A prima vista
- Un conglomerato multinazionale aveva capacità limitate di gestione dei processi interni a causa della rapida crescita della sua organizzazione.
- Utilizzando le tecniche Lean Office, Renoir ha progettato un programma di trasformazione di 30 settimane incentrato sulla creazione di processi aziendali e di un sistema di controllo di gestione.
- Al termine del progetto, i servizi condivisi del cliente hanno registrato un miglioramento della produttività del 15% (80% effettivo contro il 65% di base).
sfondo
Il nostro cliente è un conglomerato multinazionale che offre un'ampia gamma di prodotti e servizi di gestione ambientale. Sono presenti in oltre 40 paesi, che abbracciano sei continenti, mentre si sforzano di aiutare le aziende ad affrontare alcuni dei problemi più critici relativi al benessere e alla sostenibilità del nostro pianeta.
Il gruppo ha anche unità aziendali focalizzate sul software di gestione, rafforzando il suo impegno nel promuovere la tutela ambientale attraverso la tecnologia e l'intelligenza artificiale. Hanno un portafoglio di brevetti registrati per prodotti sostenibili.
La sfida
Il nostro cliente ha intrapreso una serie di nuove iniziative, che vanno da una significativa espansione aziendale, ad acquisizioni in una serie di settori e allo sviluppo di nuovi contratti di servizio. Tuttavia, a causa delle limitate capacità di gestione dei processi interni, aggravate dalla rapida crescita dell'organizzazione, si è verificato un aumento significativo delle dimensioni e della complessità della struttura della forza lavoro interna.
Renoir ha già collaborato con questo cliente per trasformare i suoi processi di gestione dei contratti. Scopri di più sulle iniziative raccomandate e sui risultati ottenuti durante il progetto di 26 settimane.
Analisi
Abbiamo condotto un'analisi per comprendere meglio i problemi sottostanti. Abbiamo identificato i seguenti problemi con gli attuali processi di servizio condivisi:
- Convalide, duplicazioni, controlli e rilavorazioni eccessive che prolungano notevolmente i tempi di completamento del processo.
- Istruzioni di lavoro non standardizzate che comportano tempi di elaborazione più lunghi e un'elevata variabilità nell'esecuzione.
- Difficoltà nel mantenere gli schemi, con conseguenti errori in fase di esecuzione.
- Movimenti e transizioni eccessivi che portano a movimenti e transizioni eccessivi all'interno del flusso di lavoro.
- Informazioni inadeguate o incomplete che portano all'accumulo di documenti.
Sono stati quindi concordati il business case, l'approccio e il piano per affrontare i problemi e il progetto di implementazione è stato avviato.
Approccio al progetto
Utilizzando la tecnica Lean Office, abbiamo progettato un programma di trasformazione di 30 settimane incentrato sulla creazione di processi aziendali e di un Sistema di Controllo di Gestione (SCG). Sono stati costituiti due Team di Azione Gestionale (MAT) per implementare queste attività.
- Processo MAT: Hanno sviluppato e implementato l'MCS, gestito i risultati dei processi e monitorato gli scostamenti nelle prestazioni e nel rispetto delle scadenze.
- Conoscenza MAT: Il team si è occupato della mappatura dei processi, della revisione e dell'ottimizzazione dei processi e delle attività, della standardizzazione delle procedure, dell'eliminazione delle rilavorazioni e della standardizzazione degli strumenti.
I team MAT erano composti da due gruppi multidisciplinari che hanno contribuito allo sviluppo e all'implementazione di successo degli elementi del sistema di gestione.
"Con l'aiuto di Renoir, abbiamo rivisto i nostri processi condivisi, rivisto i tempi di consegna del servizio, adattato la nostra struttura per soddisfare la domanda delle aree di interfaccia e reso più snella la nostra attività".
Amministratore Delegato
Implementazione/Attuazione
Il programma di trasformazione è iniziato con il Renoir Focus Process® , specificamente progettato per promuovere la responsabilizzazione e la sostenibilità. Sono stati definiti e sviluppati i processi, le procedure e gli elementi chiave di un MCS (Managed Control System).
Abbiamo anche sviluppato un approccio basato sulla Lean Manufacturing per definire gli obiettivi e le esigenze critiche del gruppo. L'approccio ha promosso l'impegno del management e ha coinvolto i dipendenti in esercizi di mappatura dei processi e identificazione dei colli di bottiglia, per comprendere meglio dove si trovavano gli sprechi.
- Mappatura dei processi. Questo esercizio è iniziato come un'attività top-down che coinvolgeva i proprietari e gli utenti dei processi. Nel tempo, il processo di mappatura si è evoluto a un livello di dettaglio più fine, portando a una profonda comprensione dei problemi e delle deviazioni. Nella fase di implementazione, le scadenze sono state incorporate nella creazione di modelli di gestione dei processi utilizzando il flusso di lavoro. L'efficienza e l'efficacia dei processi sono state quindi monitorate costantemente e le loro fasi sono state ristrutturate per soddisfare le esigenze degli utenti dei processi.
- Modello di gestione efficiente. Questo modello è stato creato per gestire le interfacce e misurare l'efficienza e l'efficacia dei processi, con l'obiettivo di migliorare la soddisfazione del cliente interno.
- Indicatori. Abbiamo sviluppato e implementato indicatori basati sul flusso di lavoro che forniscono informazioni affidabili sul numero di richieste, sulle fasi di ciascuna richiesta e sulle scadenze.
- Strutture. Sono state predisposte le strutture necessarie per soddisfare le esigenze aziendali, bilanciare il carico di lavoro per rispettare le scadenze e conformarsi ai processi definiti e ai relativi accordi sul livello di servizio.
Risultati
“Questo progetto ci fornisce una gestione di servizi condivisi monitorabili attraverso indicatori di performance e ci consente di rispettare i tempi di consegna richiesti.”
Direttore del centro servizi condivisi
Produttività: 80% (rispetto al 65% di base)
Aumento del 24% nei passaggi di consegne dei processi di amministrazione finanziaria
Aumento dell'8% nel passaggio di consegne dei processi finanziari
Riduzione del 50% dei costi nei processi di terze parti delle risorse umane
Un ROI di 1.3: 1
In sintesi, l’impegno ha prodotto i seguenti risultati:
- Ha migliorato il valore dei processi interni dei clienti.
- Procedure amministrative semplificate e standardizzate per ridurre al minimo gli errori.
- Aumento delle prestazioni individuali e di processo, con conseguente riduzione dei costi.
- Processi riprogettati in base ai principi Lean Office, riducendo i colli di bottiglia, i tempi di consegna e i ritardi causati dalle interfacce interdipartimentali.
I dipendenti che hanno partecipato ai MAT hanno acquisito competenze essenziali nella gestione del cambiamento, promuovendo una cultura di miglioramento continuo e un rinnovato impegno verso l'eccellenza operativa.
* Abbiamo intenzionalmente omesso i dettagli specifici del cliente per garantire la massima riservatezza.
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