A prima vista
- Un'importante CMDO indiana specializzata nella produzione su larga scala di principi attivi nell'industria chimica ha incaricato Renoir di revisionare i propri sistemi e processi.
- Le iniziative di Renoir si sono concentrate sull'implementazione di buone pratiche di documentazione, sulla revisione delle procedure operative standard e sull'organizzazione di riunioni di controllo di gestione giornaliere e settimanali.
- Il progetto ha migliorato con successo la formazione dei dipendenti in linea con gli standard ISO e ha aumentato la partecipazione attiva dei dipendenti alle attività operative quotidiane attraverso piattaforme come DMT, DRM e WRM.
sfondo
Il nostro cliente è una delle principali organizzazioni di sviluppo e produzione su contratto (CDMO) in India. È specializzata nella produzione su larga scala di principi attivi per prodotti agrochimici, prodotti chimici per l'elettronica, prodotti chimici speciali e intermedi.
I loro prodotti sono utilizzati in una varietà di settori, tra cui agricoltura, coloranti, prodotti farmaceutici e pigmenti. Sono diventati uno dei nomi più affidabili nel settore chimico, impiegando centinaia di persone ed esportando in oltre 35 paesi.
Analisi
L'azienda aspirava a diventare un'organizzazione basata sui valori, focalizzata sulla responsabilizzazione dei propri dipendenti e sul prendere decisioni basate sulla conoscenza per migliorare costantemente le prestazioni aziendali e raggiungere livelli più elevati di successo ed eccellenza.
Renoir Consulting è stata ingaggiata per supportare i dipendenti dell'azienda nella revisione dei sistemi e dei processi. L'azienda necessitava di esperti in materia (SME) con una profonda esperienza nella gestione e nell'implementazione del cambiamento, per facilitare ogni aspetto, dall'implementazione delle Buone Pratiche di Documentazione (GDP) alle riunioni quotidiane a livello di reparto, funzionale e di sito.
Approccio al progetto
Il progetto si è concentrato sul rafforzamento dei sistemi di documentazione, garantendo il rispetto da parte dei dipendenti dei protocolli Batch Manufacturing Report (BMR) e fornendo una formazione efficace sulle Procedure Operative Standard (SOP). Si proponeva inoltre di consentire ai dipendenti di segnalare eventuali problemi di produzione durante le riunioni di reparto.
È stato creato un registro delle azioni per tenere traccia delle problematiche e le funzioni di supporto hanno definito le scadenze di completamento (TCD) per raggiungere gli obiettivi giornalieri. Per migliorare l'analisi dei tempi di ciclo dei batch, dei ritardi e del consumo di risorse, come energia e vapore, è stata sviluppata una dashboard per facilitare una gestione efficiente dei dati. Il piano prevedeva l'implementazione di Sistemi di Controllo di Gestione (MCS) attraverso riunioni multilivello per monitorare i registri delle azioni, segnalare i problemi e garantirne la risoluzione. È stato costituito un Management Action Team (MAT) interfunzionale, guidato dal direttore generale, per incoraggiare la partecipazione e garantire la supervisione di tutti i principali responsabili dei processi.
Durante la fase di definizione del Renoir Focus Process®, il team ha individuato diversi fattori critici che incidono sulle prestazioni di produzione giornaliera:
- Revisione delle procedure operative standard (SOP)
- Miglioramento del tempo di ciclo batch attraverso studi
- Metodologie di gestione dei dati di ritardo/perdita
- Approccio di analisi dei ritardi che incidono sul tasso di produzione.
- Comunicazione a tutti i livelli dei dipendenti delle prestazioni giornaliere rispetto ai KPI (PQDCSM – Produttività, Qualità, Consegna, Costo, Sicurezza e Morale)
- Meccanismo di escalation per rivedere, progredire e chiudere i registri delle azioni generati per il miglioramento continuo dei KPI.
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Implementazione/Attuazione
Per raggiungere gli obiettivi del progetto e migliorare le prestazioni aziendali, sono stati implementati i seguenti elementi del sistema in cinque stabilimenti.
