In una fredda domenica del 14 aprile 1912, il Royal Mail Steamer Titanic colpì un iceberg. Affondò in tre ore. A bordo c'erano 2,224 passeggeri e membri dell'equipaggio. Morirono più di 1,500 persone.
La storia ha registrato la serie di cattive decisioni che hanno portato all'affondamento del RMS Titanic. Come un operatore radio wireless ha ignorato un avviso chiave sull'iceberg. Che il Titanic trasportava solo scialuppe di salvataggio sufficienti per metà delle persone a bordo. O come i costruttori della nave hanno cercato di tagliare i costi utilizzando rivetti di scarsa qualità, che potrebbero aver indebolito lo scafo e causato la sua rottura quando la nave ha colpito l'iceberg.
La tragica fine del Titanic è un agghiacciante promemoria del fatto che decisioni apparentemente piccole e sbagliate possono avere conseguenze enormi.
Molti capitani di aziende navigano inconsapevolmente verso gli iceberg, ignari delle perdite nascoste che stanno erodendo i loro profitti.
La maggior parte delle aziende non ha un quadro completo delle proprie perdite. Molte perdite non sono registrate e quindi nascoste.
Ad esempio, una volta abbiamo avuto a che fare con un cliente in cui un terzo di tutti i suoi ordini di vendita non conteneva le informazioni necessarie. Una domanda su tre è stata rielaborata, i rappresentanti di vendita hanno dovuto contattare nuovamente i clienti per avere chiarimenti, il che ha portato all'insoddisfazione dei clienti. Ciò ha anche rallentato i tempi di elaborazione degli ordini di vendita e ha aggiunto molte più ore di lavoro del necessario.
In tempi prosperi, situazioni come queste venivano tollerate e persino cancellate. Ma nell'ambiente difficile di oggi, le inefficienze di qualsiasi tipo devono essere considerate perdite perché possono impedire a un'organizzazione di raggiungere i suoi veri obiettivi.
Prendi il controllo delle tue perdite nascoste
Molte aziende soffrono della "sindrome dell'iceberg", in cui le decisioni vengono prese in base a ciò che si vede sopra la superficie, ma ignorano ciò che è nascosto sotto. E come un iceberg, il 90% dei problemi è spesso nascosto sotto la superficie, inosservato. Di conseguenza, le aziende non hanno un quadro chiaro di come il business viene influenzato e di cosa è necessario per porre rimedio al problema.
Le aziende di successo prendono le decisioni giuste per minimizzare le perdite e massimizzare i guadagni. Lo fanno valutando continuamente le loro operazioni per scoprire cosa c'è sotto la superficie.
Ecco come puoi risolvere il problema delle perdite nascoste della tua azienda:
1. Definire il problema
Per prima cosa, identifica gli obiettivi, l'ambito, i giocatori e le aree di lavoro su cui devi lavorare. Quindi, identifica i membri di un team che faranno un brainstorming di un elenco di tutte le principali attività, input, output e decisioni nel processo attuale.
2. Raccogli le informazioni giuste
Quando parli con le persone, non chiedere solo le misure di performance del processo, ma anche le misure di input e di esecuzione del processo. Ad esempio, il fatturato delle vendite è una misura di performance del processo, ma il numero di chiamate di vendita è una misura di input e il tempo di elaborazione dell'ordine è un esempio di misura di esecuzione.
3. Elaborare le informazioni
Ad esempio, potrebbe esserci un documento formale di richiesta di acquisto, ma informalmente, alcune persone potrebbero richiedere materiali tramite telefono o e-mail. Gli ultimi due metodi devono essere inclusi nel processo di raccolta delle informazioni.
A volte, i dipendenti potrebbero aver bisogno di essere spinti a scoprire i processi informali. Fate in modo che le persone descrivano, con parole proprie, come accadono realmente gli eventi. È allora che i processi informali emergono dalle profondità.
4. Mappare il processo e prendere la decisione
È il momento di convertire le informazioni raccolte in una mappa dei processi.
La mappa di processo è uno strumento semplice che fornisce una comprensione dettagliata di ciò che avviene in un processo. Serve anche come un documento utile che può essere "interrogato" per creare un processo migliore.
Sulla base delle informazioni raccolte, identifica gli stakeholder coinvolti nelle attività stabilite nella mappa del processo. Lavora con loro sulla mappa del processo, verifica che sia corretta e metti in discussione ogni passaggio.
Registrate eventuali osservazioni o critiche e accertatevi di stabilire le loro cause profonde. Questa conoscenza è importante nel passaggio successivo.
5. Sviluppare le soluzioni e prendere la decisione
È fondamentale includere i punti di vista di tutte le parti interessate nel processo decisionale. Non solo saranno direttamente influenzati dal cambiamento, ma avranno anche importanti spunti che possono aiutare a sviluppare la soluzione.
Ad esempio, questi stakeholder possono aiutare a identificare attività non di valore e fare brainstorming su modi per rimuoverle. Possono anche escogitare modi per ridurre il tempo impiegato per svolgere le attività rimanenti.
Tenendo conto delle loro opinioni, si creerà un senso di appartenenza e i cambiamenti saranno sostenibili.
6. Implementare e sostenere le prestazioni
Per garantire che il nuovo processo venga adottato completamente dalla forza lavoro, è essenziale il coaching sul posto di lavoro. I lavoratori devono essere formati direttamente per svolgere i loro nuovi compiti finché non diventi una seconda natura.
Abbiamo scoperto che spesso è meglio utilizzare mappe di processo anziché procedure scritte per formare la forza lavoro, perché sono più facilmente comprensibili e forniscono una visione migliore di come il loro ruolo si integra nell'intero sforzo.
Comprendere la radice delle perdite nascoste
Ecco alcune domande che le organizzazioni dovrebbero porsi regolarmente:
- Conosci le tue perdite nascoste?
- Hai identificato le cause profonde?
- Stai misurando i parametri giusti?
- Avresti potuto gestire meglio la crisi se avessi preso in considerazione informazioni di cui non sapevi di avere accesso?
- E che dire delle informazioni di cui non sapevi di aver bisogno, ovvero le famose incognite di Donald Rumsfeld?
È probabile che sia intervenuta una combinazione di alcuni o di tutti questi fattori.
Per tenere sotto controllo le perdite nascoste e anticipare la concorrenza, un'azienda deve sapere come funzionano le cose dentro e fuori e come migliorarle. Le mappe di processo sono ottimi strumenti per facilitare tale comprensione.
Inoltre, i processi devono essere controllati utilizzando le misure di input ed esecuzione, nonché i livelli di performance di output nel ciclo plan-do-check-action che chiamiamo Management Control System. Questo ci avvisa ogni volta che una perdita nascosta potrebbe ripresentarsi.
Le nostre soluzioni personalizzate, sviluppate insieme ai manager e al personale aziendale, forniscono alle aziende gli strumenti per capire dove si nascondono le perdite, in modo da poterle affrontare. Contattaci per iniziare il tuo percorso di trasformazione.
