A prima vista
- Un fornitore leader di soluzioni logistiche integrate in Brasile si è trovato ad affrontare notevoli inefficienze di back-office, tra cui elevati costi amministrativi, colli di bottiglia nei processi ed esecuzione incoerente del flusso di lavoro.
- Renoir ha collaborato con il cliente per implementare una trasformazione completa incentrata sulla maturità dei processi, sulla governance, sull'integrazione della Business Intelligence e sulla standardizzazione.
- Questa iniziativa ha portato a significativi miglioramenti dell'efficienza nelle operazioni di back-office del cliente. Questo caso di studio esamina le sfide affrontate dal cliente e il modo in cui Renoir lo ha contribuito a raggiungere l'eccellenza operativa.
Risultati chiave
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mappatura delle aree di gestione, dando priorità alle opportunità in base al potenziale di rendimento.
Matrice di maturità
è stato applicato per valutare l'allineamento tra le esigenze aziendali e l'esecuzione operativa
Lacune nella distribuzione del carico di lavoro
identificato, ottimizzando l'allocazione delle risorse e l'efficienza dei costi
sfondo
La rete di trasporto in Brasile dipende fortemente dalle strade, che rappresentano circa il 60% del trasporto merci. Tuttavia, molte strade sono mal tenute, il che aumenta i costi di spedizione, riduce la velocità di consegna e causa alti tassi di incidenti stradali e furti di merci.
Le infrastrutture ferroviarie e fluviali sono sottosviluppate rispetto alle dimensioni del paese, con soli 30,000 km di ferrovie e 14,000 km di vie navigabili a fronte di 214,000 km di strade (per lo più asfaltate ma in cattive condizioni). Nonostante queste difficoltà, il mercato della logistica è in crescita, con costi logistici che dovrebbero aumentare a un tasso di crescita annuo composto (CAGR) dello 0.91% dal 2025 al 2029, raggiungendo circa 260.77 miliardi di dollari entro il 2029. Si prevede inoltre che il traffico portuale di container raggiungerà i 12.42 milioni di TEU nel 2025.
Specializzato nella gestione della flotta, nel trasporto merci e nel supporto operativo, il cliente opera in diversi settori, garantendo una gestione della supply chain fluida ed efficiente. La rapida crescita del cliente ha fatto sì che i processi precedentemente consolidati risultassero stagnanti e necessitassero di aggiornamenti e semplificazioni per garantirne l'efficienza.
Analisi
Il progetto è stato intrapreso perché il cliente aveva individuato la necessità di ottimizzare i propri processi di back-office al fine di migliorare l'efficienza operativa, ridurre le ridondanze e accrescere la maturità delle proprie strutture gestionali.
Il cliente si trovava ad affrontare notevoli inefficienze, che comportavano elevati costi amministrativi, colli di bottiglia nei processi e un'esecuzione incoerente dei flussi di lavoro. Una valutazione diagnostica completa , che ha analizzato la distribuzione dei compiti, la maturità dei processi e la gestione del carico di lavoro in 22 aree gestionali come Finanza, Amministrazione e Gestione patrimoniale, ha rivelato le principali criticità.
La valutazione ha utilizzato una Matrice di Maturità per valutare l'allineamento tra le esigenze aziendali e l'esecuzione operativa, rivelando lacune nella standardizzazione delle attività, eccessivi interventi manuali e la mancanza di sistemi di monitoraggio centralizzati. Inoltre, l'utilizzo della metodologia SIPOC (Fornitori, Input, Processi, Output, Clienti) per mappare le attività aziendali principali ha evidenziato un dato critico: la frammentazione del carico di lavoro tra diversi team, con conseguenti inefficienze nell'assegnazione dei compiti e carenze in termini di responsabilità.
L'analisi ha inoltre individuato opportunità per integrare un sistema di Business Intelligence (BI) al fine di monitorare le prestazioni dei processi e fornire dati in tempo reale per il processo decisionale.
Queste intuizioni hanno costituito la base per una roadmap di implementazione strutturata incentrata sull'automazione, sui miglioramenti della governance e sulla riprogettazione dei processi.
Approccio al progetto
Renoir ha strutturato la strategia di trasformazione del back-office attorno a tre pilastri chiave:
- Il primo pilastro si è concentrato su Maturità e governance dei processi, implementare un modello di governance strutturato e allineato agli obiettivi strategici.
