Sfidare il pensiero organizzativo consolidato per raggiungere un nuovo standard di efficienza operativa

sfondo

Il nostro cliente è uno dei più grandi conglomerati del Sud-est asiatico, focalizzato sui settori elettrico, finanziario e alimentare. Ha diversi asset idroelettrici e geotermici nel suo portafoglio di generazione, così come diverse centrali elettriche non rinnovabili situate nel suo paese di attività. Il cliente possiede anche servizi di distribuzione che operano in diverse aree ad alta crescita nel Sud-est asiatico.

Il cliente stava affrontando diverse questioni critiche. Oltre all'aumento del prezzo dell'elettricità e alle normative governative, aveva anche difficoltà a riunire i diversi sistemi di gestione per ciascuna delle sue sei unità di distribuzione. Le future acquisizioni avrebbero aggiunto complessità se non fossero state armonizzate. La direzione era anche alla ricerca di soluzioni sostenibili per semplificare i processi aziendali in ingegneria, assistenza clienti e supporto amministrativo in tutte le unità di distribuzione.

Avevamo già lavorato con alcune delle sussidiarie dell'organizzazione del cliente in precedenza. Sulla base dei risultati delle nostre precedenti collaborazioni, il cliente ci ha invitato a condurre un'analisi delle sue operazioni complessive.

Ecco alcuni dei risultati della nostra analisi:

1. I processi degli ordini di lavoro non venivano gestiti come avrebbero dovuto, con conseguenti ostacoli ai progressi e notevoli perdite di tempo.
2. Il processo di razionalizzazione aziendale veniva affrontato nel modo sbagliato.
3. Non c'era una chiara comprensione delle responsabilità e delle rendicontazioni per ciascuna fase del processo.
4. Gli attuali limiti di controllo per alcuni dipartimenti erano troppo elevati o troppo bassi.
5. All'interno dell'organizzazione c'era la ferma convinzione che la soluzione sarebbe stata semplicemente quella di lasciare che i dipendenti svolgessero il loro lavoro come meglio credevano.

Per migliorare l'efficienza operativa, la trasparenza e l'efficacia dell'organizzazione, abbiamo suggerito le seguenti raccomandazioni:

1. Sincronizzare e ottimizzare i processi determinando un miglioramento dei livelli di servizio al cliente, una maggiore efficienza e una significativa ottimizzazione dei costi.
2. Rivedere e sviluppare standard propri per il personale e gli appaltatori per aumentare l'efficienza e ridurre le spese complessive per il personale e gli appaltatori.
3. Sviluppare una struttura organizzativa snella per una maggiore trasparenza, ruoli, responsabilità e obblighi migliorati.

Approccio e implementazione del progetto

Abbiamo istituito una task force a tempo pieno (composta dai nostri consulenti e da diversi dipendenti del lato cliente) per garantire che la conoscenza e l'esperienza acquisite tramite l'implementazione rimanessero al cliente. Ecco alcuni dei sistemi che abbiamo implementato:

UNO: Miglioramento delle pratiche di gestione

1. È stato introdotto e implementato un nuovo MCS per aiutare il cliente a gestire le attività all'interno di un framework globale. Ha assistito il team di gestione nel migliorare le sue operazioni con una maggiore trasparenza.
2. Abbiamo personalizzato uno strumento 'Plan-Do-Check-Act' in base ai requisiti operativi specifici del cliente, da utilizzare per la pianificazione, l'esecuzione, il controllo e l'adozione di misure. Lo strumento è stato davvero efficace nel guidare i team di ingegneria e assistenza clienti a lavorare in modo efficiente ed efficace.
3. Per ciascun reparto sono stati definiti KPI e scorecard per monitorare i progressi e le procedure.
4. Sono stati redatti manuali di formazione e i dipendenti sono stati formati sui nuovi metodi di lavoro.

DUE: Miglioramento delle pratiche operative

1. Elaborazione end-to-end degli ordini di lavoro (WO)
   – Condivisione delle migliori pratiche tra le unità di distribuzione.
   – Tempi di consegna ridotti eliminando le fasi del processo che non aggiungono valore, ad esempio la gestione non necessaria della documentazione.
   – Maggiore trasparenza dello stato WO attraverso un'unica piattaforma.
2. Appaltatori e gestione delle gang
   – Stabiliti nuovi orari standard per le attività degli ordini di lavoro.
   – Ha consentito ai contraenti di aggiornare quotidianamente lo stato di avanzamento degli ordini di lavoro.
   – Esaminati i requisiti e la frequenza dei test di competenza del contraente.
   – Implementati e definiti strumenti di reporting.
   – Analisi delle cause profonde e monitoraggio degli ordini di lavoro aperti.
   – Implementata la pianificazione della capacità.
3. Miglioramento del livello di servizio clienti
   – Integrazione dei call center.
   – Previsione e pianificazione della manodopera per call center.
   – Stabilire un monitoraggio e una revisione della qualità delle chiamate.
   – Revisione settimanale dei reclami tra ingegneria e servizio clienti.
   – Gestione dei casi consolidata con SLA dipartimentale.
   – Revisione della gestione dei casi per ciascun reparto.
4. Chiarezza dei ruoli e delle responsabilità
   – Impostazione semplificata degli SLA per i principali processi operativi nelle unità di distribuzione.
   – Impostazione del RACI a livello aziendale per ogni passaggio chiave dei principali processi aziendali.
   – Maggiore chiarezza nelle relazioni dell’organizzazione a matrice.
5. Gestione della catena di approvvigionamento
   – Definito un modello di valutazione dei fornitori e un sistema di sanzioni per monitorare i loro KPI.
   – Analisi dei gap condotta per identificare i requisiti degli utenti in materia di gestione dell’inventario.
   – Revisione del rapporto di monitoraggio dell’inventario per la riunione di coordinamento settimanale.
   – Livelli Min-Max definitivi e impostazione nel sistema EBS.
   – Inserimento di avvisi nell’ERP per le prossime consegne.
6. Revisione della struttura organizzativa
   – Stabiliti adeguati limiti di controllo.
   – Maggiore efficienza nella gestione del personale dipartimentale.
   – Ha consentito la centralizzazione di alcuni dipartimenti.
   – Ha consentito la pianificazione e la finalizzazione di una nuova struttura.

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