Optimalisasi Tenaga Kerja dan Desain Ulang Organisasi: Studi Kasus dalam Manajemen Infrastruktur Bandara

PENGANTAR

Klien adalah salah satu perusahaan konsesi infrastruktur global terbesar dengan pengalaman 40 tahun. Perusahaan konsesi infrastruktur biasanya terlibat dalam Desain & Konstruksi, Operasi & Pemeliharaan, Pembiayaan, dan Manajemen Komersial infrastruktur besar, dalam hal ini bandara internasional besar. 

TANTANGAN

Perusahaan ini secara historis memiliki tingkat layanan yang tinggi, tetapi ada perasaan bahwa standar tinggi tersebut masih dapat dicapai dengan biaya yang lebih rendah. Untuk memahami tingkat kinerja operasional karyawan dan kontraktor saat ini, dan dampaknya terhadap biaya dan kinerja, Renoir diundang untuk menganalisis proses pemeliharaan dan sistem pengendalian manajemen.

ANALISIS

Renoir mengidentifikasi peluang signifikan untuk perbaikan di beberapa area utama. Produktivitas tenaga kerja, misalnya, diidentifikasi sebagai area pertumbuhan yang potensial, yang menunjukkan bahwa kami dapat memanfaatkan efisiensi tenaga kerja kami secara lebih efektif.

Selain itu, analisis kami menggarisbawahi pentingnya kepatuhan yang konsisten terhadap prosedur manajemen dan pedoman yang ditetapkan. Penguatan protokol ini berpotensi meningkatkan kinerja operasional.

Ada pula prospek untuk menyempurnakan proses yang ada guna meningkatkan efisiensi. Ini termasuk mengoptimalkan manajemen kontraktor. Dengan menyempurnakan proses ini, kami berpotensi meningkatkan manajemen waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Struktur organisasi menjadi fokus lain selama analisis. Perubahan pada struktur saat ini dapat meningkatkan efisiensi dan alokasi sumber daya yang lebih baik.

Lebih jauh lagi, analisis tersebut menggabungkan studi perbandingan kinerja pemeliharaan kami terhadap standar kelas dunia untuk mengidentifikasi area di mana proses dan peralatan kami perlu ditingkatkan.

Dengan wawasan ini, Klien menerima usulan Renoir untuk mengintegrasikan secara sistematis upaya departemen Pemeliharaan dan Operasional kami. Strategi ini dapat memberikan solusi komprehensif untuk mengatasi masalah peningkatan kinerja. Dengan berfokus pada kolaborasi dan integrasi, kami yakin bahwa kami dapat mendorong peningkatan signifikan dalam kinerja operasional dan produktivitas kami.

"Pekerjaan yang dilakukan dengan dukungan Renoir membuahkan hasil yang luar biasa. Kami yakin bahwa, di akhir proses ini, kami akan berada di level manajemen baru, dengan produktivitas tim yang lebih tinggi, tingkat kinerja dan indikator yang lebih baik, dan – yang terpenting – jaminan ketersediaan aset bandara."

Carlos Freitas, Manajer Pemeliharaan

PENDEKATAN PROYEK

Tujuan utama dari proyek berikutnya adalah untuk mendesain ulang sistem pengendalian manajemen pemeliharaan dan kontraktor sehingga para manajer memiliki alat yang diperlukan untuk menyediakan informasi kinerja secara tepat waktu untuk pengambilan keputusan yang efektif.

Cakupannya meliputi proses pemeliharaan (seperti perencanaan, penjadwalan, pengelolaan simpanan, pelaporan kinerja, dll.) serta struktur organisasi yang terkait dengan fungsi tersebut.

Pada tahap pertama proyek, Renoir menerapkan metode penjadwalan induk dan beban kerja untuk mengidentifikasi peluang yang berkaitan dengan struktur organisasi baru. Akibatnya, dua Tim Aksi Manajemen (MAT) dibentuk terkait Sistem Pengendalian Manajemen dan Manajemen Kontraktor, yang masing-masing bertemu setiap minggu untuk menilai kemajuan dan menyetujui tindakan apa pun guna memastikan rencana tercapai.

