Sekilas
- Sebuah pusat medis akademis terkemuka menghadapi sejumlah masalah termasuk sistem material tempat perawatan yang dikelola dengan buruk, manajemen inventaris yang tidak konsisten, silo departemen, dan kurangnya sumber strategis yang proaktif.
- Kemitraan dengan Renoir menghasilkan $13.1 Juta, peningkatan kinerja rantai pasokan, penerapan prinsip-prinsip sumber strategis, dan fokus organisasi baru pada manajemen rantai pasokan berkelanjutan.
- Studi kasus ini menghubungkan "bagaimana" dengan "apa" di balik tugas berat dalam mengatasi tantangan klien dalam manajemen rantai pasokan mereka.
Hasil utama
$ 13.1M
dalam penghematan dari sumber daya, inventaris, dan manajemen apotek yang lebih baik
Pembelian menjadi fungsi yang proaktif dan strategis
Kerja tim lintas fungsi meningkatkan keberlanjutan rantai pasokan
Latar Belakang
Rumah sakit mengelola inventaris yang sangat banyak dan kompleks berupa perlengkapan medis, peralatan, obat-obatan, dan barang habis pakai yang penting untuk perawatan pasien. Manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk memastikan ketersediaan barang-barang yang diperlukan, mengurangi biaya, meminimalkan pemborosan, dan mencegah gangguan dalam perawatan pasien yang disebabkan oleh kehabisan stok atau produk yang kedaluwarsa.
Namun, faktor-faktor seperti permintaan yang tidak dapat diprediksi untuk obat-obatan dan peralatan tertentu, sifat kritis ketersediaan tepat waktu, dan kompleksitas pengelolaan berbagai kategori produk muncul sebagai tantangan dalam sektor ini. Kekurangan persediaan dapat menyebabkan prosedur dibatalkan atau dijadwalkan ulang, yang berdampak pada hasil pasien. Oleh karena itu, peramalan tingkat lanjut dan solusi rantai pasokan terintegrasi semakin penting.
Kliennya adalah pusat medis akademis peringkat atas di Amerika Serikat, yang dikenal karena keunggulan klinis, inovasi, dan penelitiannya. Meskipun reputasinya bagus dan kemajuannya di banyak bidang, fungsi rantai pasokan rumah sakit tersebut tertinggal. Dengan ribuan staf di berbagai spesialisasi medis dan departemen pendukung, organisasi tersebut beroperasi secara terpisah yang menghambat aliran material yang efisien dan optimalisasi pengadaan.
Optimalkan Manajemen Subkontraktor dan Pelacakan Kemajuan
Optimalkan Manajemen Subkontraktor dan Pelacakan Kemajuan
Siap untuk perubahan di organisasi Anda?
Sampel
Renoir Consulting melakukan analisis menyeluruh terhadap aktivitas rantai pasokan klien di beberapa departemen utama, termasuk ruang operasi (OR), pemrosesan steril, Kardiologi, Radiologi, Material, dan Pembelian. Fokus analisis ini adalah memahami alur proses dan sistem pengendalian manajemen yang ada serta dampaknya terhadap efektivitas aktivitas rantai pasokan.
Analisis ini mengungkapkan beberapa masalah kritis:
- Sistem manajemen material di tempat perawatan klien tidak dikelola dengan benar, menyebabkan perbedaan antara stok fisik dan data sistem serta meningkatkan kemungkinan terjadinya kehabisan stok.
- 'Hari persediaan' tidak ditinjau secara sistematis, sehingga terjadi fluktuasi signifikan antara stok yang tersedia dan stok yang dibutuhkan.
- Terdapat silo-silo departemen dalam kaitannya dengan manajemen rantai pasokan, yang menghambat kolaborasi dan optimalisasi yang efektif. Departemen Pembelian terutama berfokus pada pemrosesan pesanan dan tidak memiliki pendekatan proaktif yang memberikan nilai tambah. Konsep pengadaan strategis tidak ada.
- Departemen Manajemen Material tidak memiliki hubungan yang kuat dengan pelanggan internalnya dan tidak dianggap sebagai fungsi yang memberikan nilai tambah.
