Sekilas
- Sebuah perusahaan pengolahan hasil pertanian dan FMCG bermerek terkemuka dan diakui secara internasional mengakuisisi kapal baru yang memerlukan perbaikan rutin serta pemindahan dan pemasangan pabrik pengolahan lengkap untuk memperoleh sertifikasi penuh.
- Konsultan Renoir memberikan dukungan untuk proyek satu kali ini dengan mengadaptasi berbagai aspek prosedur operasi standar perbaikan dan elemen sistem pengendalian manajemen.
- Terdapat peningkatan kinerja yang signifikan dalam perencanaan dan pelaksanaan perbaikan, yang menghasilkan penurunan waktu perbaikan kapal penangkap ikan mereka sebesar 30%.
Latar Belakang
Klien kami adalah perusahaan terkemuka dan diakui secara internasional hidangan laut, bisnis pengolahan hasil pertanian dan Barang Konsumsi Cepat Saji (FMCG) bermerek. Operasi mereka meliputi seluruh rantai nilai mulai dari memanen hasil tangkapan menjadi berbagai produk makanan laut dingin dan beku, hingga penjualan, memastikan bahwa produk tersebut memenuhi harapan pelanggan. Produk hasil tangkapan alam liar dan hasil budidaya mereka dikemas dan dipasarkan kepada pelanggan lokal dan internasional.
Operasinya dibagi menjadi:
- Armada pembeku, yang menangkap, memproses, mengemas, dan membekukan produk jadi di laut untuk pengiriman selanjutnya ke pasar ekspor. Kapal-kapal ini dapat menghabiskan waktu hingga enam minggu di laut;
- Armada segar, yang menangkap, mengolah sebagian, dan mendinginkan makanan laut untuk dikirim ke pabrik di darat guna diproses lebih lanjut. Jumlah hari di laut bagi kapal-kapal ini dibatasi oleh usia ikan tertua yang ditangkap, sehingga mereka dapat menghabiskan waktu maksimal enam hari di laut.
Renoir sebelumnya dilibatkan oleh klien untuk memaksimalkan waktu penangkapan ikan armada kapal guna meningkatkan kinerja operasional dan profitabilitas. Dalam penugasan sebelumnya ini, klien berhasil meningkatkan jumlah hari melaut sebanyak 140%, sehingga menambah 134 hari penangkapan ikan per tahun di armada yang terdiri dari delapan kapal. Baca lebih lanjut tentang pendekatan proyek, implementasi dan hasil penting lainnya.
Tantangan
Kapal-kapal diharuskan menjalani siklus pemeriksaan rutin, termasuk dok kering dan penghentian perawatan atau perbaikan yang diperpanjang. Aktivitas utama pada kapal atau fasilitasnya dikategorikan sebagai 'Proyek Perbaikan'. Aktivitas tersebut melibatkan pengeluaran yang signifikan, baik dalam hal biaya langsung maupun dampak tidak langsung dari berkurangnya ketersediaan kapal pada divisi armada.
Klien kami memperoleh kapal baru yang memerlukan perbaikan rutin serta pemindahan dan pemasangan pabrik pemrosesan lengkap untuk memperoleh sertifikasi penuh.
Setelah keberhasilan proyek sebelumnya dengan Renoir, kami kembali dilibatkan untuk mendukung proyek satu kali ini dengan mengadaptasi berbagai aspek prosedur operasi standar perbaikan dan elemen sistem pengendalian manajemen.
Sampel
Konsultan Renoir dan personel klien melakukan analisis dan mengidentifikasi masalah berikut untuk proyek ini:
- Sumber daya tidak mencukupi: Kapasitas dan keterampilan yang dibutuhkan untuk perencanaan proyek, manajemen pengadaan, pengendalian biaya, dan pemantauan proyek selama pelaksanaan kurang karena hanya satu orang yang ditugaskan dan/atau bertanggung jawab untuk semua tugas.
