A prima vista
- Il cliente, un colosso europeo del petrolio e del gas, era alle prese con un arretrato di manutenzione in aumento, una bassa produttività dei tecnici e pratiche di gestione del lavoro incoerenti.
- Grazie al supporto di Renoir, il cliente ha ridotto del 30% gli ordini di manutenzione scaduti, migliorato i tempi di supervisione sul campo e aumentato l'efficienza di esecuzione.
- Questo caso di studio esplora il modo in cui Renoir ha aiutato il cliente a trasformare il suo sistema di gestione del lavoro e a migliorare l'eccellenza operativa.
Risultati chiave
Aumento del 35% delle ore eseguite sul campo
Riduzione di oltre 2,100 ordini di manutenzione, pari a una diminuzione del 30% degli arretrati
La percentuale di ordini di manutenzione in ritardo è scesa dal 37% al 19%
Il tempo di supervisione sul campo è aumentato dal 33% al 43%
Miglioramento dell'allineamento, dei processi e della comunicazione tra tutte le parti interessate
sfondo
Il cliente è una delle principali compagnie petrolifere e del gas al mondo, con attività verticalmente integrate nei settori upstream, raffinazione, distribuzione, marketing e trading. La raffineria al centro di questo progetto ha una capacità di 400,000 barili al giorno e svolge un ruolo chiave nell'approvvigionamento dei mercati energetici globali. Nonostante le sue dimensioni e la sua competenza, l'organizzazione ha dovuto affrontare sfide nella gestione efficace delle attività di raffinazione, in particolare nel garantire la coerenza operativa tra le sue migliaia di dipendenti.
Analisi
Il cliente si è rivolto a Renoir a causa delle crescenti preoccupazioni relative all'aumento dell'arretrato annuale di manutenzione, in particolare degli ordini in ritardo che rischiavano di compromettere il controllo operativo. La situazione era ulteriormente complicata dall'utilizzo inadeguato delle best practice di Refining Work Management (WM) , che rappresentava un ostacolo significativo alla transizione pianificata dell'azienda a SAP S/4HANA. Renoir è stata incaricata, in qualità di partner di fiducia, di stabilizzare le prestazioni e di definire un quadro di riferimento sostenibile per il miglioramento.
Attraverso osservazioni in officina, interviste, workshop e analisi dei dati, è stata condotta una valutazione completa delle pratiche di gestione del lavoro. Questa ha rivelato diverse problematiche di fondo:
- Il tempo impiegato dai tecnici per l'esecuzione delle chiavi inglesi era notevolmente inferiore allo standard, attestandosi solo al 29%, a causa soprattutto di processi di pianificazione inadeguati e di una preparazione del lavoro di scarsa qualità.
- Sebbene le procedure locali rispecchiassero fedelmente gli standard globali di Refining WM, l'aderenza era incoerente a causa di una formazione insufficiente e di una mancanza di chiarezza nell'applicazione.
- Erano evidenti problemi organizzativi più ampi in termini di cultura, comportamenti e gestione delle performance. Le riunioni esistenti mancavano di KPI chiari, riducendo l'efficacia, l'allineamento e la supervisione.
Approccio al progetto
La strategia di Renoir si basava su due obiettivi principali :
- Migliorare la produttività esecutiva per ridurre gli arretrati e mitigare i rischi.
- Garantire il rispetto costante delle pratiche standardizzate di gestione del lavoro di raffinazione.
Il progetto è iniziato con una Focus Phase® , durante la quale Renoir ha condotto un'analisi dettagliata delle cause profonde , ha coinvolto i team in prima linea e ha definito le azioni di miglioramento. I team locali sono stati formati e affiancati nel nuovo approccio operativo, supportati attraverso la gestione del cambiamento per facilitare l'adozione dei nuovi standard.
Per accelerare i progressi è stata adottata la metodologia Scrum Sprint , con ciascun MAT ( Multi-Academy Team ) impegnato in due sessioni di lavoro settimanali. Per garantire visibilità e responsabilità, i responsabili dei MAT hanno presentato i contenuti e i report di avanzamento in riunioni quindicinali con gli sponsor , che a loro volta hanno fornito informazioni utili per le riunioni di governance con il team di leadership del sito e il gruppo clienti globale. Questa struttura ha garantito un allineamento continuo, una rapida risoluzione dei problemi e risultati misurabili durante tutto il progetto.
Pronto per un cambiamento nella tua organizzazione?
"Grazie agli indicatori anticipatori e ritardati MCS, ora siamo in grado di monitorare i processi di gestione del lavoro e di orientarci in base ai dati. Renoir è stata in grado di fornirci un team professionale e multidisciplinare, apportando un buon mix tra esperienza teorica e pratica."
