A prima vista
- Grazie al miglioramento dei sistemi di monitoraggio delle prestazioni, il cliente è stato in grado di ridurre del 27% le dimensioni della sua flotta di veicoli, ottenendo così un risparmio sui costi operativi
- Sono stati inoltre installati sistemi sistematici di verifica delle frodi per gestire i morosi e ridurre le perdite commerciali.
- È stato implementato un solido sistema di controllo di gestione e formazione per supportare il miglioramento continuo oltre la chiusura del progetto
sfondo
Il cliente è una delle più grandi aziende di servizi privati del Sud America nel settore dei servizi igienici, che serve più di 5 milioni di persone. L'azienda sviluppa soluzioni di servizi igienici su misura per municipalità in varie città e stati.
La sfida
Renoir Consulting è stata assunta per supportare il team di gestione nell'identificazione e nell'implementazione di miglioramenti di processo nelle aree operative, commerciali ed elettromeccaniche. L'obiettivo era aumentare la produttività dei team sul campo, aumentare i livelli di servizio, ridurre i costi operativi e aumentare le fonti di reddito.
Analisi
Una domanda iniziale che il team Renoir ha esplorato riguardava il Management Control System (MCS) del cliente. Quanto era efficace nel migliorare la produttività dei team?
Il passo successivo è stato quello di definire azioni preventive per valutare e migliorare le prestazioni operative , nonché di comprendere in che misura il sistema di controllo di gestione (MCS) identificasse le deviazioni dalle prestazioni e dai costi richiesti. Le seguenti sono state individuate come le maggiori opportunità per il cliente:
Produttività dei team commerciali, di manutenzione e operativi
Gestione , programmazione e utilizzo della flotta di veicoli
Gestione dei clienti inadempienti
Allineamento del responsabile alle linee guida aziendali e formazione sulla risposta per i lavoratori con prestazioni insufficienti
Migliorare la capacità dei KPI di fornire una chiara comprensione delle prestazioni ai dipendenti
Approccio al progetto
L'obiettivo era sviluppare e implementare cambiamenti sostenibili al sistema di controllo di gestione del cliente che avrebbero supportato la riduzione dei costi, i miglioramenti delle pratiche di gestione, rendendo prontamente disponibili le informazioni sulle prestazioni e sviluppando KPI che supportassero il processo decisionale in modo strutturato. Sono stati identificati due flussi di lavoro e lavorati in parallelo:- Operativa, con un focus sui processi di gestione della produttività
- Commerciale, focalizzata sulla programmazione dei servizi e sulla riscossione dei debiti inadempienti.
- Una revisione delle routine per i team di lavoro e gli ufficiali sul campo per prestazioni ottimali
- Ottimizzazione dell'utilizzo dei veicoli e piani completi di manutenzione preventiva
- Assegnazione corretta dei lavori e registrazione del lavoro svolto
- Analisi continua del comportamento e delle competenze della forza lavoro e definizione di linee guida per monitorare la produttività
- Formazione di controllo a intervalli brevi per operatori e responsabili e assegnazione del lavoro ai team a turni
- Implementazione di tecniche di analisi delle cause profonde per gestire in modo proattivo le variazioni nelle prestazioni
Risultati chiave
Dopo 27 settimane, i risultati ottenuti hanno superato gli obiettivi di base di Renoir:
"Ora ho l'opportunità di perseguire una produttività migliorata basata su informazioni strutturate."
– Coordinatore del Dipartimento Servizi di Manutenzione
Implementazione/Attuazione
Dopo 27 settimane di stretta collaborazione tra il cliente e il team Renoir, è stato implementato un sistema di controllo di gestione aggiornato che ha coinvolto le aree operative e di supporto del cliente, completato con formazione a tutti i livelli per garantire la sostenibilità del sistema. Di conseguenza, il cliente ha ottenuto:
Utilizzo migliorato delle risorse
È stata creata una struttura di team sul campo che ora garantisce la migliore distribuzione e utilizzo della manodopera e la riduzione di terze parti. Grazie al ridimensionamento della flotta di veicoli tramite una gestione delle prestazioni migliorata, il cliente è stato anche in grado di ottenere notevoli risparmi sui costi. Gli agenti commerciali hanno anche potuto massimizzare il loro tempo disponibile dopo aver esaminato i percorsi di lettura dei contatori per l'ottimizzazione.
Risparmio sui costi e prevenzione delle perdite
Per ridurre le perdite commerciali, gli agenti commerciali sono stati formati per svolgere analisi critiche per identificare deviazioni di consumo. Nel frattempo, sono state emanate procedure migliori per gestire i clienti inadempienti, come procedure sistematiche di verifica delle frodi.
Miglioramento continuo
Un gruppo di lavoro interno all'azienda cliente è stato formato per identificare e quantificare le opportunità future utilizzando la metodologia di Renoir, garantendo miglioramenti a lungo termine. È stata inoltre messa in pratica una metodologia per l'audit situazionale, la conduzione di riunioni e la redazione di report, al fine di migliorare la conformità al nuovo sistema di controllo di gestione implementato.
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