Revisione delle procedure operative standard (SOP): Per i prodotti identificati sono stati intrapresi i seguenti passaggi al fine di rivedere e compilare procedure operative standard (SOP) efficaci per la formazione degli operatori, in linea con i requisiti. I processi attuali per i prodotti selezionati sono stati mappati e analizzati per identificare le lacune, che hanno fornito spunti per interventi di miglioramento concreti volti a promuovere il miglioramento continuo. Le bozze di revisione di questi documenti hanno portato all'approvazione e all'aggiornamento delle SOP relative a molteplici requisiti operativi.
Sistema di controllo della gestione (MCS): Il team ha istituito una struttura di revisione formale in quattro fasi per gestire le prestazioni attraverso la riunione giornaliera del team di gestione a livello di stabilimento (DMT), nonché le riunioni di revisione giornaliera (DRM) e settimanale (WRM) a livello di unità. L'MCS ha facilitato queste riunioni con la frequenza richiesta, ha esaminato i KPI, ha generato registri delle azioni, ha segnalato i problemi e ha collaborato con i team interfunzionali (CFT) per garantire la chiusura tempestiva delle azioni in sospeso.
Dashboard giornaliera: è stata sviluppata una dashboard grafica per fornire aggiornamenti giornalieri, settimanali e mensili sui principali indicatori di performance (KPI) per tutti gli impianti. Questa includeva KPI di sicurezza, dati di produzione, analisi di Pareto relative a perdite e ritardi, volumi di trattamento degli effluenti gestiti dall'impianto di trattamento delle acque reflue (ETP), consumo di utenze e utilizzo della manodopera per le operazioni di produzione. I responsabili di reparto sono stati formati all'utilizzo della dashboard per generare piani d'azione concreti per affrontare i ritardi che incidono sui KPI. Questi piani d'azione sono culminati in un'analisi delle cause profonde (RCA) e in azioni correttive e preventive (CAPA) per eliminare i problemi ricorrenti che incidono sui KPI dell'impianto.
Verifica dello stato di salute del sistema: i membri della task force hanno ricevuto una formazione sull'intero processo, imparando a verificare quotidianamente i livelli di conformità con tutti i sistemi implementati. Hanno valutato la capacità dei team dello stabilimento di generare registri delle azioni e hanno documentato i risultati per fornire un feedback continuo. La task force è stata inoltre formata per monitorare lo stato di chiusura dei registri delle azioni derivanti dai sistemi implementati.
Formazione e coaching: al fine di supportare il continuo miglioramento del sistema, diversi membri del personale dello stabilimento hanno ricevuto una formazione sulla metodologia per la revisione delle procedure operative standard (SOP). La formazione ha trattato il framework DMT, compreso il suo scopo, come interpretare i dati, come creare e aggiornare i registri delle azioni e come chiudere i registri delle azioni finali. Questa formazione ha garantito la disponibilità di un bacino di talenti qualificati per gestire i vari componenti del sistema in base alle esigenze dell'organizzazione, promuovendo così il miglioramento continuo degli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Risultati
Le procedure operative standard riviste hanno migliorato la formazione dei dipendenti, allineandola ai più recenti standard ISO. I miglioramenti nella documentazione hanno aumentato significativamente l'aderenza a processi e procedure.
La partecipazione dei dipendenti alle attività quotidiane di sistema e operative, sia attiva che volontaria, è migliorata grazie a piattaforme come DMT, DRM e WRM. Ciò ha consentito ai team di generare e chiudere tempestivamente i registri delle azioni quotidianamente.
Il progetto si è rivelato un grande successo per l'azienda, dimostrando chiaramente i miglioramenti apportati al sistema. Inoltre, l'azienda ora possiede gli strumenti e le competenze necessarie per sostenere in modo indipendente le proprie iniziative di eccellenza operativa.
*Abbiamo intenzionalmente omesso i dettagli specifici del cliente per rispettare la massima riservatezza.
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