Al termine di un progetto con Renoir per identificare e correggere le cause profonde della perdita di margini, sono stati realizzati con successo i seguenti risultati:
- Aspettative chiare e R&R sui processi di fatturazione e sulle esigenze di configurazione
- Un vantaggio una tantum in termini di flusso di cassa pari a $ 768 eliminando 1 settimana dal ciclo di fatturazione complessivo
- Riduzione dell'erosione del margine di oltre 3 milioni di dollari annualizzati (miglioramento del 43%)
sfondo
Il cliente è un fornitore leader di servizi di manutenzione, riparazione e revisione di saldature tecnologicamente avanzati e fornisce soluzioni di risposta pianificata e di emergenza a un'ampia gamma di strutture in tutto il mondo. Sono leader del settore nella fornitura di soluzioni di saldatura personalizzate nelle aree dei servizi di integrità meccanica, servizi sul campo nucleare e saldatura di innovazione e specialità.
La sfida
Un'area chiave di preoccupazione per il cliente era l'eccessiva perdita di margine dalle operazioni durante l'esecuzione della maggior parte dei suoi progetti. Sebbene fosse noto che si stava verificando una perdita, non era chiaro quali fossero le vere cause profonde. Renoir è stato invitato a supportarli nell'analisi delle cause profonde e a supportare i loro sforzi per migliorare la redditività.
Che Cosa Abbiamo Fatto
L'analisi di due settimane condotta da Renoir sulle attività del cliente si è concentrata sul processo di chiusura dell'offerta per il progetto.
Sono stati mappati e analizzati i processi correnti, insieme a una valutazione di quanto bene venivano eseguiti. Sono state identificate delle opportunità nei seguenti processi:
- Vendite: Offerte e stime.
- Progetti: Pianificazione, gestione, rendicontazione, fatturazione e chiusura.
- Commerciale: Concessioni, restituzioni e crediti.
I benefici sostenibili sarebbero dovuti derivare da un migliore controllo del margine, dalla riduzione di crediti e concessioni e dal miglioramento dei tempi del ciclo di fatturazione. I benefici una tantum potevano essere ottenuti anche riducendo il tempo del ciclo di fatturato non fatturato. Inoltre, la riduzione di giveback, crediti e concessioni sono state identificate come ulteriori opportunità. In totale, Renoir ha identificato l'opportunità di ridurre l'erosione del margine fino al 50%.
Approccio al progetto
Il progetto si è concentrato sulla creazione di nuovi ed efficaci processi "bid-to-cash" utilizzando team congiunti composti sia da dipendenti di Renoir che dal cliente. Questi processi sono stati suddivisi in due aree di interesse separate:
Processo di offerta e fatturazione:
- Installare i gate delle fasi del processo e i criteri per la revisione critica, l'analisi e il processo decisionale.
- Implementare un sistema di allerta precoce insieme a quelli per le lezioni apprese e l'analisi delle cause profonde dei problemi.
- Creare e segnalare i KPI di gestione del progetto relativi al nuovo processo di stage gate.
- Per quanto riguarda la sostenibilità, il team del cliente è stato anche formato per diventare formatore dei nuovi processi.
Processo di fatturazione e riscossione:
- Modificare le pratiche di riscossione e fatturazione.
- Implementare le interfacce e i processi richiesti insieme a un "sistema di registrazione" per tutti i costi, i margini e i calcoli dell'erosione.
Implementazione/Attuazione
I passaggi intrapresi nella fase di implementazione nell'ambito dell'area di interesse Bid to Billing includevano:
- Mappatura dettagliata delle lacune negli attuali processi "bid to billing", per isolare i problemi critici che dovevano essere affrontati e le perdite di redditività. Ulteriori opportunità durante una fiera interattiva "Brown Paper".
- Implementazione di un nuovo processo di progetto a 6 gate per garantire il rigore e la standardizzazione richiesti per una migliore coerenza.
- Creare una solida procedura di “lezioni apprese” orientata all’analisi quantitativa delle cause profonde.
- Revisione delle interfacce chiave tra i Project Manager e altro personale chiave del progetto per allineare competenze e capacità.
L'area Billing to Collections ha migliorato sia i processi interni che quelli esterni per migliorare il flusso di cassa. Il team congiunto ha raggiunto questo risultato attraverso la revisione e la critica delle debolezze esistenti nella fatturazione e nel processo di approvazione delle schede orarie che avevano un impatto negativo sul flusso di cassa.
Per migliorare l'efficacia, sono stati definiti RACI che coprono fatturazione e riscossioni. Inoltre, è stato implementato uno strumento per misurare i tempi di ciclo per ogni ruolo.
Risultati
Il cliente ha continuato a realizzare progetti di costruzione di qualità per i propri clienti e voleva preservare la propria reputazione senza perdere redditività a causa dell'erosione dei margini.
In quanto tale, Renoir li ha supportati mappando e criticando i suoi processi attuali per creare un nuovo processo di bid-to-billing con gate. Il nuovo processo, insieme a una nuova organizzazione con ruoli, responsabilità e KPI chiari, li sta aiutando a realizzare progetti con maggiore efficienza e redditività.
"Volevamo standardizzare e migliorare il nostro processo aziendale completo per fornire un servizio clienti standardizzato, garantire una migliore comunicazione interna e responsabilità e offrire margini di profitto migliorati. Stiamo realizzando tutti e tre con i nostri nuovi processi".
Vicepresidente
Risultati chiave
Stime delle offerte coerenti e rigorose
Trasparenza dell'ambito del progetto con visibilità dell'erosione del margine
Lezioni sistematiche apprese dalla cultura
Mentalità di verifica e prevenzione invece di lotta antincendio e risoluzione dei problemi
Responsabilità e obblighi chiaramente definiti
Spingere verso la chiarezza degli obiettivi, delle aspettative e una gestione orientata alle prestazioni
Miglioramento dell'utilità e dell'utilizzo degli esperti interni in materia
Riduzione del Non Valore Aggiunto e rielaborazione sia nelle operazioni che nella contabilità
Identificare le cause profonde dei problemi sottostanti per risolverli e migliorare la redditività.
