tempesta, ma ne uscirai anche più velocemente, più in forma e più in grado di crescere.
Da oltre 30 anni Renoir Consulting aiuta le aziende di tutto il mondo a ottenere risparmi sui costi senza perdere capacità.
Lavoriamo insieme per costruire una mappa di calore delle opportunità quantificate, iniziative prioritarie e una tabella di marcia che produca risultati rapidamente.
