A prima vista
- Un importante centro medico accademico ha dovuto affrontare diverse problematiche, tra cui sistemi di gestione dei materiali point-of-care mal gestiti, gestione incoerente dell'inventario, compartimenti stagni e mancanza di approvvigionamento strategico proattivo.
- La partnership con Renoir ha prodotto un guadagno di 13.1 milioni di dollari, un miglioramento delle prestazioni della supply chain, l'implementazione di principi di approvvigionamento strategico e un nuovo approccio organizzativo alla gestione continua della supply chain.
- Questo studio di caso mette in relazione il "come" con il "cosa" dietro l'arduo compito di affrontare le sfide del cliente nell'ambito della gestione della sua supply chain.
Risultati chiave
$ 13.1M
in risparmi derivanti da un migliore approvvigionamento, inventario e gestione della farmacia
L'acquisto è diventato una funzione proattiva e strategica
Il lavoro di squadra interfunzionale ha migliorato la sostenibilità della catena di fornitura
sfondo
Gli ospedali gestiscono un inventario vasto e complesso di forniture mediche, attrezzature, prodotti farmaceutici e materiali di consumo essenziali per l'assistenza ai pazienti. Una gestione efficace dell'inventario è fondamentale per garantire la disponibilità degli articoli necessari, ridurre i costi, minimizzare gli sprechi e prevenire interruzioni nell'assistenza ai pazienti causate da esaurimento scorte o prodotti scaduti.
Tuttavia, fattori come la domanda imprevedibile di determinati farmaci e attrezzature, la criticità della disponibilità tempestiva e la complessità della gestione di diverse categorie di prodotti rappresentano sfide in questo settore. La carenza di scorte può portare all'annullamento o alla riprogrammazione di procedure, con un impatto negativo sugli esiti clinici per i pazienti. Pertanto, soluzioni di previsione avanzate e soluzioni integrate per la supply chain sono sempre più essenziali.
Il cliente è un centro medico accademico di prim'ordine negli Stati Uniti, noto per l'eccellenza clinica, l'innovazione e la ricerca. Nonostante la sua reputazione e i progressi in molti settori, la catena di approvvigionamento dell'ospedale era carente. Con migliaia di dipendenti in diverse specialità mediche e reparti di supporto, l'organizzazione operava in compartimenti stagni, il che ostacolava l'efficienza del flusso di materiali e l'ottimizzazione degli approvvigionamenti.
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Analisi
Renoir Consulting ha condotto un'analisi completa delle attività della supply chain del cliente in diversi reparti chiave, tra cui sale operatorie, sterilizzazione, cardiologia, radiologia, materiali e acquisti. L'obiettivo di questa analisi era comprendere i flussi di processo e i sistemi di controllo di gestione esistenti e il loro impatto sull'efficacia delle attività della supply chain.
L'analisi ha evidenziato diverse criticità:
- Il sistema di gestione dei materiali point-of-care del cliente non veniva gestito correttamente, causando discrepanze tra le scorte fisiche e i dati di sistema e aumentando la probabilità di situazioni di esaurimento delle scorte.
- I 'giorni di copertura' dell'inventario non venivano rivisti sistematicamente, con conseguenti fluttuazioni significative tra le scorte disponibili e quelle necessarie.
- Esistevano compartimenti stagni nella gestione della supply chain, che ostacolavano la collaborazione e l'ottimizzazione efficaci. Il reparto Acquisti si concentrava principalmente sull'elaborazione degli ordini e mancava di un approccio proattivo e a valore aggiunto. Il concetto di sourcing strategico era assente.
- Il reparto di gestione dei materiali non aveva solidi rapporti con i clienti interni e non era percepito come una funzione che aggiungeva valore.
Approccio al progetto
Renoir ha avviato il suo Focus Process™ per coinvolgere le parti interessate e stabilire un consenso sulla necessità di cambiamento. L'approccio ha incluso:
- Esecuzione di analisi diagnostiche dettagliate nei reparti chiave, tra cui sale operatorie, cardiologia, radiologia, sterilizzazione e acquisti.
- Coinvolgere team interfunzionali per sviluppare congiuntamente soluzioni e migliorare la titolarità dei processi della supply chain.
- Sottolineare il valore strategico della supply chain come motore di efficienza dei costi ed eccellenza operativa.
- Lavorando a stretto contatto con il cliente, Renoir ha facilitato lo sviluppo congiunto di soluzioni per affrontare le sfide individuate.
Implementazione/Attuazione
In collaborazione con il cliente, Renoir ha supportato l'implementazione di diverse iniziative chiave per promuovere un miglioramento sostenibile:
Miglioramenti al sistema di gestione dell'inventario : sono stati apportati miglioramenti significativi ai sistemi di inventario associati alla gestione dei materiali. Ciò ha incluso la definizione di livelli corretti per la copertura dei giorni di inventario e la garanzia di una maggiore precisione del sistema point-of-care (Pyxis).
Ristrutturazione organizzativa degli acquisti : il dipartimento acquisti ha subito una trasformazione, venendo riorganizzato in tre sottogruppi chiave: Approvvigionamento strategico, Analisi e supporto e Acquisti transazionali. L'assunzione di un Direttore dell'Approvvigionamento strategico ha ulteriormente rafforzato questo cambiamento strategico. L'attenzione si è spostata verso attività a valore aggiunto legate all'approvvigionamento strategico, mantenendo al contempo l'efficienza negli acquisti transazionali e il controllo dei costi.
Comunicazione interdipartimentale migliorata : un elemento cruciale dell'implementazione è stato promuovere una migliore comunicazione tra i dipartimenti sulle problematiche relative alla catena di approvvigionamento. Durante il progetto sono stati creati gruppi multidisciplinari, che hanno continuato a operare anche dopo la sua conclusione per consolidare e migliorare ulteriormente i risultati. Sono stati implementati processi orizzontali in tutto il centro medico per garantire operazioni più fluide della catena di approvvigionamento, con conseguenti maggiori opportunità di risparmio e migliori meccanismi di tracciamento.
Focus sull'ottimizzazione della farmacia: è stata prestata particolare attenzione al reparto di farmacia, ottenendo risparmi grazie alla risoluzione dei problemi di utilizzo, alla conversione dei farmaci di marca in generici e all'eliminazione di un accordo di "condivisione del rischio" che non era più considerato vantaggioso a causa del miglioramento delle capacità analitiche.
Risultati
La partnership tra Renoir e il cliente ha prodotto un impatto duraturo e quantificabile:
- Sono stati realizzati risparmi per 13.1 milioni di dollari tramite l'ottimizzazione delle farmacie, l'approvvigionamento strategico e il miglioramento dell'inventario.
- All'interno dell'organizzazione si è verificato un cambiamento culturale: la gestione della supply chain è ora considerata un processo di miglioramento continuo piuttosto che una funzione di back-office.
- Gli acquisti sono stati trasformati da un reparto transazionale a un partner commerciale strategico, in grado di generare valore a lungo termine.
- Le prestazioni di inventario sono migliorate, riducendo il rischio di esaurimento delle scorte e creando un processo di gestione dei materiali più affidabile.
- Sono stati istituzionalizzati team interfunzionali e processi orizzontali, consentendo operazioni più fluide nella supply chain e un migliore allineamento tra funzioni cliniche e non cliniche.
*I dettagli specifici del cliente sono stati intenzionalmente omessi per garantire la massima discrezione.
Genera risparmi significativi, aumenta l'affidabilità operativa e promuovi il cambiamento culturale con una trasformazione mirata della supply chain.