- Il secondo pilastro è coinvolto Business Intelligence (BI) Integrazione:, sviluppando un approccio basato sui dati per monitorare le prestazioni e ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro.
- Il terzo pilastro affrontato Standardizzazione e guadagni di efficienza, applicando la metodologia SIPOC per definire le responsabilità dei processi, eliminare le ridondanze e garantire la coerenza.
Per guidare l'iniziativa, è stato creato un sistema personalizzato di classificazione delle opportunità, assegnando la priorità alle iniziative in base al ritorno atteso, per garantire che i cambiamenti ad alto impatto fossero affrontati per primi. L'approccio ha inoltre enfatizzato la collaborazione interfunzionale, coinvolgendo attivamente i responsabili di reparto nel processo di trasformazione.
“Siamo stati in grado di identificare tutto il carico di lavoro dei nostri dipendenti, i licenziamenti e le attività manuali che possono essere automatizzate, generando input per una trasformazione digitale.”
—Responsabile esecutivo del personale
Pronto per un cambiamento nella tua organizzazione?
“Questo percorso è stato importante perché abbiamo rivisitato processi che erano stagnanti nel modello precedente e che, con la rapida crescita della nostra azienda, necessitavano di essere aggiornati e semplificati, garantendo la nostra efficienza.”
—Direttore amministrativo
Implementazione/Attuazione
Durante la fase di implementazione, gli sforzi si sono concentrati sul miglioramento dell'efficienza del carico di lavoro, sulla standardizzazione dei processi e sull'utilizzo dei dati per supportare un processo decisionale più efficace.
1. Mappatura e ottimizzazione del carico di lavoro
Un'analisi dettagliata delle attività svolte dalle diverse funzioni amministrative ha evidenziato sovrapposizioni e inefficienze. Renoir ha aiutato il cliente a ridistribuire il lavoro in modo più efficace e ha introdotto uno strumento di simulazione per adattare la capacità della forza lavoro alla domanda. Ciò ha contribuito a ridurre i colli di bottiglia e a migliorare le operazioni quotidiane.
2. Governance centralizzata dei processi
È stato introdotto un modello di governance chiaro per garantire maggiore responsabilità e coerenza. Ciò ha permesso ai team di seguire flussi di lavoro strutturati e di eseguire le attività in modo più efficiente.
3. Valutazione della maturità e standardizzazione
Le aree operative chiave sono state valutate utilizzando una matrice di maturità per comprendere la conformità e l'efficacia dei processi. Sulla base dei risultati, sono state sviluppate procedure operative standard (SOP) e modelli di processo per guidare i dipendenti e ridurre la variabilità nell'esecuzione delle attività.
4. Distribuzione del sistema di Business Intelligence (BI)
È stata progettata una dashboard di BI per monitorare in tempo reale l'esecuzione delle attività, l'utilizzo delle risorse e i KPI operativi. Ciò ha permesso ai manager di adattare rapidamente le assegnazioni dei team e di migliorare la visibilità tra i reparti. Tutti i dati sono stati integrati in un unico sistema, fornendo un'unica fonte di informazioni per le informazioni operative.
5. Allineamento culturale e organizzativo
Sessioni di formazione e coaching hanno supportato i dipendenti durante la transizione. È stato definito un quadro di monitoraggio delle prestazioni per allineare le operazioni agli obiettivi aziendali ed è stato implementato un meccanismo di audit periodico per sostenere i miglioramenti e prevenire regressioni.
“Abbiamo allineato la nostra strategia di bilancio al nuovo modello organizzativo, assicurando che i processi vengano rispettati entro i livelli di servizio concordati.”
-CFO
Risultati
Il progetto ha portato con successo a significativi miglioramenti dell'efficienza nelle operazioni di back-office del cliente. L'introduzione del sistema di Business Intelligence si è rivelata cruciale, consentendo il monitoraggio delle prestazioni in tempo reale, migliorando significativamente la visibilità e le capacità decisionali.
La standardizzazione dei processi, unitamente alle iniziative di ottimizzazione del carico di lavoro, ha ridotto efficacemente le inefficienze amministrative, con un conseguente migliore utilizzo delle risorse e un migliore controllo dei costi. Inoltre, la trasformazione ha creato un framework di governance scalabile, che posiziona strategicamente il cliente per un'eccellenza operativa sostenibile e supporta la crescita aziendale a lungo termine.
*Abbiamo intenzionalmente omesso i dettagli specifici del cliente per mantenere la massima riservatezza.
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