Sekilas
Klien ingin meningkatkan sistem pengawasan dan manajemennya. Renoir dan klien menyetujui program selama 35 minggu, yang mencakup 4 hasil utama yang masih belum jelas:
- Peningkatan 20% dalam produktivitas peralatan
- Peningkatan ketersediaan peralatan sebesar 2-4%
- Pengurangan lembur sebesar 25%
- Pengurangan Piutang Dagang sebesar 6%
Hasil Utama
25%
Peningkatan produktivitas operasional
5%
Peningkatan ketersediaan peralatan
25%
Pengurangan lembur
20%
Pengurangan stok inventaris
6%
Pengurangan piutang usaha
Peningkatan akuntabilitas dan gaya manajemen proaktif
Latar Belakang
Kliennya adalah badan usaha yang didirikan oleh pemerintah di Asia Tenggara, berdasarkan kebijakan privatisasi. Badan usaha ini memiliki izin untuk mengoperasikan, mengelola, dan memelihara layanan pelabuhan dan feri serta melaksanakan proyek pembangunan saat ini dan di masa mendatang. Disusun untuk beroperasi secara efektif dan efisien selama 24/7, visinya adalah menjadi integrator rantai logistik dan pelabuhan terkemuka di kawasan tersebut.
Tantangan
Masalah yang terus berlanjut terkait tingkat layanan membuat klien mencari layanan Renoir Consulting untuk membantu mereka mencapai visinya. Analisis selama 2 minggu di salah satu pelabuhannya sudah cukup bagi manajemen pelabuhan dan Renoir untuk mengidentifikasi peluang peningkatan yang signifikan.
Ditemukan bahwa ada kesenjangan antara apa yang dapat diberikan pelabuhan dengan harapan pelanggan. Sistem pengawasan dan manajemen tidak mencerminkan kebutuhan pelabuhan.
Apa yang kita lakukan
Untuk mencapai hasil yang disepakati, program dibagi menjadi 5 alur kerja, masing-masing dengan Tim Aksi Manajemen (MAT) khusus untuk menangani bidang Produktivitas Operasi, Pemeliharaan Teknik, Pemasaran dan Penjualan, Piutang Usaha, dan Penyelarasan Organisasi.
Enam karyawan klien di pelabuhan dipilih untuk menjadi bagian dari gugus tugas khusus yang bekerja bersama konsultan Renoir selama program berlangsung, guna memastikan kepraktisan, wawasan yang lebih luas, dan keberlanjutan, sekaligus melengkapi pengalaman eksternal Renoir.
“Secara keseluruhan, Renoir mampu menerapkan perubahan nyata yang dibutuhkan organisasi dan memberikan hasil yang terukur dalam periode keterlibatan. Saya akan merekomendasikan layanan mereka kepada perusahaan lain.”
Manajer Umum
Selain keterlibatan gugus tugas, semua karyawan di semua fungsi memiliki kesempatan untuk berkontribusi selama Focus Process® Renoir dengan memetakan dan mengevaluasi Sistem Pengendalian Manajemen dan semua proses bisnisnya.
Keterlibatan karyawan di setiap level ini menghasilkan dukungan dan keberhasilan program. Hasil dan temuan dibagikan kepada banyak orang, yang menyebabkan kepemilikan proyek berpindah dari konsultan dan satuan tugas ke semua karyawan pelabuhan. Sejumlah besar karyawan diberi pelatihan dan bimbingan pribadi untuk perubahan yang harus dilakukan guna memastikan keberlanjutan hasil.
Setiap area MAT menerapkan Sistem Pengendalian Manajemen (MCS) yang komprehensif untuk memungkinkan pemantauan dan peninjauan Indikator Kinerja Utama (KPI). Sebuah Balanced Business Scorecard dirancang berdasarkan KPI yang diidentifikasi di setiap area.
Selain itu, MAT Penyelarasan Organisasi merancang struktur organisasi yang direvisi untuk menyelaraskan bisnis dengan kebutuhan pelanggan dan memperbarui semua Uraian Pekerjaan. MAT Operasional menerapkan sistem pengelolaan sumber daya dan tempat penyimpanan kontainer, sedangkan MAT Teknik menerapkan 5S ke bengkel mereka dan model pengelolaan inventaris ke toko mereka.
Hasil
Pada akhir program, produktivitas peralatan meningkat lebih dari 25%, ketersediaan lebih dari 5%, lembur berkurang 25%, Persediaan berkurang 20%, dan Piutang Usaha berkurang 6%.
“Saya terkesan bahwa proyek ini berhasil mencapai hasil yang diharapkan dalam jangka waktu yang sangat singkat”.
Manajer Umum, Keuangan
Di samping manfaat nyata, pelabuhan mengalami perubahan signifikan dalam budaya perusahaannya, yaitu budaya tanggung jawab, akuntabilitas, dan transparansi, karena karyawan di semua departemen dan fungsi mulai menerapkan lingkungan kerja yang berfokus pada kinerja dan target.
Kelola kinerja secara efektif dengan struktur organisasi yang selaras.