Pendekatan proyek
Renoir memulai Focus Process™ untuk melibatkan para pemangku kepentingan dan membangun keselarasan mengenai kebutuhan akan perubahan. Pendekatan ini meliputi:
- Melakukan analisis diagnostik terperinci terhadap departemen utama, termasuk Kamar Operasi (OR), Kardiologi, Radiologi, Pemrosesan Steril, dan Pembelian.
- Melibatkan tim lintas fungsi untuk bersama-sama mengembangkan solusi dan meningkatkan kepemilikan proses rantai pasokan.
- Menekankan nilai strategis rantai pasokan sebagai pendorong efisiensi biaya dan keunggulan operasional.
- Bekerja sama erat dengan klien, Renoir memfasilitasi pengembangan solusi bersama untuk mengatasi tantangan yang teridentifikasi.
Organisasi
Bekerja sama dengan klien, Renoir mendukung penerapan beberapa inisiatif utama untuk mendorong perbaikan berkelanjutan:
Peningkatan Sistem Manajemen Inventaris : Perbaikan signifikan telah dilakukan pada sistem inventaris yang terkait dengan Manajemen Material. Ini termasuk menetapkan tingkat yang tepat untuk cakupan hari inventaris dan memastikan sistem point-of-care (Pyxis) menjadi lebih akurat.
Restrukturisasi Organisasi Pembelian : Departemen Pembelian mengalami transformasi, diorganisasi ulang menjadi tiga subkelompok utama: Pengadaan Strategis, Analisis & Dukungan, dan Pembelian Transaksional. Rekrutmen Direktur Pengadaan Strategis semakin memperkuat pergeseran strategis ini. Fokus bergeser ke aktivitas yang menambah nilai terkait pengadaan strategis, sambil mempertahankan efisiensi dalam pembelian transaksional dan pengendalian biaya.
Peningkatan Komunikasi Antar Departemen : Elemen penting dari implementasi ini adalah mendorong komunikasi yang lebih baik antar departemen mengenai isu-isu rantai pasokan. Kelompok multi-keterampilan dibentuk selama pelaksanaan proyek dan dilanjutkan setelah proyek berakhir untuk mempertahankan dan meningkatkan hasil lebih lanjut. Proses horizontal diimplementasikan di seluruh pusat medis untuk memastikan kelancaran operasional rantai pasokan, yang mengarah pada lebih banyak peluang penghematan dan mekanisme pelacakan yang lebih baik.
Fokus pada Optimalisasi Farmasi: Perhatian khusus diberikan pada departemen Farmasi, yang menghasilkan penghematan melalui penanganan masalah pemanfaatan, konversi obat bermerek ke obat generik, dan penghapusan perjanjian "berbagi risiko" yang dianggap tidak lagi menguntungkan karena peningkatan kemampuan analitis.
Hasil
Kemitraan antara Renoir dan klien memberikan dampak yang bertahan lama dan terukur:
- Penghematan sebesar $13.1 juta diperoleh melalui optimalisasi apotek, pengadaan sumber strategis, dan peningkatan inventaris.
- Terjadi pergeseran budaya dalam organisasi, di mana manajemen rantai pasokan kini dipandang sebagai proses perbaikan berkelanjutan, bukan lagi fungsi administrasi.
- Pembelian diubah dari departemen transaksional menjadi mitra bisnis strategis, yang mampu mendorong nilai jangka panjang.
- Kinerja inventaris meningkat, mengurangi risiko kehabisan stok dan menciptakan proses manajemen material yang lebih andal.
- Tim lintas fungsi dan proses horizontal dilembagakan, memungkinkan operasi rantai pasokan yang lebih lancar dan keselarasan yang lebih baik antara fungsi klinis dan non-klinis.
*Rincian khusus klien sengaja dihilangkan untuk menjaga kerahasiaan.
Hasilkan penghematan yang signifikan, tingkatkan keandalan operasional, dan dorong perubahan budaya dengan transformasi rantai pasokan yang ditargetkan.
