A prima vista
- Un importante fornitore di servizi di pubblica utilità si è trovato ad affrontare inefficienze operative dovute all'eccessivo lavoro manuale e alla mancanza di procedure standardizzate.
- Renoir è stato incaricato di contribuire all'automazione dei processi, alla standardizzazione della codifica dei materiali e al miglioramento del ciclo di vita del progetto.
- In questo studio di caso viene illustrato come l'ottimizzazione dei processi abbia portato a un miglioramento del 180% nella conformità al budget attraverso l'automazione.
Risultati chiave
Riduzione del carico di lavoro manuale del 12%-16%
Riduzione delle svalutazioni materiali del 9%-13%
Ottenuto un aumento di oltre il 180% nella conformità del bilancio attraverso codici standardizzati e controlli automatizzati
Miglioramento dell'esecuzione dei passaggi regolamentati del 19%-26%
sfondo
Il cliente è uno dei maggiori distributori di energia elettrica integrati del Sud America. Negli ultimi anni, l'azienda ha investito ingenti somme nel potenziamento dell'infrastruttura di rete e nel miglioramento della qualità del servizio. Con 1,600 dipendenti concentrati in un'area chiave, è fondamentale per l'approvvigionamento energetico e lo sviluppo socioeconomico dello Stato.
Il cliente ha collaborato con Renoir per ottimizzare i processi interni, ridurre le inefficienze e allineare l'esecuzione operativa alle aspettative normative, degli azionisti e dei clienti. La trasformazione si è concentrata in particolare sul miglioramento delle prestazioni nella progettazione, costruzione e manutenzione dei progetti di distribuzione, funzioni fondamentali per la fornitura di energia sostenibile.
Analisi
Il cliente ha individuato opportunità cruciali per migliorare l'esecuzione del progetto, affrontando le inefficienze del reparto DCMD. I processi erano fortemente manuali e il tempo prezioso dei dipendenti veniva sprecato in attività amministrative di scarso valore.
Ulteriori sfide includevano:
- Processi e documentazione incoerenti
- Mancanza di automazione nelle fasi principali del progetto
- Controlli disgiunti tra attività regolamentate e non regolamentate
- Errori di tracciamento manuale dei materiali e di compensazione finanziaria
Il cliente desiderava ottimizzare l'intero ciclo di vita del progetto semplificando le operazioni, automatizzando le attività ripetitive e rafforzando i controlli delle informazioni.
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Approccio al progetto
Renoir ha collaborato con il cliente per sviluppare un piano di trasformazione strutturato, concentrandosi sulle seguenti aree chiave:
- Valutazione di tutti i processi critici nei vari dipartimenti
- Identificazione delle attività che innescano inefficienze finanziarie
- Riprogettazione delle routine di ingegneri e supervisori per chiarezza e controllo
- Definizione di nuovi punti di controllo e frequenze di misurazione degli indicatori
- Mappatura di tutte le procedure esistenti e delle opportunità di automazione
Sono state tenute sessioni di allineamento interno con la dirigenza del cliente e i fornitori di servizi terzi per garantire l'adesione e la coerenza.
“Dopo aver strutturato il sistema di gestione e i processi, l’obiettivo era automatizzare i processi amministrativi per ridurre il carico di lavoro dei dipendenti.”
— Direttore tecnico
Implementazione/Attuazione
La fase iniziale della trasformazione si è concentrata sulla definizione di processi strutturati per le attività principali, rafforzando al contempo il modello di relazione “cliente vs fornitore”.
Sono stati mappati gli elementi chiave, tra cui:
- Flussi informativi
- Meccanismi di controllo
- Fonti sistemiche di dati
- Capacità di generare e gestire informazioni
Sono stati rivisti gli obiettivi interni, le aspettative degli azionisti e gli impegni normativi per allineare gli obiettivi di trasformazione con i requisiti strategici e di conformità.
Sono stati definiti i punti critici di controllo, insieme a:
Frequenze di misurazione giornaliere
Indicatori operativi e di performance chiari
Le postazioni di lavoro sono state riprogettate tenendo conto dei prerequisiti di automazione, consentendo:
- Identificazione delle attività idonee all'automazione
- Standardizzazione dei processi tra le funzioni
- Gli sforzi di standardizzazione hanno avuto inizio con le descrizioni dei materiali e la codifica per la concessione del cliente, gettando le basi per un'automazione scalabile.
Come parte della prima ondata di automazione:
- Le attività sono state mappate e standardizzate
- Le frequenze di misurazione sono state formalizzate
- I prerequisiti per l'automazione sono stati finalizzati
- L'automazione iniziale è stata implementata nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto, con particolare attenzione alla standardizzazione dei materiali elencati nella documentazione del progetto.
Risultato
Il grafico sopra riflette un forte trend di performance nei principali indicatori operativi, convalidando l'efficacia delle iniziative di automazione e standardizzazione dei processi.
Osservazioni chiave:
Riduzione del carico di lavoro manuale (12-16%)
Il grafico a barre mostra una chiara tendenza al ribasso delle ore dedicate alle attività manuali, confermando che l'automazione delle attività amministrative di routine ha liberato con successo capacità dei dipendenti per attività di maggior valore.
Riduzione della svalutazione dei materiali (9-13%)
I grafici mostrano un costante calo degli sprechi o delle discrepanze di materiale, direttamente correlato alla standardizzazione delle descrizioni e dei codici dei materiali. Questo risultato non solo ha migliorato l'efficienza dei costi, ma ha anche aumentato l'accuratezza della catena di approvvigionamento.
Miglioramento della conformità alle fasi regolamentate (19-26%)
Un netto aumento nell'esecuzione efficace dei processi regolamentati riflette i vantaggi di punti di controllo più chiari, una migliore documentazione e un monitoraggio quotidiano degli indicatori. Ciò suggerisce una maggiore preparazione normativa e una riduzione del rischio di non conformità.
Aumento della conformità al bilancio (180%+)
Il risultato più significativo evidenziato dal grafico è l'aumento della conformità al budget. La standardizzazione degli input di progetto e i controlli di convalida automatizzati sembrano aver avuto un impatto significativo sulla precisione della pianificazione, favorendo la coerenza tra i budget di progetto pianificati e quelli effettivi.
Inoltre, il cliente ora beneficia di:
- Maggiore trasparenza e controllo in tutte le fasi del progetto
- Monitoraggio automatizzato e in tempo reale delle metriche operative critiche
- Dati standardizzati che migliorano il processo decisionale e l'allocazione delle risorse
- Implementato il controllo giornaliero delle fasi del progetto e delle attività basate sul sistema
- Garantita la verifica e la standardizzazione dei materiali al 100% nelle riserve del progetto
L'approccio strutturato di Renoir, incentrato su automazione, standardizzazione e monitoraggio delle prestazioni, ha prodotto miglioramenti tangibili e sostenibili. Questi risultati non solo hanno migliorato l'efficienza operativa, ma hanno anche contribuito a migliorare le prestazioni normative, il controllo dei costi e l'accuratezza dei processi decisionali.
*Abbiamo intenzionalmente omesso i dettagli specifici del cliente per mantenere la massima riservatezza.
Trasformare le funzioni operative complesse attraverso l'automazione e la standardizzazione dei processi
