A prima vista
- L'efficacia organizzativa implica il raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente e armonioso all'interno di un'organizzazione.
- L'implementazione di un approccio lean office può aumentare l'efficacia riducendo i costi, migliorando la qualità, riducendo al minimo i processi che non aggiungono valore e aumentando la soddisfazione di clienti e dipendenti.
- Il lean office è uno dei tanti elementi chiave dell'efficacia organizzativa.
L'efficacia organizzativa è la capacità di un'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi senza sovraccaricare i dipendenti o sprecare risorse. Affinché un'organizzazione sia efficace, le sue unità interne devono lavorare in armonia. I processi devono essere fluidi per ridurre ritardi e duplicazioni inutili.
Un ufficio snello può contribuire a rendere la tua organizzazione più efficace. È un approccio che si concentra su principi che:
- Riduci i costi
- Migliora la qualità
- Ridurre al minimo i processi che non aggiungono valore
- Aumentare la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti
Lean Office: ottenere di più con meno
Un ufficio snello è un modo sistematico di eliminare gli sprechi. Mira a garantire che ogni sforzo aggiunga valore e serva alle esigenze dei clienti. Attraverso principi comprovati, che saranno discussi in dettaglio di seguito, l'approccio aiuta un'azienda a risolvere le inefficienze e a massimizzare l'efficacia organizzativa.
Toyota è stata la prima azienda a implementare i principi lean come filosofia di miglioramento continuo negli anni '1930. Da allora, i principi lean sono diventati un fenomeno globale applicato in diversi settori. In sostanza, lean è una filosofia su:
A cosa serve il lean?
1. Tempi di consegna ridotti
L'applicazione del concetto lean può ridurre al minimo il tempo tra l'inizio e il completamento di un processo di produzione. Approvazioni ridondanti e procedure non necessarie vengono eliminate per risparmiare tempo.
Nel suo libro "The Toyota Way", Jeffery Likey riferisce che il produttore di automobili ha ridotto il lead time del 93% dopo aver implementato i principi lean. Il libro menziona anche che i produttori possono ridurre il lead time di produzione di circa il 60% applicando la filosofia lean.
Con tempi di consegna ridotti, la tua organizzazione sperimenterà una produzione più rapida. Ciò accelera la velocità con cui un prodotto è disponibile per la vendita.
2. Produttività migliorata
Lean aiuta le organizzazioni a identificare e utilizzare i talenti, le competenze e le conoscenze delle proprie persone. Ciò elimina il mancato utilizzo o il sottoutilizzo dei talenti, che di solito porta a una mancanza di motivazione e a un basso coinvolgimento dei dipendenti. Sebbene il concetto di lean abbia avuto origine nell'industria automobilistica, può essere applicato ad altri settori.
Due istituzioni sanitarie statunitensi hanno segnalato un aumento della produttività e una tempestiva fornitura di servizi dopo aver implementato i principi lean. Un altro ospedale ha segnalato una riduzione dell'85% del tempo di attesa dei pazienti per i risultati di laboratorio.
3. Riduzione dei costi e aumento dei profitti
Lean mira a massimizzare il valore e minimizzare gli sprechi nel processo di produzione. Ti aiuta a eliminare attività senza valore aggiunto come sovrapproduzione e inventario in eccesso. Ciò aiuta a ridurre significativamente i costi di produzione e a migliorare la redditività.
Un produttore ha segnalato un aumento dei profitti anno su anno da quando ha implementato il lean. In un periodo di quasi un decennio, l'utile ante imposte dell'azienda è balzato dal 2% al 13%.
Pronto per un cambiamento nella tua organizzazione?
I 5 principi di Lean
La tua azienda può sfruttare cinque principi snelli fondamentali per ottimizzare i processi, risparmiare tempo e migliorare l'efficacia complessiva, validi in un'ampia gamma di settori.
1. Specificare il valore dal punto di vista del cliente
Definisci il valore dal punto di vista del cliente. Il valore è qualsiasi attività che contribuisce direttamente a soddisfare le esigenze di un cliente. Identifica ciò che è prezioso per il cliente e forniscilo.
2. Identificare il flusso di valore
Il flusso di valore è un flusso end-to-end di processi necessari per consegnare il prodotto o il servizio al cliente. La mappatura del flusso di valore visualizza l'intero processo di produzione, semplificando l'identificazione delle opportunità di miglioramento. Dopo aver compreso il flusso di valore, assicurati che scorra ininterrottamente.
3. Creare valore eliminando gli sprechi
Durante la mappatura iniziale del flusso di valore, è comune scoprire che solo il 5% delle attività aggiunge realmente valore, che può aumentare al 45% in un ambiente di servizio. Eliminando questo spreco, ti assicuri che il tuo prodotto o servizio possa fluire senza intoppi verso il cliente senza interruzioni, deviazioni o tempi di attesa.
4. Rispondere alle richieste dei clienti
Questo principio si concentra sulla produzione che risponde solo alla domanda dei clienti. Non c'è creazione di merci basata su previsioni o spinte di articoli sul mercato. Invece, crei ciò che serve quando serve. Di conseguenza, eviti sovrapproduzione, inventario in eccesso e spreco.
Questo sistema di attrazione dei clienti si compone di quattro elementi:
- Tatto tempo è il tasso di produzione richiesto per soddisfare la domanda del cliente. Stabilisce il ritmo di produzione per garantire che il ritmo di lavoro sia allineato con i requisiti del cliente.
- Flow assicura che il lavoro (prodotto o servizio) scorra ininterrottamente dopo il lancio. Fornendo supporto dedicato e rispondendo a qualsiasi problema che possa sorgere, interruzioni e ritardi sono ridotti al minimo.
- Tirare è parte del sistema che risponde direttamente alle esigenze e agli ordini dei clienti. In altre parole, un prodotto o un servizio è disponibile solo quando un cliente lo richiede.
- Migliorare elemento che pone l'accento sulla valutazione continua del processo affinché ogni miglioramento si trasformi in un'opportunità.
5. Migliorare continuamente
Il raggiungimento di flow and pull inizia con una riorganizzazione dei singoli passaggi del processo, ma i veri vantaggi emergono quando tutti i passaggi sono collegati tra loro. Man mano che questo collegamento progredisce, diventano evidenti più livelli di spreco, guidando il processo verso la perfezione. Di conseguenza, ogni asset e azione ora aggiungono valore al cliente finale. Poiché questo principio si concentra sugli sforzi di miglioramento, la raccolta dati è essenziale.
Applica i principi lean alle tue operazioni
Il Lean Office è uno dei tanti componenti chiave dell'efficacia organizzativa. Se vuoi creare un'organizzazione ad alte prestazioni pronta ad affrontare qualsiasi sfida, ma non sai da dove iniziare, lascia che i nostri esperti ti aiutino ad analizzare le lacune nelle tue operazioni.
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Fonte:
1. Forbes > Innovazione. (Lean) Visual Management e come è cambiato durante la pandemia di Timothy McCracker.
2. Going Lean in Healthcare. Libro bianco della serie Innovation di IHI. Cambridge, MA: Institute for Healthcare Improvement; 2005.
3. Teich, ST e Faddoul, FF Lean Management – Il viaggio da Toyota all'assistenza sanitaria. Rambam Mainonides Medical Journal; 2013.
4. Aumento dei profitti: miglioramento continuo con Lean. Gestione del tempo di ciclo.
