Sekilas
Setelah proyek ini dengan Renoir, klien berhasil menghasilkan:
- Sistem pengukuran kinerja yang diperbarui, termasuk Pelacak Aktivitas berbasis lapangan, untuk menangkap data di titik pelaksanaan – untuk mendorong proses perbaikan berkelanjutan
- Manfaat yang setara dengan pengurangan FTE minimal 5%
- Sehubungan dengan proyek di atas, analisis fungsi Pengiriman Layanan yang dikoreksi berdasarkan pengurangan berdasarkan volume menghasilkan pengurangan FTE lebih lanjut sebesar 12%
Latar Belakang
Kliennya adalah perusahaan distribusi tenaga listrik milik pemerintah yang berkantor pusat di Asia Pasifik yang didirikan pada tahun 1920-an dan kemudian dikorporatisasi pada akhir tahun 1990-an. Perusahaan ini telah memantapkan dirinya sebagai penyedia multi-utilitas, yang memasok LPG dan gas alam selain listrik, dan kini telah memperluas operasinya ke beberapa negara bagian baru.
Tantangan
Motivator utama klien adalah mengembangkan dan menerapkan sistem dan proses untuk mendorong pengurangan pengerjaan ulang dan perputaran pekerjaan yang direncanakan. Fokus proyek ini berpusat pada Divisi Pengiriman Layanan yang menangani beberapa proyek kompleks. Sasarannya adalah untuk mengurangi beban kerja total, meningkatkan produktivitas, dan mengidentifikasi kelebihan sumber daya.
Konteks inisiatif ini adalah untuk mengendalikan pendorong komersial, meminimalkan biaya dan kompleksitas proyek, serta meningkatkan penyampaian proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Apa yang kita lakukan
Sampel
Tujuan dari tahap pertama Proyek ini adalah serah terima tanggung jawab dari Manajemen Aset ke Manajemen Desain dan Proyek. Program ini dirancang untuk mengembangkan dan menerapkan proses 'sesuai tujuan' dan sistem kontrol manajemen untuk menyediakan kerangka kerja di mana orang dapat bekerja secara efisien dan efektif di seluruh Operasi Bisnis, Pemrograman Jaringan, Desain dan Perencanaan Proyek.
Ini dirancang untuk mengurangi waktu siklus pekerjaan pemrosesan, yang pada tingkat volume saat ini akan menghasilkan pengurangan sumber daya berkisar antara USD 2.7 juta hingga USD 5.2 juta per tahun, berdasarkan pengeluaran penggajian yang setara dengan 30 hingga 60 FTE.
Proyek ini difokuskan pada alur kerja transmisi – dengan solusi (dan manfaat) yang diterapkan pada alur kerja distribusi klien. Studi dilakukan untuk mengidentifikasi besarnya dan sifat Churn dan Rework. Studi ini mencakup pengamatan langsung di semua peran fungsional dalam cakupan, pengumpulan data berbasis lapangan yang memanfaatkan alat Activity Tracker yang dirancang khusus untuk lingkungan ini, dan analisis Sistem Kontrol Manajemen untuk mengidentifikasi kesenjangan proses.
Organisasi
Semua pemangku kepentingan dipetakan berdasarkan kebutuhan komunikasi mereka yang mencakup berbagai bidang seperti frekuensi komunikasi, pesan, dan forum. Strategi komunikasi ini mencakup pesan-pesan strategis utama kepada serikat pekerja sesuai dengan proses konsultasi formal dalam Perjanjian Perusahaan.
Situs intranet SharePoint juga didirikan untuk memastikan akses oleh semua pemangku kepentingan. Pelacak Aktivitas daring dipasang untuk mengukur pengerjaan ulang dan sesi penerapan diadakan untuk mempertemukan pemangku kepentingan utama guna berbagi solusi yang relevan dan ekspektasi perilaku.
Hal ini didukung lebih lanjut dengan bimbingan individual yang diberikan oleh satuan tugas proyek.
Metrik proyek dibatasi pada hal berikut:
- Pengurangan pengerjaan ulang
- Pengurangan lembur
- Peningkatan pemanfaatan
- Kepatuhan terhadap perintah kerja
- Permintaan perubahan pengurangan
Hasil
Hasil dari Proyek Peningkatan Pengiriman adalah perangkat manajemen formal dan praktik kerja selama serah terima dari Manajemen Aset ke Pengiriman Layanan yang dikembangkan. Perangkat ini menjadi dasar bagi cara kerja baru untuk mendorong peningkatan berkelanjutan. Beberapa perangkat ini meliputi:
- Kontrol interval pendek melalui KPI aktivitas yang direncanakan untuk menyoroti dan mengambil tindakan terhadap varians.
- Peningkatan komunikasi pada antarmuka.
- Tim manajemen klien dilatih dalam manajemen perubahan terstruktur proses.
- Cetak biru untuk proses operasional dan sistem pengendalian manajemen dikembangkan sebagai cara kerja standar untuk klien.
- Peningkatan akuntabilitas satu titik
Kurangi pengerjaan ulang dan pergantian dengan sistem kontrol manajemen yang efisien.
