INTRODUZIONE
Il Cliente è una grande società di costruzioni a cui è stato assegnato un importante progetto autostradale che comprende cinque grandi svincoli. La strada è uno dei tanti grandi sforzi di espansione infrastrutturale per sviluppare i collegamenti di trasporto del Paese.
LA SFIDA
L'azienda aveva fatto notevoli progressi nella consegna di progetti di successo nell'anno precedente o giù di lì. Tuttavia, la dirigenza senior riteneva che ci fosse ancora un rischio spiacevolmente alto di non rispettare budget e scadenze per una serie di motivi.
Il mandato principale di Renoir era supportare l'azienda nella progettazione e nell'implementazione di strumenti e tecniche per controllare i livelli di manodopera entro i limiti di budget, mantenendo al contempo il tempestivo progresso del progetto. Ciò includeva l'aumento della produttività della manodopera e la mobilitazione e smobilitazione delle risorse di lavoro per raggiungere gli obiettivi del progetto.
APPROCCIO AL PROGETTO
Sebbene l'azienda avesse già alcuni strumenti di gestione in atto, questi necessitavano di essere perfezionati e integrati nelle prime fasi dell'incarico. Due delle principali nuove aggiunte erano la previsione delle quantità di costruzione richieste per un periodo di 4 settimane, per consentire alla risorsa di manodopera di essere correttamente allocata rispetto al lavoro da completare; e un meccanismo di rendicontazione giornaliera di tempo e quantità (TQR) per introdurre un piano giornaliero e un componente effettivo a livello di caposquadra. Dopo il perfezionamento, è stato condotto un rapido programma di formazione per capisquadra, supervisori e responsabili di cantiere.
Renoir ha creato e formato una task force per il personale in tecniche di performance management. Ciò non solo ha facilitato il trasferimento delle best practice all'azienda, ma ha anche gettato le basi per sostenere i miglioramenti una volta concluso il coinvolgimento di Renoir.
Sono stati istituiti Management Action Team (MAT) per i flussi di lavoro chiave all'interno del progetto, in cui il personale senior del Cliente si è assunto la responsabilità della corretta erogazione dei benefici. Questi comprendevano Site management, Engineers, Task Force e consulenti Renoir.
Il mandato del MAT era di garantire a) che l'implementazione fosse effettuata nelle rispettive aree senza barriere, b) che gli indicatori chiave di prestazione fossero utilizzati in modo efficace, generati dagli strumenti di sistema, e c) che le raccomandazioni sulla gestione della manodopera fossero conformi a quanto stabilito dal processo di pianificazione e controllo implementato.
Il sistema di controllo della gestione del progetto includeva riunioni settimanali con la Task Force e i MAT, in modo che i progressi fossero monitorati regolarmente e che eventuali scostamenti dal piano fossero affrontati. Un comitato direttivo composto da dirigenti senior e Renoir si riuniva ogni due settimane per valutare i progressi e rimuovere gli ostacoli al successo.
IMPLEMENTAZIONE
Dopo le sessioni di formazione iniziali, il coaching on-the-job è continuato per l'intera durata del programma. Lo stretto coinvolgimento della Task Force ha garantito che gli strumenti di gestione fossero pienamente funzionanti entro la Project Week 7.
Gli standard per le nostre operazioni sono stati stabiliti principalmente in base a tariffe preventivate, che sono state meticolosamente modificate per creare obiettivi ambiziosi, tenendo conto anche delle esigenze di manodopera per il supporto indiretto. A partire dalla quarta settimana, è stato presentato al senior management un confronto tra risultati effettivi e standard tramite una dashboard progettata con cura. Questo strumento è stato sviluppato con l'obiettivo di fornire una visione chiara dei progressi e fornire spunti per migliorare ulteriormente.
Ciò ha aiutato la direzione del sito a comprendere rapidamente l'impatto e l'importanza della produttività, comprese le prestazioni giornaliere dei dipendenti. Il sistema di pianificazione quadrisettimanale, che includeva l'identificazione delle attività programmate da completare, è stato determinante nel mantenere un controllo rigoroso sui livelli di manodopera, in quanto forniva un segnale di allarme precoce in caso di potenziale eccesso di manodopera.
I dati del dashboard giornaliero indicavano che uno dei principali fattori che contribuivano al ritardo era la mancanza di disegni, attribuita alla lenta pubblicazione dei disegni da parte dell'appaltatore principale. Una volta sviluppato il reporting sullo stato dei disegni, è emerso che la mancanza di pianificazione per identificare i requisiti principali era il principale impedimento alla tempestiva pubblicazione dei disegni.
Il piano di quattro settimane predisposto dal team di pianificazione comprendeva i requisiti di disegno e ha posto particolare attenzione alla messa a disposizione di questa documentazione, in modo che i lavori pianificati non venissero bloccati.
Una classifica dei capisquadra è stata implementata come strumento aggiuntivo per guidare le prestazioni, misurando la produttività di ogni singolo individuo con i propri team. I capisquadra hanno adottato lo strumento e si sono assunti l'impegno di ottenere una maggiore produttività dai propri team. Un evento di premiazione pubblica mensile e i premi in denaro hanno premiato i capisquadra e i supervisori in cima alla classifica; mentre i risultati settimanali sono stati pubblicizzati anche in tutto il sito.
RISULTATI CHIAVE
60%
Miglioramento della produttività rispetto al periodo di riferimento
30%
Risparmi settimanali rispetto al budget nelle ultime 4 settimane di impegno
Implementazione di un processo di pianificazione end-to-end dettagliato in combinazione con la formazione sulle competenze del personale
CONCLUSIONE
L'applicazione strategica di strumenti di pianificazione e controllo, in particolare nei progetti su larga scala, è di fondamentale importanza per il successo di un progetto. L'approccio strutturato che essi apportano alla gestione delle risorse, al monitoraggio dei progressi e alla mitigazione dei rischi migliora la produttività, il controllo dei costi e la garanzia dell'esecuzione tempestiva dei progetti.
Il miglioramento continuo della produttività durante l'impegno ha consentito all'azienda di realizzare di più con meno risorse. Le intuizioni e i controlli sono stati in grado di monitorare le esigenze realistiche di manodopera in ogni sito. Inoltre, l'azienda si è ritrovata con un set completo di strumenti installati per garantire miglioramenti delle prestazioni nei progetti futuri.
Le aziende farebbero bene a dare priorità all'integrazione di questi strumenti e metodologie nei propri sistemi di gestione, preferibilmente durante la fase di preparazione di progetti di grandi dimensioni.
