A prima vista
Il cliente stava affrontando guadagni e perdite mensili inaccettabili nei volumi di prodotto, che si traducevano in ingenti accordi con i clienti. Inoltre, consegnava prodotti insufficienti ai clienti, incorrendo nel rischio di insolvenza correlato. Per questo motivo, ha incaricato Renoir di standardizzare e documentare i processi per una maggiore efficienza e per identificare le cause profonde dei problemi esistenti.
sfondo
Il cliente è una società di oleodotti petroliferi del Nord America, proprietaria e gestitrice di una delle più grandi reti indipendenti di oleodotti per prodotti petroliferi e fornitrice di raffinerie, grossisti, commercianti, compagnie aeree, ferrovie e altri utenti finali commerciali. Gestisce inoltre oleodotti su contratto con importanti compagnie petrolifere e petrolchimiche. Oltre al trasporto tramite oleodotti, il cliente fornisce servizi di terminalizzazione, stoccaggio e distribuzione di prodotti raffinati.
La sfida
Il cliente stava affrontando guadagni e perdite mensili inaccettabili nel volume dei prodotti, che si traducevano in ingenti accordi con i clienti. Allo stesso tempo, consegnava prodotti insufficienti ad alcuni clienti, incorrendo nel rischio di insolvenza correlato. Oltre all'impatto finanziario, questi problemi ne compromettevano la reputazione.
Renoir è stato invitato a condurre un'analisi delle problematiche sollevate. Nell'arco di due settimane, sono stati condotti una serie di studi osservazionali e di analisi dei dati per consentire una migliore comprensione delle cause profonde dei problemi. Sono state identificate debolezze relative ai sistemi di controllo di gestione relativi a vari processi aziendali, come l'emissione di biglietti non-custody, la misurazione e la riconciliazione dei volumi movimentati.
Sono stati condotti studi su diversi sistemi di pipeline del cliente per quantificare l'impatto complessivo delle problematiche sui processi di chiusura e di rendicontazione finanziaria dell'organizzazione. I risultati dell'analisi includevano la roadmap e il business case basati su criteri finanziari e reputazionali.
Dopo aver esaminato i risultati, le conclusioni e il business case, il cliente ha successivamente incaricato Renoir di occuparsi del progetto di implementazione.
Che Cosa Abbiamo Fatto
Il progetto di bilanciamento dei volumi e riconciliazione dei ticket è durato 32 settimane e ha visto la partecipazione di una task force a tempo pieno composta da 4 dipendenti del cliente, un project manager Renoir e due consulenti senior Renoir. Il progetto ha seguito l'approccio Renoir Focus Process®.
L'analisi ha individuato tre flussi di lavoro per il progetto:
- L'ambito del flusso di lavoro Pianificazione e programmazione era quello di stabilire responsabilità e standard per la funzione di programmazione, con particolare attenzione all'accuratezza dei ticket, alla responsabilità e alla transizione, al fine di sviluppare un approccio proattivo, piuttosto che reattivo, alla riconciliazione dei ticket.
- Il flusso di lavoro "Field Control" si è concentrato sull'installazione di standard di processo, metriche e sistemi di controllo di gestione nei sistemi orientali per migliorare l'accuratezza dei ticket e la riconciliazione dei movimenti dei prodotti. Anche in questo caso, il progetto si è concentrato sul passaggio a un approccio proattivo.
- Il flusso di lavoro Report & Action ha guidato gli sforzi per integrare la funzione di contabilità dei volumi del cliente con la sua funzione di pianificazione per garantire coerenza e chiarezza in termini di fatturazione.
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Implementazione/Attuazione
L'implementazione è iniziata con la formazione dei membri della Task Force del cliente. Inoltre, sono stati istituiti tre Management Action Team (MAT) per coprire i flussi di lavoro sopra descritti. Ogni MAT era guidato part-time da una persona con responsabilità e rendicontazione per una specifica area. Avevano l'autorità di implementare le modifiche richieste. In sostanza, la Task Force ha supportato i responsabili dei MAT nello sviluppo e nell'implementazione delle modifiche che avrebbero prodotto i risultati desiderati.
Il cliente ha assunto un ruolo attivo nella generazione e gestione dei dati e ha nominato membri competenti della Task Force a tempo pieno, che hanno preso in carico il progetto per affrontare le opportunità in corso.
È stato implementato un processo di transizione di successo per consentire al cliente di diventare un'organizzazione basata su parametri e con piena responsabilità. L'azienda è passata da un modello senza parametri e senza revisioni a revisioni settimanali della direzione e discussioni sulle metriche chiave identificate.
I processi sono stati standardizzati e documentati, eliminando così la variabilità all'interno dell'azienda e le conseguenti imprecisioni nel monitoraggio delle attività.
I risultati
Nel corso del progetto con Renoir, il cliente ha ottenuto i seguenti risultati:
Riduzione delle posizioni over/short, riducendo così l'esposizione al rischio e le posizioni di mantenimento del prodotto.
Riduzione dell'elaborazione dei dati dei biglietti a fine mese, consentendo un'analisi e una scoperta del valore aggiunto maggiore.
Miglioramento dell'elaborazione di fine mese, miglioramento delle prestazioni dall'ordine all'incasso.
Miglioramento del servizio clienti grazie alla riduzione dei biglietti in ritardo e non corretti.
Migliora l'efficienza dei processi aziendali per flussi di lavoro semplificati.
