A prima vista
- Un importante ospedale universitario con un fatturato annuo di 1.2 miliardi di dollari ha dovuto affrontare notevoli sfide nell'ambito delle sue politiche di approvvigionamento e dei processi della catena di fornitura, a causa della mancanza di informazioni sulle prestazioni e di una cultura di accettazione delle inefficienze.
- Renoir è stato incaricato di condurre una revisione e di implementare una ricostruzione completa del processo della catena di fornitura.
- L'impegno ha portato a un risparmio di 3.8 milioni di dollari e un ritorno sull'investimento di 4:1
Risultati chiave
Risparmio ottenuto di
$3.8 milioni
Riduzione sostanziale delle scorte mediante l'implementazione di un sistema di gestione delle scorte.
Ha instillato un approccio sistematico e gestito dal progetto al lavoro di squadra, analizzando le opportunità e la risoluzione dei problemi, promuovendo una mentalità imprenditoriale
sfondo
Il cliente è un importante sistema ospedaliero universitario negli Stati Uniti con un fatturato annuo di 1.2 miliardi di dollari. Essendo uno dei centri medici più quotati del paese, opera in un ambiente sanitario altamente regolamentato e complesso. Nonostante la sua reputazione di eccellenza clinica, i processi interni del cliente, in particolare nell'ambito degli acquisti e della gestione dei materiali, erano in ritardo rispetto agli standard di settore, spingendo la dirigenza a cercare supporto esterno per migliorare le prestazioni.
Analisi
Il progetto è stato avviato in seguito alle preoccupazioni del Consiglio di Amministrazione in merito alla mancanza di visibilità e controllo sulle operazioni di approvvigionamento. L'organizzazione operava senza metriche di performance affidabili e i sistemi esistenti non erano in grado di supportare il processo decisionale strategico. Una norma culturale radicata, nota internamente come "il modo in cui si fanno le cose", creava un'accettazione delle inefficienze, soprattutto nella catena di approvvigionamento.
La gravità della crisi del processo ha spinto il Consiglio a rivolgersi a un esperto esterno per una valutazione imparziale della situazione.
Approccio al progetto
Renoir ha proposto una completa ricostruzione dei processi della supply chain del cliente, basata sui principi fondamentali. Questo includeva:
- Sviluppo di un sistema completo di misurazione delle prestazioni.
- Progettare un programma di cambiamento strutturato e partecipativo per rompere la cultura dello status quo.
- Impegnarsi a raggiungere un obiettivo minimo di risparmio di 2.4 milioni di USD nel corso di un progetto della durata di più settimane.
L'approccio ha posto l'accento su un profondo coinvolgimento degli stakeholder interni attraverso i Management Action Teams (MATS) , sfruttando il Focus Process™ proprietario di Renoir per guidare una trasformazione rapida ma sostenibile.
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Implementazione/Attuazione
Il progetto ha coinvolto team di azione manageriale (Management Action Teams - MAT) composti dal personale del cliente, promuovendo un approccio partecipativo per guidare un rapido cambiamento culturale verso una "mentalità orientata al business". Durante un intenso periodo di impegno, sono state intraprese diverse attività chiave :
Pianificazione : Tutti i processi di approvvigionamento e della catena di fornitura sono stati mappati e analizzati criticamente. Sono stati condotti workshop sulla pianificazione delle azioni e sulle tecniche di risoluzione dei problemi.
Sistema di controllo gestionale : sono stati definiti elementi e parametri di riferimento per la revisione settimanale. I costi di fornitura sono stati confrontati e analizzati per individuare opportunità di standardizzazione e negoziazione.
Attuazione : Per ogni MAT sono stati sviluppati e implementati specifici piani di progetto. Sono state condotte sessioni di formazione su lavoro di squadra, risoluzione dei problemi, riunioni efficaci, benchmarking e sulla piattaforma Marketplace @Novation.
Gestione delle scorte: sono stati implementati sistemi di gestione delle scorte, con conseguente significativa riduzione delle stesse. Sono stati inoltre utilizzati strumenti di analisi della spesa per sfruttare le opportunità offerte dai Gruppi di Acquisto (GPO).
Riprogettazione dei processi : i processi di acquisto e della catena di approvvigionamento sono stati riprogettati, riducendo i costi di inventario e di approvvigionamento. I dati di benchmarking hanno permesso ai negoziatori contrattuali di ottenere prezzi migliori dai fornitori.
Gestione dei contratti: è stato introdotto un nuovo sistema di gestione dei contratti, eliminando gli aumenti dei fornitori sui contratti scaduti. Sono stati implementati un calendario mensile dei contratti e un piano d'azione per dare priorità alle opportunità di negoziazione dei contratti con i fornitori.
Gestione delle prestazioni : è stato implementato un sistema di valutazione e gli indicatori chiave di prestazione sono stati misurati e rivisti settimanalmente rispetto ai target di best practice, promuovendo una cultura orientata all'azione e un nuovo modo di lavorare.
"I processi dell'ufficio acquisti erano inefficienti e non funzionanti. La capacità di Renoir di collaborare con il nostro personale per affrontare questi problemi ha dato [al cliente] lo slancio e la sostenibilità necessari per affrontare costantemente le opportunità della catena di approvvigionamento anche in futuro."
-Direttore finanziario
Risultati
Un risparmio totale di 3.8 milioni di dollari, ben oltre l'obiettivo iniziale del progetto
Il benchmarking dei costi di fornitura e l'analisi della spesa hanno consentito la standardizzazione dei processi e negoziazioni più solide con i fornitori
Una riduzione delle scorte che ha liberato sia spazio fisico che capitale circolante.
La scorecard e le revisioni settimanali dei KPI rispetto agli obiettivi delle migliori pratiche hanno creato una cultura orientata all'azione, allontanando l'azienda dal precedente "approccio basato sul cliente".
Grazie al coinvolgimento strutturato, allo sviluppo delle competenze e al processo decisionale basato sui dati, il cliente è ora in grado di continuare a identificare e cogliere le opportunità della supply chain anche in futuro.
*Abbiamo intenzionalmente omesso i dettagli specifici del cliente per rispettare la massima riservatezza.
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