Menantang pemikiran organisasi yang sudah mapan untuk mencapai standar baru dalam efisiensi operasional

Latar Belakang

Klien kami adalah salah satu konglomerat terbesar di Asia Tenggara, yang berfokus pada sektor listrik, keuangan, dan pangan. Perusahaan ini memiliki beberapa aset hidroelektrik dan panas bumi dalam portofolio pembangkitannya, serta beberapa pembangkit listrik tak terbarukan yang berlokasi di seluruh negara tempat perusahaan beroperasi. Klien ini juga memiliki utilitas distribusi yang beroperasi di beberapa wilayah dengan pertumbuhan tinggi di seluruh Asia Tenggara.

Klien tersebut menghadapi beberapa masalah kritis. Selain kenaikan harga listrik dan peraturan pemerintah, klien tersebut juga mengalami kesulitan menyatukan berbagai sistem manajemen untuk masing-masing dari enam unit distribusi mereka. Akuisisi di masa mendatang akan menambah kompleksitas tersebut jika tidak diselaraskan. Manajemen juga mencari solusi berkelanjutan untuk menyederhanakan proses bisnis dalam bidang teknik, layanan pelanggan, dan dukungan administratif di semua unit distribusi.

Kami pernah bekerja sama dengan beberapa anak perusahaan di bawah organisasi klien sebelumnya. Berdasarkan hasil kerja sama kami sebelumnya, klien mengundang kami untuk melakukan analisis terhadap keseluruhan operasinya.

Berikut ini adalah beberapa hasil analisis kami:

1. Proses perintah kerja tidak dikelola sebagaimana mestinya, sehingga mengakibatkan kemajuan terhambat dan banyak waktu terbuang sia-sia.
2. Proses perampingan bisnis ditangani dengan cara yang salah.
3. Tidak ada pemahaman yang jelas antara tanggung jawab dan akuntabilitas untuk setiap langkah proses.
4. Rentang kendali saat ini untuk beberapa departemen terlalu tinggi atau terlalu rendah.
5. Ada keyakinan kuat dalam organisasi bahwa solusi akan muncul dengan membiarkan karyawan melakukan pekerjaan mereka sebagaimana yang mereka rasa terbaik.

Untuk meningkatkan efisiensi operasional organisasi, transparansi dan efektivitas organisasi, kami menyarankan rekomendasi berikut:

1. Sinkronkan dan optimalkan proses yang mengarah pada peningkatan tingkat layanan pelanggan, peningkatan efisiensi, dan optimalisasi biaya yang signifikan.
2. Meninjau dan mengembangkan standar personel dan kontraktor sendiri untuk mendorong peningkatan efisiensi dan mengurangi pengeluaran personel dan kontraktor secara keseluruhan.
3. Mengembangkan struktur organisasi yang ramping untuk meningkatkan transparansi, memperbaiki peran, tanggung jawab, dan akuntabilitas.

Pendekatan & Implementasi Proyek

Kami membentuk satuan tugas penuh waktu (terdiri dari konsultan kami dan beberapa staf sisi klien) untuk memastikan bahwa pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh melalui implementasi tetap berada di tangan klien. Berikut ini adalah beberapa sistem yang kami terapkan:

SATU: Peningkatan praktik manajemen

1. MCS baru diperkenalkan dan diterapkan untuk membantu klien mengelola aktivitas dalam kerangka global. Sistem ini membantu tim manajemen meningkatkan operasinya dengan transparansi yang lebih baik.
2. Kami menyesuaikan alat 'Plan-Do-Check-Act' sesuai dengan persyaratan operasional spesifik klien untuk digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan pengambilan tindakan. Alat ini benar-benar efektif dalam mendorong tim teknik dan layanan pelanggan untuk bekerja secara efisien dan efektif.
3. KPI dan kartu skor ditetapkan untuk setiap departemen untuk memantau kemajuan dan prosedur.
4. Manual pelatihan ditulis, dan karyawan dilatih dalam cara kerja baru.

DUA: Peningkatan praktik operasional

1. Pemrosesan perintah kerja (WO) menyeluruh
   – Berbagi praktik terbaik di seluruh unit distribusi.
   – Memperpendek waktu tunggu dengan menghilangkan langkah-langkah proses yang tidak memberikan nilai tambah, misalnya penanganan dokumentasi yang tidak perlu.
   – Peningkatan transparansi status WO melalui satu platform.
2. Kontraktor dan manajemen geng
   – Menetapkan waktu standar baru untuk aktivitas perintah kerja.
   – Memungkinkan kontraktor memperbarui kemajuan perintah kerja setiap hari.
   – Meninjau persyaratan dan frekuensi uji kecakapan kontraktor.
   – Menerapkan dan mendefinisikan alat pelaporan.
   – Analisis akar penyebab dan pemantauan perintah kerja terbuka.
   – Melaksanakan perencanaan kapasitas.
3. Peningkatan tingkat layanan pelanggan
   – Integrasi pusat panggilan.
   – Peramalan dan perencanaan tenaga kerja untuk pusat panggilan.
   – Menetapkan tinjauan dan pemantauan kualitas panggilan.
   – Tinjauan keluhan mingguan antara teknisi dan layanan pelanggan.
   – Menetapkan manajemen kasus dengan SLA departemen.
   – Tinjauan penanganan kasus di setiap departemen.
4. Kejelasan peran dan tanggung jawab
   – Penyederhanaan pengaturan SLA untuk proses operasional utama di seluruh unit distribusi.
   – Penetapan RACI pada tingkat korporat untuk setiap langkah kunci dari proses korporat utama.
   – Peningkatan kejelasan dalam hubungan organisasi matriks.
5. Manajemen rantai persediaan
   – Menetapkan model evaluasi pemasok dan sistem penalti untuk memantau KPI mereka.
   – Melakukan analisis kesenjangan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna pada manajemen inventaris.
   – Tinjauan Laporan Pemantauan Inventaris untuk rapat koordinasi mingguan.
   – Menyelesaikan level Min-Max dan pengaturan dalam sistem EBS.
   – Input peringatan dalam ERP untuk pengiriman yang akan datang.
6. Tinjauan struktur organisasi
   – Menetapkan rentang kendali yang tepat.
   – Peningkatan efisiensi dalam penempatan personel di departemen.
   – Memungkinkan sentralisasi beberapa departemen.
   – Memungkinkan perencanaan dan finalisasi struktur baru.

Hasil Utama