- Kurangnya struktur dalam pengembangan ruang lingkup: Proses perencanaan tidak memiliki pedoman yang jelas untuk pengembangan lingkup pekerjaan. Sebaliknya, lingkup pekerjaan berfungsi sebagai tempat penyimpanan semua tugas pemeliharaan dan perbaikan yang belum diselesaikan, tanpa jadwal yang ditetapkan untuk penyelesaian perbaikan yang direncanakan.
- Manajemen biaya yang tidak memadai: Persentase pengeluaran yang signifikan terjadi tanpa mengikuti prosedur pengadaan yang tepat. Pengendalian dan pelaporan biaya bersifat informal, yang mengakibatkan seringnya terjadi kenaikan biaya yang tidak terduga dan keterlambatan yang lama dalam mengomunikasikan total biaya proyek kepada organisasi.
- Estimasi perbaikan yang buruk: Proyek perbaikan secara berkala melampaui biaya yang dianggarkan dan mengalami kelebihan biaya yang tidak terduga. Durasi standar yang digunakan untuk perencanaan tidak sesuai dengan cakupan pekerjaan yang sebenarnya.
Implementasi proyek
Berdasarkan permasalahan yang diidentifikasi selama fase analisis, inisiatif berikut diprakarsai dan/atau dilaksanakan:
1. Menerapkan Prosedur Operasi Standar (SOP). Mengembangkan rencana terperinci dengan jadwal dan tonggak sejarah untuk memastikan waktu yang cukup untuk perencanaan ruang lingkup dan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan.
2. Menetapkan struktur organisasi baru. Merancang dan menyediakan staf untuk struktur baru dengan perpaduan yang seimbang antara keahlian teknis, keterampilan perencanaan, keterampilan manajemen biaya, dan keterampilan pengawasan. Selain itu, matriks tanggung jawab yang komprehensif dikembangkan untuk semua langkah dalam SOP, yang menyelaraskan Departemen Refit dengan organisasi armada yang lebih luas.
3. Memasang Sistem Kontrol Manajemen (MCS). Instalasi tersebut meliputi peralatan untuk memfasilitasi perencanaan ruang lingkup, mengkategorikan setiap tugas berdasarkan prioritas; kontrol untuk memantau kemajuan perencanaan terhadap SOP; rencana proyek tingkat tinggi, yang memungkinkan pengembangan jalur kritis dan penentuan durasi pelaksanaan proyek secara keseluruhan; lembar kerja manajemen biaya dan laporan biaya, termasuk biaya untuk kontinjensi berdasarkan temuan inspeksi historis.
“Tahun lalu merupakan pengalaman yang luar biasa bagi departemen teknis armada di organisasi kami dengan kelompok konsultan Renoir yang bekerja di bisnis kami. Setelah menganalisis berbagai aspek bisnis, alat dan prosedur tertentu diperkenalkan yang telah meningkatkan bisnis. Saat ini, prosedur yang telah diperkenalkan digunakan setiap hari dan akan sulit untuk menjalankan bisnis tanpa prosedur tersebut.”
– Manajer Teknis
Hasil
Pengurangan waktu perbaikan rata-rata sebesar 30%, dari 68 hari menjadi 47 hari
Peningkatan hari penangkapan ikan sebesar 21 hari per kapal
Peningkatan pengendalian biaya, transparansi dan pelaporan tepat waktu
Perencanaan dan pelaksanaan perbaikan telah mengalami transformasi kinerja. Fokus saat ini adalah pada perencanaan pra-eksekusi, yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam fleksibilitas manajemen kapasitas armada. Selain itu, prediktabilitas biaya dan durasi perbaikan telah meningkat secara signifikan, sehingga mengurangi kejutan dalam kedua aspek tersebut.
*Kami sengaja menghilangkan rincian khusus klien untuk menjaga kerahasiaan yang ketat.
Apakah Anda ingin meningkatkan efisiensi proyek untuk meningkatkan margin dan laba perusahaan Anda?
