Nel corso della storia umana, le persone hanno trasmesso la loro conoscenza di mestieri e mestieri agli apprendisti e le aziende familiari hanno trasmesso la loro conoscenza accumulata alla generazione successiva. Tuttavia, la gestione della conoscenza (KM) come la intendiamo oggi ha iniziato a decollare negli anni '1980 e '90.
In poche parole, la KM consiste nel rendere disponibile la conoscenza giusta alle persone giuste quando ne hanno bisogno. Si tratta di assicurarsi che l'organizzazione possa imparare e poi recuperare e utilizzare quella conoscenza per ottenere benefici e, si spera, un vantaggio competitivo!
Gli astuti CEO hanno riconosciuto che la proprietà intellettuale era un bene enorme e che, attentamente categorizzata, archiviata, resa accessibile e utilizzata in modo efficace, avrebbe potuto determinare importanti miglioramenti nei profitti. Le società di consulenza aziendale, per le quali la conoscenza è senza dubbio un bene fondamentale, sono state tra le prime aziende a unirsi alla corsa all'aggregazione delle proprie conoscenze. Il rapido coinvolgimento con le nuove tecnologie informatiche ha consentito loro di ottenere un facile accesso alla loro ricchezza di conoscenze accumulate e di generare valore.
Oggigiorno la gestione della conoscenza è un termine di moda nella maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni, ma, come ho potuto constatare in numerosi settori in tutto il mondo, spesso è inefficace.
In recenti progetti di produzione chimica in Asia, trasporti pubblici in Nuova Zelanda e telecomunicazioni nel Regno Unito, abbiamo riscontrato problemi simili con i programmi KM dei clienti. Questi hanno incluso una mancanza di attenzione alla categorizzazione, scarsa accessibilità, dati errati e mancanti e, soprattutto, l'incapacità di utilizzare l'enorme quantità di dati disponibili per qualsiasi effetto benefico.
Una KM veramente efficace fornisce una gestione sistematica delle risorse di conoscenza di un'organizzazione, creando valore e soddisfacendo requisiti tattici e strategici. Comprende tutte le iniziative, i processi, le strategie e i sistemi pertinenti che sostengono e migliorano l'archiviazione, la valutazione, la condivisione, il perfezionamento e la creazione di conoscenza.
Se sospetti di non riuscire a gestire correttamente la conoscenza all'interno della tua organizzazione, è una buona idea tornare alle basi. Ecco alcuni punti chiave da considerare:
1. Dove e in quali forme la conoscenza esiste all'interno della tua organizzazione
2. Come generare o acquisire al meglio nuove conoscenze rilevanti
3. Come promuovere una cultura favorevole all’apprendimento e alla condivisione della conoscenza
4. Come rendere la conoscenza giusta disponibile alle persone giuste al momento giusto
5. Come gestire questi fattori per migliorare le prestazioni, considerando gli obiettivi strategici della tua organizzazione e le opportunità e minacce a breve termine
Come molti dei nostri clienti, la risorsa principale di una società di consulenza è la sua conoscenza intrinseca, quindi è ovviamente fondamentale che ne traiamo il massimo vantaggio. Quindi, come abbiamo messo in pratica le nostre parole?
Quando ho parlato con il nostro Knowledge Manager, Rick Smith, mi ha confermato che la nostra infrastruttura KM dinamica, supportata dalla nostra cultura di condivisione della conoscenza, è fondamentale per offrire il massimo livello di servizi di consulenza ai nostri clienti. Mi ha spiegato che quando è entrato in Renoir nel 2011, sebbene la nostra intranet avesse alcune buone funzionalità con cui lavorare, la sua funzionalità era insufficiente, obsoleta e poco intuitiva. Inoltre, non era facilmente scalabile. Questi aspetti negativi superavano di gran lunga quelli positivi.
Ha calcolato che il nostro personale dipendente dalla conoscenza (il 70% della nostra forza lavoro) impiegava circa quattro ore alla settimana ciascuno nella ricerca di documenti e modelli pertinenti e circa sei ore alla settimana nella "reinvenzione della ruota". Un'analisi interna ha suggerito che una soluzione di ricerca e gestione della conoscenza più solida potrebbe farci risparmiare oltre 500,000 sterline all'anno grazie a una produttività migliorata.
Quel business case gli ha dato il via libera per rinnovare il nostro sistema di gestione della conoscenza e i processi correlati, concentrandosi principalmente sulla gestione dei documenti e sul coinvolgimento dei clienti.
Rick ha deciso che l'approccio migliore sarebbe stato quello di dividere la nostra gestione dei documenti in due aree:
- Documenti campione incentrati su ogni settore verticale e metodologie, strumenti, modelli e best practice rilevanti
- File specifici del cliente relativi a vendite, analisi, amministrazione del progetto e risultati
Questo sistema efficiente ci consentirebbe di fornire alle persone interessate un facile accesso alle informazioni giuste, aumentando le nostre competenze chiave con effetti positivi immediati.
Per quanto riguarda l'implementazione, Rick e il suo team hanno applicato le best practice KM e tecniche personalizzate che hanno dimostrato di funzionare nell'arena della consulenza. Ciò ha consentito loro di risparmiare tempo prezioso, così noi e i nostri clienti abbiamo potuto iniziare a trarre vantaggio dal nuovo sistema il prima possibile.
Che differenza ha fatto?
Con oltre due decenni di esperienza nella consulenza, abbiamo lavorato con clienti in tutto il mondo in praticamente ogni settore immaginabile. Oggi, prima di intraprendere un progetto, il nostro sistema KM consente ai nostri consulenti di raccogliere dati da progetti passati pertinenti, come i tipici risultati e le insidie del settore, le aree di opportunità e i ritorni sugli investimenti. Ciò consente loro di partire davvero alla grande.
I consulenti Renoir possono ora utilizzare in modo fluido ed efficace la nostra knowledge base per aiutare le aziende a migliorare la loro produttività e redditività. Un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno significa che possono lavorare in modo più efficiente e dedicare più tempo ad aiutare effettivamente i clienti.
I nostri sistemi di gestione della conoscenza consentono inoltre ai consulenti di individuare e contattare colleghi dotati di competenze e conoscenze specialistiche pertinenti quando necessitano di consigli, informazioni o assistenza.
Ora, quando i clienti si affidano a Renoir Consulting per un progetto, possono essere certi che trarranno vantaggio dalla conoscenza collettiva dell'intera organizzazione.
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