A prima vista
- I fogli di calcolo sono uno strumento utile per la pianificazione aziendale e la gestione delle prestazioni perché sono economici e flessibili.
- Fare eccessivo affidamento sui fogli di calcolo può dare origine a errori; anche un piccolo errore può trasformarsi in un problema significativo, esponendo l'azienda a rischi.
- Tre alternative che possono attenuare i rischi associati ai fogli di calcolo sono l'ottimizzazione dei report, la gestione dei dati e l'analisi avanzata, nonché la standardizzazione e l'automazione dei processi.
I fogli di calcolo sono utilizzati da grandi aziende e piccole imprese per creare piani, budget e previsioni dettagliati come parte delle loro operazioni quotidiane. La maggior parte delle organizzazioni dedica una notevole quantità di tempo allo sviluppo di questi fogli di calcolo, quindi non sorprende che Microsoft Excel abbia oltre 750 milioni di utenti in tutto il mondo.
Analizzando i dati più nel dettaglio, emerge chiaramente un elevato livello di dipendenza dai fogli di calcolo per la gestione delle fatture B2B. Ad esempio, un rapporto che ha coinvolto aziende internazionali in Asia, Europa, Medio Oriente, Regno Unito e Stati Uniti ha rilevato che l'87% dei team finanziari si affida ai fogli di calcolo per la gestione dei crediti.
Sebbene i fogli di calcolo siano uno strumento di produttività utile e popolare grazie al loro basso costo e alla flessibilità per la pianificazione aziendale e la gestione delle prestazioni, quasi tutto ciò che ha valore comporta una qualche forma di rischio. Gli errori nei documenti basati su fogli di calcolo sono comuni e più fogli di calcolo vengono utilizzati, maggiore è la probabilità che un piccolo errore si trasformi in un problema significativo, esponendo potenzialmente l'azienda a rischi.
Perché le organizzazioni devono andare oltre i fogli di calcolo
I fogli di calcolo sono strumenti potenti, ma possono anche essere complessi e soggetti a errori. Uno studio pubblicato sul Journal of Organisational and End User Computing ha rilevato che oltre l'88% dei fogli di calcolo di Microsoft Excel conteneva l'1% o più di errori nelle formule.
Questo perché gli utenti sono responsabili di numerose attività, dallo sviluppo di una struttura appropriata su misura per l'applicazione specifica, alla creazione e alla gestione di formule, all'aggiornamento dei fogli di calcolo e al mantenimento di uno stretto controllo sulla distribuzione dei fogli di calcolo per garantire che gli utenti abbiano accesso alla versione corretta o aggiornata, impedendo al contempo l'accesso non autorizzato a informazioni sensibili.
Gli utenti possono anche avere difficoltà a gestire grandi set di dati. Man mano che le organizzazioni si espandono e accumulano più dati per stare al passo con i nuovi progetti, i limiti dei fogli di calcolo diventano evidenti, con conseguenti crash del sistema. Il numero limitato di celle nei fogli di calcolo impedisce una visualizzazione dei dati user-friendly, portando a un processo decisionale in tempo reale scadente.
Man mano che i set di dati continuano a crescere, può essere difficile integrare dati da più fonti in un singolo foglio di calcolo. Questo esercizio richiede uno sforzo manuale e può portare a incongruenze. Lo sforzo richiesto per consolidare più fogli di calcolo rallenta anche il processo decisionale in tempo reale, specialmente in tempi di crisi.
La limitata efficacia dei fogli di calcolo può avere un impatto negativo sulle aziende. Il rapporto Cash Culture Pulse 2022 ha rilevato che il 42% dei team finanziari a livello globale che facevano ampio uso di fogli di calcolo ha registrato un'elevata percentuale di pagamenti in ritardo, pari al 15%.
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Alternative migliori ai fogli di calcolo
Le organizzazioni si affidano molto ai fogli di calcolo come strumento primario per la gestione dei dati e la reportistica, ma i rischi e i problemi associati ai fogli di calcolo, come errori, problemi di controllo delle versioni e limitazioni di scalabilità, sono motivo sufficiente per le organizzazioni di cercare soluzioni alternative. Ecco tre alternative che possono mitigare questi rischi per una migliore gestione dei dati e un'efficienza operativa.
1. Un'alternativa importante è quella di progettare e implementare un framework di reporting standardizzato. Ciò garantisce la coerenza nelle pratiche di reporting ed elimina le incongruenze spesso associate ai report basati su fogli di calcolo. Il processo di ottimizzazione del reporting si estende all'utilizzo di suite di gestione dei dati, dove le personalizzazioni vengono semplificate per ridurre la complessità e migliorare l'efficienza del reporting.
2. L'adozione di processi standardizzati e l'automazione possono ridurre i rischi operativi associati ai fogli di calcolo. L'automazione minimizza l'inserimento manuale dei dati e migliora la precisione. Grazie ad attività standardizzate e flussi di lavoro automatizzati, le organizzazioni possono garantire che i dati vengano gestiti in modo coerente con un intervento umano minimo, ottenendo così una maggiore efficienza e riducendo il rischio di errori.
3. Il passaggio a un repository dati centralizzato e a una funzione di analisi dati centralizzata rappresenta un'ulteriore alternativa per mitigare i rischi legati all'utilizzo di fogli di calcolo. Archiviando i dati in un repository centrale, le organizzazioni possono migliorare l'integrità dei dati e creare le basi per analisi avanzate. L'impiego di tecnologie come l'intelligenza artificiale (IA) apre nuove prospettive per ottenere informazioni preziose, facilitando il processo decisionale strategico e migliorando le strategie di investimento.
Rendere il cambiamento possibile, insieme
Per molte organizzazioni, cambiare il modo di fare business passando dai fogli di calcolo ad altre alternative può essere un compito arduo. Il nostro team di consulenti ed esperti in materia può aiutare la tua organizzazione ad allineare la tecnologia e l'infrastruttura di processo con i tuoi obiettivi aziendali, inclusa la centralizzazione di dati e applicazioni per una migliore efficienza e architetture aziendali scalabili.
Possiamo inoltre aiutare la vostra organizzazione con la modellazione dei dati per centralizzare, organizzare e preparare dati non strutturati o in fogli di calcolo per la visualizzazione dei dati e utilizzare la modellazione predittiva e prescrittiva per guidare l'innovazione.
In Renoir, i nostri servizi includono l'uso di metodologie di cambiamento comportamentale e culturale per garantire un cambiamento sostenibile e la comprensione in tutta la tua organizzazione. Iniziamo il processo di cambiamento con un iniziale supporto con le parti interessate, fornendo coaching e formazione per garantire comprensione e conformità.
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