A prima vista
Dopo questo progetto con Renoir, il cliente ha ottenuto con successo:
- Un sistema di misurazione delle prestazioni aggiornato, che include un Activity Tracker basato sul campo, per acquisire dati nel punto di esecuzione, per guidare il processo di miglioramento continuo
- Benefici equivalenti ad almeno una riduzione del 5% FTE
- In concomitanza con il progetto di cui sopra, un'analisi della funzione di fornitura del servizio corretta per le riduzioni basate sul volume ha prodotto un'ulteriore riduzione del 12% di FTE
sfondo
Il cliente è una società di distribuzione di energia elettrica di proprietà del governo con sede nell'Asia Pacifica, fondata negli anni '1920 e poi trasformata in società alla fine degli anni '1990. Si è affermata come fornitore multi-utility, fornendo GPL e gas naturale oltre all'elettricità, e ora ha ampliato le sue attività in diversi nuovi stati.
La sfida
Il principale motivatore del cliente era sviluppare e implementare sistemi e processi per guidare una riduzione della rielaborazione e del ricambio del lavoro pianificato. Il focus del progetto era incentrato sulla sua Service Delivery Division che gestiva più progetti complessi. L'obiettivo era ridurre il carico di lavoro totale, aumentare la produttività e identificare qualsiasi surplus di risorse.
Lo scopo di queste iniziative era quello di controllare gli autisti commerciali, riducendo al minimo i costi e la complessità dei progetti e migliorando la consegna dei progetti nei tempi e nel budget previsti.
Che Cosa Abbiamo Fatto
Analisi
L'obiettivo di questa prima fase del Progetto era il passaggio di responsabilità da Asset Management a Design e Project Management. Il programma è stato progettato per sviluppare e implementare processi "fit for purpose" e sistemi di controllo di gestione per fornire un framework in cui le persone potessero lavorare in modo efficiente ed efficace in Business Operations, Network Programming, Project Design e Planning.
L'obiettivo era ridurre i tempi di ciclo del lavoro di elaborazione, il che, agli attuali livelli di volume, si tradurrebbe in una riduzione delle risorse compresa tra 2.7 e 5.2 milioni di USD all'anno, sulla base di una spesa per il personale equivalente a un importo compreso tra 30 e 60 FTE.
Il progetto si è concentrato sul flusso di lavoro di trasmissione, con soluzioni (e vantaggi) applicate al flusso di lavoro di distribuzione del cliente. Sono stati intrapresi studi per identificare l'entità e la natura di Churn e Rework. Questi studi includevano osservazioni in prima persona su tutti i ruoli funzionali nell'ambito, raccolta di dati sul campo utilizzando uno strumento Activity Tracker appositamente progettato per questo ambiente e analisi del Management Control System per identificare le lacune del processo.
Implementazione/Attuazione
Tutti gli stakeholder sono stati mappati per le loro esigenze di comunicazione che abbracciano aree quali frequenza di comunicazione, messaggi e forum. In questa strategia di comunicazione sono stati inclusi messaggi strategici chiave per i sindacati in linea con i processi di consultazione formale nell'Enterprise Agreement.
È stato inoltre creato un sito intranet di SharePoint per garantire l'accesso da parte di tutti gli stakeholder. È stato installato un Activity Tracker online per misurare le sessioni di Rework e deployment, convocate per riunire gli stakeholder principali e condividere soluzioni pertinenti e aspettative comportamentali.
Tale attività è stata ulteriormente supportata da un coaching individuale fornito dalla task force del progetto.
Le metriche del progetto erano limitate a quanto segue:
- Riduzione della rielaborazione
- Riduzione degli straordinari
- Miglioramento dell'utilizzo
- Conformità dell'ordine di lavoro
- Riduzione delle richieste di modifica
Risultati
I risultati del Delivery Enhancement Project sono stati gli strumenti di gestione formale e le pratiche di lavoro durante i passaggi di consegne da Asset Management a Service Delivery che sono stati sviluppati. Questi strumenti hanno costituito la base per nuovi modi di lavorare per incoraggiare il miglioramento continuo. Alcuni di questi strumenti includevano quanto segue:
- Controllo a intervalli brevi tramite KPI delle attività pianificate per evidenziare le varianze e intervenire su di esse.
- Miglioramento delle comunicazioni nelle interfacce.
- Il team di gestione del cliente è stato formato in gestione del cambiamento strutturato processi.
- È stato sviluppato un modello per i processi operativi e i sistemi di controllo di gestione come metodo di lavoro standard per il cliente.
- Miglioramento della responsabilità a punto singolo
Riduci rilavorazioni e abbandono con sistemi di controllo di gestione efficienti.
