Sekilas
- Penyedia logistik mendesain ulang proses in-hub untuk meningkatkan perencanaan dan efisiensi tenaga kerja
- Mencapai tingkat pemenuhan 90% dan pengiriman tepat waktu 94% dengan pemantauan kinerja yang ditingkatkan
- Memperbarui sistem kontrol manajemen untuk manajemen kinerja dan visibilitas yang lebih baik
Latar Belakang
Klien tersebut merupakan pemimpin pasar dalam bidang logistik di Asia Tenggara dengan lebih dari 1,200 cabang di seluruh negeri dan luar negeri. Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan kepada konsumen dan bisnis termasuk logistik surat, paket, dan kargo, pembayaran tagihan, pengiriman uang, pergudangan, cross-docking, dan pembayaran tunai saat pengiriman. Keinginan perusahaan untuk memperkuat posisinya sebagai pemimpin pasar melalui peningkatan berkelanjutan mendorong mereka untuk bermitra dengan Renoir Consulting.
Tantangan
Ketika klien pertama kali menghubungi, supervisor lini pertama dan kedua menghabiskan banyak waktu untuk kegiatan administratif, alih-alih secara aktif mengelola staf dan memastikan akuntabilitas dan kinerja mereka. Akibatnya, tingkat produktivitas, kepatuhan terhadap prosedur, dan kinerja pengiriman tetap rendah.
Tim Renoir menemukan beberapa area kunci berikut yang perlu ditingkatkan selama analisis mereka:
Kurangnya Sistem dan Praktik Pengendalian Manajemen
Kami menemukan bahwa praktik pengendalian manajemen dan data manajemen kinerja klien dalam bentuk KPI dan SLA tidak memadai. Diperlukan sistem yang lebih baik untuk merencanakan dan mengendalikan kinerja pada titik pelaksanaan dan memberi klien visibilitas dan pengawasan yang lebih baik atas kinerja karyawan.
Perencanaan Tenaga Kerja Strategis Terbatas
Pada awal proyek, terdapat kekurangan pendekatan sistematis terhadap perencanaan tenaga kerja, yang menunjukkan variasi signifikan dalam kinerja karyawan. Standar jumlah pengiriman per pengemudi, misalnya, sangat bervariasi dan KPI yang lebih jelas perlu ditetapkan.
“Renoir berperan penting dalam mengubah organisasi kami menjadi organisasi yang berbasis data, melalui penerapan sistem pengendalian manajemen, visibilitas, dan pengawasan aktif.”
– Kepala Pemasaran
Rentang Kendali yang Tidak Konsisten dan Terlalu Luas
Rentang kendali (SOC) klien menunjukkan adanya ketidakseimbangan jumlah bawahan langsung di berbagai tingkatan departemen pengiriman, dan ada kebutuhan untuk mengurangi jumlah bawahan per manajer.
Kurangnya Analisis Akar Penyebab
Penyimpangan terhadap metrik kinerja atau rencana klien tidak disoroti dan Analisis Akar Penyebab (RCA) tidak dilakukan secara sistematis untuk memahami apa yang salah, bagaimana mencegah kejadian di masa mendatang, atau bagaimana melakukan perbaikan.
Secara keseluruhan, analisis menunjukkan bahwa terdapat kebutuhan akan perbaikan proses bisnis dan sistem pengendalian manajemen karena sistem yang ada tidak memadai, yang mengakibatkan tingkat kepegawaian yang suboptimal, kinerja pengiriman yang rendah, dan inefisiensi operasional.
Apa yang kita lakukan
Untuk mengatasi masalah ini, dibentuklah Tim Keunggulan Proses yang terdiri dari 6 anggota gugus tugas LBC penuh waktu di bawah bimbingan dukungan Renoir penuh waktu. Pendekatannya adalah menerapkan inisiatif utama, atau Cara Kerja Baru (New Ways of Working/NWOWs) , di 2 pusat pengiriman sebagai langkah awal untuk uji coba.
