A prima vista
Uno dei clienti di Renoir ha ritenuto che la sua divisione Engineering and Projects offrisse opportunità significative per l'eccellenza operativa e ha invitato Renoir a supportarli nei loro sforzi. Dopo l'analisi, sono stati formulati gli obiettivi per il Progetto:
- Sviluppare un sistema di controllo di gestione adatto allo scopo per migliorare l'efficienza operativa e le interfacce interdipartimentali in tutta l'organizzazione.
- Migliorare il flusso di dati e informazioni per garantire un processo decisionale più efficace.
Risultati chiave
Conformità alla pianificazione
↑ 100%
Conformità alla consegna del fornitore
↑ oltre il 120%
Ricevute di acquisto non necessarie
70%
Parti per milione (PPM)
↑ 70%
Turno di inventario
↑ 38%
Conformità alla ricezione delle merci
↑ 77%
sfondo
Il cliente è un'azienda manifatturiera orientata alla ricerca con quattro divisioni: Engineering & Projects, Steel & Pipes, Electric Vehicles e Renewables. La più antica è Engineering and Projects (E&P), sotto la quale Renoir è stata ingaggiata per lavorare insieme per uno dei suoi progetti. Rivolgendosi sia a clienti nazionali che internazionali, il cliente è un produttore leader di forni di fusione e raffinazione in India.
La sfida
Il cliente voleva essere pronto per il futuro migliorando sistemi e processi per dare il via a iniziative di eccellenza operativa in tutta l'organizzazione. Il cliente riteneva che la sua divisione Engineering and Projects offrisse opportunità significative. Dopo una discussione iniziale con Renoir, sono stati formulati gli obiettivi per il progetto:
- Sviluppare un sistema di controllo di gestione adatto allo scopo per migliorare l'efficienza operativa e le interfacce interdipartimentali in tutta l'organizzazione.
- Migliorare il flusso di dati e informazioni per garantire un processo decisionale più efficace.
Il progetto è stato sviluppato attraverso 8 settimane di Focus Process®, coprendo 8 reparti, a partire da Marketing, Vendite, Progettazione, Pianificazione, Produzione, Approvvigionamento, Magazzini e Spedizione.
"L'eccellenza operativa è l'igiene di base di qualsiasi organizzazione e nessuna strategia può essere eseguita finché l'organizzazione non eccelle nelle operazioni. Con questo progetto, abbiamo posto una pietra miliare per l'allineamento coerente di capacità e processi interni con le proposte di valore del cliente come nucleo."
Head of Operations
Per convalidare queste opportunità, Renoir ha iniziato mappando i processi end-to-end degli ordini di lavoro "As-Is" con i tempi di consegna complessivi presi da ogni reparto. Ciò ha aiutato a comprendere le attività non a valore aggiunto nell'intero processo e a definire un ambito per migliorare i tempi di consegna.
Sulla base dei risultati delle revisioni dei sistemi di controllo di processo e di gestione con i vari reparti, Renoir ha quindi condotto diversi studi sui dati per convalidare e quantificare ogni opportunità. Era evidente sia dalle revisioni dei processi As-Is che dagli studi sui dati che c'era un chiaro disallineamento tra i reparti che si traduceva in un aumento del lead time degli ordini di lavoro.
Ciò ha portato a un'attività di spegnimento incendi dipartimentale senza che una persona o un dipartimento monitorasse il processo end-to-end. Anche la disponibilità dei materiali è stata identificata come una delle principali cause dei ritardi. Oltre ai materiali, c'erano altri fattori che contribuivano ai ritardi. Anche i ritardi nella pianificazione e nella progettazione (nel rilascio dei disegni richiesti dall'approvvigionamento che a loro volta influenzavano la disponibilità dei materiali) hanno avuto la loro parte.
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Che Cosa Abbiamo Fatto
Per garantire che tutte le opportunità identificate fossero realizzate, Renoir ha intrapreso le seguenti attività:
- Pianificazione degli ordini di lavoro: Semplificare la pianificazione end-to-end degli ordini di lavoro per garantire l'allineamento interdipartimentale.
- Controllo a intervalli brevi: Ristrutturazione del reparto Pianificazione per creare al suo interno una sezione incaricata di monitorare l'avanzamento dei cicli degli ordini di lavoro end-to-end e di segnalare tutti i problemi di ritardo a intervalli ravvicinati.
- Coordinatori del progetto e sistema di pianificazione migliorato: All'interno del Planning Department, i Project Coordinator sono stati assegnati a un settore verticale che in genere ha 10-15 ordini di lavoro alla volta. Per assistere i project coordinator, è stato progettato un sistema di pianificazione migliorato per catturare tutte le attività richieste per la spedizione di un ordine e che copriva anche la pianificazione dei materiali.
Implementazione/Attuazione
Sono stati progettati e implementati in totale 46 nuovi elementi di sistema nell'intero flusso di valore per garantire che le opportunità identificate durante il Focus Process® fossero coperte. Task force di due persone in ogni reparto e il supporto a tempo pieno dei consulenti Renoir hanno garantito che le preoccupazioni iniziali dei vari reparti fossero affrontate il prima possibile e che la proprietà fosse successivamente assicurata. La fase di implementazione ha coinvolto l'intera organizzazione, dal reparto produttivo al livello del consiglio di amministrazione.
In quanto tale, questa fase ha coinvolto il livello di base di lavoratori qualificati e non qualificati e ha coperto il top management. Iniziative come l'ottimizzazione dell'inventario, la determinazione dei costi degli ordini di lavoro e 5S sono state implementate con il pieno supporto del senior management, che, a sua volta, ha facilitato lo sforzo di change management.
Per migliorare i livelli di competenza, è stata svolta una serie di sessioni di formazione che hanno coinvolto circa 100 dipendenti di livello intermedio. Le sessioni di formazione includevano:
Comunicare con impatto
PDCA e analisi delle cause profonde
Risoluzione di problemi
5S
Analisi dell'effetto della modalità di guasto
Lean Manufacturing
Six Sigma
Nel Procurement Department sono stati implementati più sistemi relativi alla gestione dei fornitori e alla gestione delle prestazioni degli acquirenti. Sono state installate revisioni settimanali delle prestazioni dipartimentali con il Department Head, basate su KPI oggettivi. Ora vengono effettuate revisioni regolari con i fornitori per valutare le loro prestazioni utilizzando uno degli strumenti di Renoir.
I risultati
Dopo l'implementazione si è registrato un miglioramento significativo della conformità delle consegne da parte dei fornitori, che ha aumentato il livello di servizio degli acquisti alla produzione.
La principale lacuna individuata durante il Focus Process® è stata la mancanza di allineamento tra i reparti, che ha causato vari tipi di ritardi in diverse fasi della pianificazione e dell'esecuzione.
Il progetto con Renoir ha contribuito a semplificare la comunicazione dipartimentale per una migliore pianificazione end-to-end e ha incoraggiato la cultura del lavoro di squadra all'interno dell'organizzazione. Come risultato di una migliore pianificazione e dell'eliminazione di ciò che non aggiunge valore, il lead time degli ordini di lavoro è stato ridotto e la disponibilità dei materiali è migliorata fino a raggiungere il massimo storico.
"Nessuna organizzazione può rimanere competitiva sul mercato senza l'eccellenza nelle sue operazioni. Il progetto con Renoir ha gettato solide fondamenta per noi in quest'area."
Amministratore delegato congiunto
Rafforzare la collaborazione interdipartimentale e la conformità dei contraenti.