– Responsabile della manutenzione e dell’ingegneria
Implementazione/Attuazione
Per promuovere un cambiamento duraturo, Renoir e il cliente sono passati dalle tradizionali sessioni informative dall'alto verso il basso a riunioni di performance dal basso verso l'alto, che hanno incoraggiato discussioni orientate all'azione e rafforzato il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Questo approccio ha responsabilizzato i leader in prima linea e creato una cultura della responsabilità.
I capisquadra di prima e seconda linea in officina sono stati formati e affiancati per migliorare la qualità della preparazione. Il tempo risparmiato grazie a una migliore pianificazione e programmazione è stato reinvestito nell'esecuzione del lavoro, incrementando direttamente la produttività.
Il modello collaborativo di Renoir ha posto il cliente al centro del processo decisionale, con Renoir che ha fornito la propria esperienza in comunicazione, coinvolgimento degli stakeholder e gestione del cambiamento . Ciò ha garantito che i miglioramenti fossero sia tecnicamente validi che culturalmente radicati.
Le principali attività implementate durante il progetto includevano:
| Area di interesse | Azioni prese |
| Notifiche di lavoro | Ha formato ogni creatore di notifiche sugli standard delle migliori pratiche |
| Risk Management | Introdotta la convalida della classificazione del rischio oggettivo allineata agli standard globali |
| Pianificazione e programmazione | Miglioramento dei processi di pianificazione, delle procedure e delle istruzioni di lavoro; creazione di un manuale di pianificazione; fornitura di formazione standardizzata per i dipendenti nuovi ed esistenti |
| Ottimizzazione del sistema | Parametri SAP modificati per migliorare la disponibilità dei materiali e tempi di consegna precisi dei fornitori caricati |
| Disciplina della pianificazione | Stabiliti cancelli di fase con rigorosi criteri di prontezza; corretti errori di pianificazione prima del blocco del programma; risolti in modo proattivo i problemi di non prontezza |
| Esecuzione e feedback | Ruoli e responsabilità mappati per un efficace completamento delle attività; introdotto un ciclo di feedback per il miglioramento continuo |
| Riunioni e spettacoli | Sostituite le sessioni inefficaci con riunioni mirate strutturate; aggiornati i termini di riferimento; introdotti KPI e dashboard per monitorare le prestazioni; aumentati i livelli di maturità delle riunioni |
Risultati
Il progetto ha prodotto miglioramenti misurabili in termini di produttività, gestione degli arretrati, efficacia della supervisione e pratiche di gestione del lavoro in generale. Procedure aggiornate, formazione potenziata e l'introduzione di KPI orientati alle prestazioni hanno creato allineamento e responsabilità a tutti i livelli dell'organizzazione.
I grafici allegati dimostrano ulteriormente la trasformazione:
Ore guadagnate sugli ordini di manutenzione : il grafico superiore mostra un aumento del 35% delle ore guadagnate (registrate) sugli interventi di manutenzione, indicando un miglioramento sostanziale della produttività dei tecnici.
Andamento mensile degli ordini in sospeso : il grafico inferiore evidenzia la riduzione degli ordini in sospeso, con un calo degli ordini di manutenzione da un picco di 7,160 a 4,750 alla fine del progetto. La rappresentazione visiva mostra anche la transizione tra le fasi di Focus e Implementazione, a conferma dell'efficacia dell'approccio strutturato di Renoir.
Nel corso del progetto, dopo la fase di implementazione, la raffineria ha ottenuto significativi guadagni operativi:
| Area delle prestazioni | Prima di Renoir | Dopo Renoir | Impact |
| Produttività del tecnico (ore eseguite sul campo) | Linea di base | + 35% | Aumento sostanziale dell'efficienza di esecuzione sul campo |
| Arretrato di manutenzione | Elevato arretrato con >7,000 ordini | Ridotto di >2,100 ordini (riduzione del 30%) | Maggiore stabilità operativa e riduzione del rischio |
| Ordini di manutenzione scaduti | 37% di ritardo | 19% di ritardo | Arretrati sotto controllo |
| Tempo di supervisione sul campo | 33% | 43% | Coaching e supervisione più efficaci dei team in prima linea |
| Efficacia delle riunioni | Utilizzo limitato dei KPI dall'alto verso il basso | Riunioni orientate all'azione con KPI e dashboard chiari | Miglioramento dell'allineamento, della proprietà e del processo decisionale |
*I dettagli specifici del cliente sono stati intenzionalmente omessi per garantire la massima discrezione.
Ridurre gli arretrati e aumentare la produttività.