Selain MAT, Komite Pengarah bertemu setiap dua minggu untuk memaparkan peluang yang teridentifikasi, memberikan arahan oleh anggota Komite Pengarah, dan meminta dukungan tambahan jika dibutuhkan.

“Dewan direksi setuju dengan pernyataan diagnosis. Tim proyek memenuhi semua harapan kami yang melampaui hasil finansial.”

Regio Fernandes, Kepala Keuangan

PENERAPAN

Perubahan tersebut dilaksanakan selama periode 20 minggu kalender, dimulai dengan pengembangan metodologi untuk meninjau proses bisnis. Sistem Pengendalian Manajemen MAT difokuskan pada penataan proses, sistem, dan perilaku, mendefinisikan aturan baru, dan cara kerja baru.

Tujuan Manajemen Kontraktor MAT adalah mengoptimalkan setiap kontrak terbesar untuk mendapatkan produktivitas dan menentukan model untuk kontrak lainnya. Inisiatif utama proyek tersebut dinilai dan diukur dalam hal peningkatan yang terukur melalui kerja sama dengan anggota MAT.

Semua perangkat manajemen dan alur kerja ditinjau oleh manajer area. Titik awal untuk peninjauan adalah analisis proses sebagaimana adanya, di mana mereka yang terlibat dalam setiap langkah proses – baik pelanggan maupun pemasok – mengkritik proses dan mengemukakan peluang untuk perbaikan.

Secara taktis, kami mampu meletakkan dasar bagi keberlanjutan, karena mereka yang terlibat dalam kritik mempromosikan gagasan perbaikan mereka sendiri dan kemudian bertanggung jawab atas implementasinya.

Sekitar 200 rencana pemeliharaan ditinjau dan ditingkatkan, dan 54 rencana pemeliharaan tambahan dibuat untuk mengatasi kesenjangan. Sekitar 13 SLA juga dibuat untuk memastikan adanya kejelasan tentang apa yang diharapkan dari tim pemeliharaan; perbaikan dalam struktur dan pendefinisian ulang peran dan tanggung jawab memberikan klarifikasi tambahan. Setelah disetujui, perubahan pada proses dan sistem pengendalian manajemen diterapkan oleh tim. Untuk meningkatkan kepercayaan staf, kami melakukan beberapa sesi pelatihan dan bertindak bersama dalam melaksanakan proses yang diubah untuk memastikan kepatuhan terhadapnya dengan dukungan luar biasa dari departemen Sumber Daya Manusia dan kehadiran yang sangat baik dari karyawan perusahaan. Kursus pelatihan itu sendiri mencapai indeks kepuasan sebesar 96%, seperti yang ditunjukkan oleh peserta.

Inisiatif utama proyek ini dikualifikasi dan diukur melalui kerja sama dengan tim aksi manajemen (MAT) yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa tujuan utama proyek dipahami dengan jelas, sehingga memungkinkan rasa kepemilikan dalam tim proyek. Sebagai hasil dari upaya tersebut, pemanfaatan meningkat sebesar 48% dan hari-hari penumpukan berkurang sebesar 58%.

Selain itu, tim gabungan Klien – Renoir menyampaikan metodologi untuk meninjau rencana pemeliharaan dan meningkatkan efektivitasnya, metodologi penjadwalan induk dan alat untuk memungkinkan alokasi sumber daya yang efisien, alat dan metode untuk menganalisis produktivitas tenaga kerja sendiri dan yang dialihdayakan, memastikan bahwa semua tindakan perbaikan ditindaklanjuti dan diselesaikan tepat waktu. Singkatnya, tidak hanya target perbaikan yang terpenuhi, tetapi organisasi kini memiliki metodologi yang disepakati untuk mendukung budaya perbaikan berkelanjutan.

HASIL UTAMA