Molti dirigenti credono che per ristrutturare un'organizzazione basti mettere qualche casella e qualche riga su un pezzo di carta. Non si rendono conto che dietro questo compito c'è una scienza.
Quando le aziende si ristrutturano in fretta e senza un approccio scientifico, e licenziamenti, tagli agli stipendi e licenziamenti di personale vengono effettuati in fretta, potrebbero risentirne in una fase successiva, quando l'attività tornerà alla normalità.
Non ristrutturare in fretta
Di recente abbiamo collaborato con un cliente nella regione Asia-Pacifico per valutare la possibilità di centralizzare i suoi servizi di trasporto merci su più livelli e sedi.
Da una prospettiva strutturale, sembrava un compito facile. Potevamo semplicemente ritirare i magazzinieri e i supervisori da ogni sede o piano e creare un nuovo reparto.
Tuttavia, i magazzinieri e i supervisori avevano attività lavorative diverse e operavano in modo indipendente. Metterli insieme avrebbe causato profondi problemi procedurali.
Per esempio:
- Come verranno assegnati i compiti ai magazzinieri (un problema di processo)?
- Come possiamo garantire che i compiti siano allineati ai requisiti lavorativi (una questione di controllo)?
- Come misureremo la produttività? Quanto sono flessibili le loro competenze (un problema di risorse)?
Passare a una nuova struttura organizzativa senza affrontare queste problematiche sarebbe stato disastroso.
Ecco perché era importante innanzitutto acquisire una profonda comprensione dei processi e delle attività chiave di un'organizzazione attraverso dati e osservazione. Quindi, utilizzando i principi alla base della progettazione organizzativa, abbiamo identificato i realizzatori, i combattenti e i sostenitori dell'organizzazione. Queste informazioni ci hanno aiutato a pianificare una nuova struttura organizzativa più efficace.
Le chiavi per una ristrutturazione efficiente
Ecco alcuni punti chiave da tenere a mente quando si valuta e si ripensa la struttura della propria organizzazione:
1. Responsabilità e obblighi
È importante che i leader definiscano le responsabilità attraverso una migliore delega di autorità. Ciò non significa semplicemente spendere autorità, ma quali tipi di decisioni a quale livello dovrebbero essere prese. Troppo spesso le decisioni vengono ritardate perché vengono inutilmente trasmesse alla catena di comando.
È anche fondamentale identificare la persona giusta all'interno dell'organizzazione che sia responsabile di ogni compito e fase del processo. Con responsabilità chiare, ogni persona è maggiormente autorizzata a svolgere il lavoro.
2. Specializzazione piuttosto che generalizzazione
Nel tempo, è naturale che le persone assumano responsabilità aggiuntive che non erano nella loro descrizione del lavoro originale. Tuttavia, se la tua organizzazione è composta principalmente da generalisti, piuttosto che da specialisti, è probabile che la tua performance complessiva ne risenta.
Quando ruoli e responsabilità sono chiaramente definiti, le persone saranno in grado di concentrarsi maggiormente sulle loro responsabilità chiave. Ciò porterà a un output di qualità superiore, ottenuto più rapidamente e a un costo inferiore.
È inoltre utile applicare la matrice RACI (responsabile, rendicontabile, consultato, informato) per definire chi è responsabile di ciascuna attività e chi deve essere consultato e informato a ogni passaggio.
3. Confini e limiti del controllo
Se i confini non sono chiari, ciò può portare a uno spreco di risorse umane, a processi inefficienti e a un aumento dei costi operativi.
Ad esempio, in uno dei nostri progetti, abbiamo scoperto che il cliente aveva 14 livelli di ruoli. Tuttavia, questi erano suddivisi in base al livello di retribuzione, che non era necessariamente correlato ai livelli di responsabilità o esperienza. L'organizzazione ha finito per pagare più del dovuto per una larga parte del suo personale mentre i livelli di supervisione erano inadeguati. Ciò porterà a inefficienza.
Considera la scienza
Una progettazione organizzativa efficace implica la creazione di una struttura che supporti l'impiego più efficace delle risorse e dei processi nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione.
Ma troppo spesso, quando le aziende sono frustrate dalle prestazioni, progettano una nuova struttura ignorando le profonde implicazioni che ciò ha sulle risorse, sui processi e sui controlli.
Per evitare ciò, adotta l'approccio scientifico. Ciò ti consentirà di progettare una nuova struttura per la tua organizzazione che funzioni davvero, fornendo una solida base per il suo successo futuro.
