Rinnovare le operazioni finanziarie: uno studio di caso di un importante fornitore di servizi sanitari

INTRODUZIONE

Il Cliente è un fornitore leader di servizi sanitari nel Sud-Est asiatico con centinaia di filiali. Fondato negli anni '1970, i suoi servizi comprendono test di laboratorio, specialistici e di panel e altro supporto diagnostico.

LA SFIDA

La funzione di miglioramento continuo del cliente aveva identificato opportunità all'interno della funzione Finance per migliorare la produttività, gestire meglio i contratti e migliorare le riscossioni dei pagamenti. Ciò avrebbe aiutato a migliorare il flusso di cassa, le relazioni con i fornitori e le riduzioni dei costi.

Renoir aveva già collaborato con il cliente in un precedente incarico di successo ed è stata selezionata per fornire supporto nella realizzazione di queste opportunità.

APPROCCIO AL PROGETTO

Un'analisi iniziale di 1 settimana del Dipartimento Finanza (sede centrale, uffici regionali e filiali) ha convalidato e quantificato le opportunità e ha fornito una migliore definizione su come implementare i miglioramenti. Ciò ha portato a un impegno di 14 settimane con il cliente con l'obiettivo di migliorare l'intero processo di creazione del contratto e riscossione, nonché di migliorare la produttività del personale finanziario.

Il progetto è stato avviato con il Focus Process® di Renoir ed è stato strutturato in 2 aree di interesse:

1. Ottimizzazione delle risorse: focalizzata sui calcoli di produttività per la sede centrale, le sedi regionali e le filiali, analisi dello span of control e analisi di ricollocazione per il reparto finanziario. Ciò includeva anche l'installazione di un Productivity Management Control System da utilizzare da Human Capital.
2. Gestione dei contratti e riscossione dei pagamenti: focalizzata sul miglioramento della creazione di contratti, fatturazione puntuale, riscossioni attive e standardizzazione delle pratiche in tutte le sedi. L'implementazione è iniziata con la selezione e la formazione di una task force, composta da sei dipendenti del cliente e supportata da un team a tempo pieno di consulenti Renoir.

Renoir ha formato e guidato la Taskforce nelle sue metodologie, tra cui tecniche e strategie di cambiamento comportamentale. Inoltre, Renoir ha supervisionato il progetto per garantire che i risultati attesi fossero raggiunti.

Per ottenere il massimo impatto e consenso, un team congiunto Cliente-Renoir ha esaminato i risultati dei singoli flussi di lavoro durante le riunioni settimanali del Management Action Team (MAT). Sono state inoltre tenute riunioni del comitato direttivo con il cliente senior e la dirigenza Renoir su base quindicinale per fornire indicazioni, prendere decisioni chiave e garantire che il progetto fosse sulla buona strada per produrre risultati. Questo approccio ha consentito un coinvolgimento diretto con le parti interessate, che a sua volta ha migliorato la proprietà e il consenso da parte del team del cliente più ampio.

IMPLEMENTAZIONE

Renoir, insieme a ciascun Management Action Team (MAT) e con il forte supporto dello Steering Committee, ha introdotto diverse iniziative di miglioramento per i due flussi di lavoro. Queste si sono concentrate sulla valutazione della produttività e sul miglioramento della gestione dei contratti, della fatturazione e della riscossione dei pagamenti.

Le attività principali per ciascuna delle linee di lavoro erano le seguenti:

1. Ottimizzazione della produttività e delle risorse
   – Introduzione di un sistema di controllo delle presenze per monitorare sistematicamente le ore effettivamente lavorate
   – Analisi dello span of control per la sede centrale del dipartimento finanziario e sviluppo di una nuova proposta di struttura organizzativa
   – Calcoli di produttività per la sede centrale del dipartimento finanziario, sette uffici regionali e ottantadue filiali, insieme all'introduzione di valutazioni delle attività giornaliere per aiutare i manager a identificare ulteriori opportunità
   – Analisi della ricollocazione della sede centrale del Dipartimento Finanza
   – Introduzione di grafici di flessibilità delle competenze per identificare e colmare le lacune di competenze dei manager e dei loro dipendenti
2. Gestione dei contratti e riscossione dei pagamenti (miglioramento AR)
   – Creazione di un gruppo di lavoro sui 20 principali debitori per focalizzare l’attenzione sul 40% del debito in sospeso e applicare il congelamento del credito per i debitori inesigibili
   – Istituzione di un gruppo di lavoro per la revisione dei contratti al fine di individuare opportunità di miglioramento relativamente alla formulazione delle clausole e delle condizioni
   – Creazione di un rating creditizio per i clienti per identificare buoni pagatori e cattivi pagatori. Sono state incoraggiate iniziative congiunte del Marketing and Finance Department per educare i cattivi pagatori e trasformarli in buoni pagatori.
   – Implementazione di sistemi di controllo della gestione dei crediti, che coprono KPI operativi giornalieri e settimanali, applicando chiamate di riscossione attive, monitorando le prestazioni tramite una dashboard e installando riunioni di revisione nella sede centrale, negli uffici regionali e nelle filiali

Sono molto soddisfatto di questo progetto, ha superato le nostre aspettative."

Presidente direttore

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