Setelah pengalaman dan pemahaman lebih lanjut diperoleh, NWOW serupa akan diluncurkan ke 16 hub lain di Pulau Luzon. Sebuah komite pengarah juga dibentuk, yang terdiri dari para eksekutif senior, manajer pengiriman teratas, dan manajemen Renoir, untuk meninjau kemajuan proyek, kinerja setiap hub pengiriman, membuat keputusan, dan menghilangkan hambatan.
Hasil Utama
Proses in-hub yang efisien & perencanaan tenaga kerja untuk zona pengiriman
Kinerja pengiriman tepat waktu meningkat sebesar 18%
Dengan KPI kinerja pemenuhan harian yang baru, mencapai tingkat pemenuhan 90%
Sistem Pengendalian Manajemen yang tangguh untuk semua tingkatan manajemen
Pendekatan proyek
Kegiatan utama yang dilakukan selama tahap implementasi proyek adalah sebagai berikut:
Rekayasa Ulang Proses Bisnis
Mendesain ulang proses in-hub untuk mengalokasikan tenaga kerja dengan lebih baik dan meningkatkan kinerja pengiriman. Seluruh proses pengiriman dipecah menjadi tiga tahap, yaitu pra-pengiriman, pengiriman, dan pasca-pengiriman. Setiap tahap diberi sumber daya tenaga kerjanya sendiri dengan peran dan tanggung jawab yang jelas.
Siap meningkatkan efisiensi operasional organisasi Anda?
Perencanaan Tenaga Kerja yang Dioptimalkan
Peningkatan perencanaan zona per orang pengantar diprioritaskan untuk meningkatkan produktivitas dan mengelola beban kerja. Dengan setiap zona pengantaran yang ditetapkan, kapasitas per pengemudi kemudian dapat ditentukan dan digunakan untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan memperkirakan volume.
Desain Organisasi
Desain dan struktur organisasi yang ada didefinisikan ulang untuk mengurangi rentang kendali di antara manajer regional, manajer pengiriman, dan pemimpin tim. Hal ini memberikan konsistensi yang lebih besar dalam jumlah bawahan untuk mengelola tenaga kerja dengan lebih mudah.
Perangkat & Sistem Pemantauan yang Ditingkatkan
Perangkat genggam digunakan di seluruh tim pengiriman dengan berbagai penyempurnaan yang diterapkan di sepanjang jalan untuk memudahkan pelacakan pengemudi dan kinerja mereka dalam memenuhi KPI pengiriman. Sementara itu, daftar periksa dikembangkan dan diterapkan untuk memantau kondisi sepeda motor dan van, guna mencegah kerusakan yang tidak perlu.
Sistem Pengendalian Manajemen yang Diperbarui
Sistem pengendalian manajemen (MCS) yang kuat telah dipasang untuk memastikan NWOW (New Work-Oriented Work) diimplementasikan di semua tingkatan. MCS kemudian akan mendorong implementasi laporan manajemen dan KPI (Key Performance Indicators) yang terstandarisasi, termasuk tinjauan kinerja reguler, baik secara lokal maupun regional. Analisis akar penyebab kemudian digunakan jika sesuai untuk mengidentifikasi masalah inti dalam proses bisnis apa pun. Selain itu, MCS sekarang juga mendorong akuntabilitas di semua tingkatan manajemen.
Hasil
Proses in-hub yang didesain ulang dan tim pra-pengiriman yang baru disiapkan mempercepat penyortiran paket dan kargo, menghasilkan lebih banyak pengiriman per hari.
Dengan peran dan tanggung jawab yang lebih jelas untuk semua level, budaya akuntabilitas tercipta dalam organisasi. Harapan didukung dengan penerapan KPI yang ditetapkan dengan jelas seperti tingkat pemenuhan, yang memungkinkan manajemen kinerja yang tepat waktu. Setiap tim kini memiliki target harian dengan pelaporan paket dan kargo yang tidak terkirim dan pemahaman yang jelas tentang alasan tidak terkirimnya paket.
Hasilnya, klien berhasil mencapai 94% pengiriman tepat waktu terhadap target awalnya sebesar 80% di awal proyek.
Apakah proses bisnis dan alur kerja Anda dirancang sebagaimana mestinya?
