A prima vista
Renoir Consulting è stata incaricata di guidare un'iniziativa collaborativa volta a migliorare le prestazioni e l'utilizzo delle sale operatorie, nonché a migliorare l'efficacia della catena di fornitura e della gestione dell'inventario.
I risultati del progetto hanno prodotto quanto segue:
- Aumento della produttività in sala operatoria valutata a 3.8 milioni di dollari all'anno
- Miglioramento delle prestazioni puntuali del primo caso dal 74% al 98%
- Ridotta la varianza media della procedura OR del 40%
- Riduzione dell'inventario della farmacia di 3.1 milioni di dollari e miglioramento dell'accuratezza dell'inventario a portata di mano
sfondo
Il cliente è un importante ospedale accademico regionale nel Stati Uniti, che si trovava ad affrontare numerose sfide tipiche di fornitori di servizi sanitari simili, tra cui una maggiore domanda di servizi, strutture non più adeguate e costi di fornitura eccessivi.
La sfida
In genere, le prestazioni cliniche e di assistenza ai pazienti sono a uno standard molto più elevato rispetto alle prestazioni operative presso le istituzioni sanitarie accademiche. Ad esempio, i modelli di arrivo in sala operatoria (OR) sia dei medici che dei pazienti sono spesso incoerenti, con scarsa correlazione con l'orario programmato della procedura. Ciò influisce sui livelli di utilizzo della OR, riducendoli a livelli che non supportano la fattibilità finanziaria. Inoltre, le imprecisioni nella programmazione portano a frustranti ritardi nelle procedure.
Sebbene le passate iniziative di cambiamento presso l'ospedale avessero prodotto miglioramenti significativi, le prestazioni erano ancora al di sotto degli elevati standard, in parte a causa della mancanza di un approccio sistematico e della natura isolata dell'organizzazione.
La gestione centralizzata dei materiali ha funzionato bene, tuttavia le numerose organizzazioni di supporto, come Farmacia e Radiologia, hanno dimostrato notevoli opportunità di miglioramento della gestione delle forniture e dell'inventario.
Che Cosa Abbiamo Fatto
Renoir ha condotto un'analisi all'interno dell'ospedale, valutando i flussi di processo, i sistemi di controllo di gestione e i comportamenti in relazione all'efficienza della sala operatoria, del reparto di sterilizzazione e delle attività della supply chain. Sono stati identificati diversi problemi:
- La mancanza di coordinamento tra i reparti ha causato duplicazioni di documenti, priorità incoerenti e imprecisioni nella pianificazione.
- Mancanza di responsabilità e di gestione attiva del processo di gestione della programmazione delle sale operatorie e del turnover delle sale.
- Nonostante l'esistenza di un ampio monitoraggio e reporting delle prestazioni, i risultati non erano direttamente collegati agli obiettivi prestazionali chiave e il reporting non veniva effettuato tempestivamente né a tutti i partecipanti chiave.
- Pianificazione inefficace delle esigenze di attrezzature, materiali e risorse, mascherata dalla capacità del personale di reagire alle emergenze.
- Le scorte di OR venivano immagazzinate in base all'intuizione piuttosto che in base all'utilizzo storico.
- Le prestazioni di evasione degli ordini tramite carrello erano limitate dalle imprecisioni nelle schede delle preferenze e dalla mancanza di un processo di gestione della qualità nel reparto centrale di fornitura di prodotti sterili.
- La funzione di gestione dei materiali nelle aree di farmacia e supporto era solitamente di bassa priorità, con un'applicazione incoerente degli standard dell'ospedale.
- Non c'era un conteggio accurato dell'inventario effettivo disponibile
Vuoi aumentare la soddisfazione del paziente? CTA
Il Renoir Focus Process® è stato utilizzato come processo collaborativo per valutare sistematicamente le prestazioni attuali, identificare opportunità di miglioramento, e per sviluppare miglioramenti nei processi, nei sistemi di gestione e nei comportamenti. Collaborazione è la parola chiave, che ha garantito una comprensione comune dei problemi presenti e dell'impatto che stavano avendo sull'ospedale.
Questa comprensione ha portato a soluzioni e miglioramenti sviluppati e posseduti dai partecipanti e dai manager dell'area. La proprietà condivisa sviluppata nel Focus Process® ha portato alla realizzazione degli obiettivi e dei risultati del progetto che sono stati sostenibili oltre la durata del progetto.
Risultati
I risultati diretti di queste attività hanno incluso un miglioramento significativo delle prestazioni della sala operatoria.
- L'utilizzo medio delle sale operatorie è aumentato dal 68% nel periodo base a una media dell'84%.
Aumentando l'utilizzo della sala operatoria, sono stati realizzati anche miglioramenti significativi nei seguenti indicatori chiave di prestazione:
- La puntualità del primo caso è migliorata dal 74% al 98%.
- Il turnover delle camere è stato ridotto da 47 a 34 minuti.
- La varianza media delle prenotazioni delle procedure è stata ridotta del 40%.
- L'evasione degli ordini tramite carrello è aumentata dal 60% al 95%.
- La precisione della scheda di preferenza del medico OR è migliorata dal 55% all'85%.
"Ho trovato Renoir una società di consulenza altamente perspicace ed efficace, diversa da qualsiasi altra con cui abbia interagito in passato. Renoir non solo implementa i cambiamenti necessari, ma forma il tuo staff per ottenere gli strumenti necessari per analizzare ulteriormente e implementare i cambiamenti su base continuativa. Avviano l'importante cambiamento culturale necessario e gli strumenti per sostenere tali cambiamenti per fornire all'istituzione un miglioramento a lungo termine sia nei processi che nella cultura".
Professore e Presidente del Dipartimento di Anestesiologia
È stato inoltre sviluppato e implementato un modello di leadership OR. Questo modello ha contribuito a spostare l'attenzione del team di gestione dalla gestione reattiva a quella proattiva e alla risoluzione dei problemi incentrata sui risultati.
Un processo e un sistema di gestione dell'inventario sono stati implementati nella farmacia. I risultati sono stati:
- Sviluppo e implementazione di livelli di inventario che riflettessero l'utilizzo storico, con conseguente riduzione delle scorte disponibili di 3.1 milioni di dollari.
- Eliminate le rotture di stock dovute ai livelli di inventario.
Forse l'aspetto più sorprendente dell'impegno di Renoir è stato il miglioramento della comunicazione e della collaborazione tra i reparti in sala operatoria e sulle questioni relative alla supply chain. Sono stati saldamente istituiti team multidisciplinari di problem-solving attivi per garantire una cultura di miglioramento continuo.
Affronta i problemi della supply chain con un sistema di controllo di gestione.
