Tutti sanno che per un'azienda è utile sapere come individuare le iniziative giuste e come realizzarle.
Per garantire che ciò avvenga, molte aziende dispongono di un Project Management Office (PMO) responsabile della supervisione delle iniziative, assicurandosi che procedano come previsto e che producano i risultati attesi.
Oltre al PMO, il Transformation Management Office (TMO) è un PMO più la gestione strategica.
Un TMO nasce quando a volte i PMO non sono allineati alla direzione strategica e alle esigenze dell'azienda. I TMO allineano iniziative e progetti alla visione, alla missione, agli obiettivi e agli scopi di un'azienda e, cosa più importante, assicurano che le reali esigenze aziendali siano identificate e affrontate.
Ciò non significa che il TMO sia sempre la scelta migliore.
"Sono entrambe valide", afferma Max Ferrin, Transformation Programme Director per l'Asia di Renoir Consulting. La necessità di un PMO o di un TMO dipende dalla maturità dell'azienda.
Ad esempio, un'organizzazione potrebbe avere una chiara comprensione della propria missione e visione per un'iniziativa di trasformazione digitale (DX). Sanno cosa vogliono. Vogliono solo che qualcuno realizzi la trasformazione per loro.
"Di conseguenza, c'è meno bisogno di concentrarsi sulla strategia. C'è un approccio sufficiente per andare avanti con la trasformazione digitale. Un PMO sarà sufficiente per concentrarsi sulla sua attuazione".
Tuttavia, ci sono alcune aziende che hanno bisogno di una visione più chiara delle loro reali esigenze e di come allineare la missione e la visione dell'azienda con l'iniziativa DX. Ecco quando un TMO è molto efficace.
"Il TMO è molto più onnicomprensivo del PMO. Trasmette e allinea la visione e la missione dell'azienda con la consegna della trasformazione", afferma.
Il ruolo del TMO nella trasformazione digitale
Molti programmi DX non riescono a soddisfare le aspettative che erano state propinate all'organizzazione.
Ciò che spesso accade è che un'organizzazione si lega a un nuovo strumento digitale, spendendo milioni su di esso. Tuttavia, dopo l'implementazione, l'organizzazione finisce per non ottenere il miglior ritorno sull'investimento a causa di un fallimento nell'allineamento dell'iniziativa DX alla strategia e alle esigenze aziendali dell'organizzazione.
Situazioni come queste possono essere evitate con un TMO, che garantisce che la DX sia allineata alle esigenze e abbia un reale business case.
"Una delle cose fondamentali che facciamo ogni volta che forniamo DX è innanzitutto capire quali sono le esigenze di un'organizzazione percepito le esigenze sono e poi comprendere e definire il suo di rose esigenze", afferma Ferrin, che ha istituito TMO per iniziative DX in tutto il mondo.
Per fare ciò, dobbiamo trovare un equilibrio tra ciò che l’organizzazione pensa della ricerca di mercato di cosa ha bisogno e di cosa ha realmente bisogno, aggiunge.
"Una volta comprese le iniziative necessarie, iniziamo a creare la roadmap della trasformazione, dove diamo priorità alle iniziative: iniziamo con quelle che apporteranno il cambiamento più grande o più fondamentale".
Alcune delle caratteristiche principali dei nostri TMO includono:
- Strumenti di implementazione della strategia collaudati e testati.
- Brutale onestà per quanto riguarda le esigenze aziendali.
- Imparzialità nell'identificazione e nell'approvvigionamento delle soluzioni.
- Un ritmo di attuazione più rapido.
- Gestione imparziale delle problematiche.
- Metodi unici di gestione del cambiamento: non solo tecnici, ma anche tattici.
- Trasparenza nella consegna dei risultati.
"L'obiettivo di un TMO è comprendere meglio cosa è necessario per l'azienda e, se appropriato, quali iniziative DX completano gli sforzi", afferma Ferrin.
Vantaggi di un TMO o PMO esterno
Indipendentemente dal fatto che si tratti di un TMO o di un PMO, l'osservazione più profonda è se uno dei due esista davvero. Nonostante i vantaggi che apportano, la maggior parte delle aziende non ha TMO o PMO.
Uno dei motivi per cui i TMO o PMO interni sono così rari è dovuto alla natura stessa del dipartimento.
Innanzitutto, la funzione del dipartimento è un incubo tattico. Spesso si scende a compromessi a causa di politica interna. Nonostante le migliori intenzioni, i programmi sono spesso annacquati o debolmente giustificati per mantenere tutti gli stakeholder contenti, indipendentemente dal fatto che le esigenze aziendali siano affrontate o meno.
In secondo luogo, potrebbe mancare la conoscenza all'interno dell'organizzazione, ad esempio la consapevolezza del panorama delle soluzioni digitali.
E ancora, le iniziative di cambiamento passate potrebbero essere fallite e, di conseguenza, le risorse più talentuose vedono il distacco presso un PMO come una proposta rischiosa che ostacola il loro percorso di carriera.
E naturalmente, mentre le iniziative di cambiamento sono importanti, molte aziende non le ritengono urgenti. L'urgenza ha sempre la meglio sull'importanza: le persone non riescono a vedere la foresta per tutti gli alberi che intralciano il loro cammino. Il dipendente che affronta rapidamente un reclamo di un cliente viene elogiato, ma il dipendente che richiede strumenti migliori viene messo da parte.
Questi sono alcuni dei motivi per cui un TMO o un PMO esterno dovrebbe meritare di essere preso in considerazione.
I TMO o PMO esterni non devono fare i conti con i campi minati politici. Portano la conoscenza, l'energia e la spinta che all'organizzazione potrebbero mancare.
Un impegno Renoir TMO o PMO va oltre la semplice impostazione del successo. Collaboriamo con le aziende a lungo termine per rendere i loro sogni realtà.
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