Sekilas
Klien tersebut menghadapi keuntungan dan kerugian bulanan yang tidak dapat diterima dalam volume produk yang mengakibatkan penyelesaian besar dengan pelanggan. Selain itu, klien juga gagal mengirimkan produk kepada pelanggan, sehingga menimbulkan risiko gagal bayar. Oleh karena itu, klien tersebut menggandeng Renoir untuk menstandarisasi dan mendokumentasikan proses demi efisiensi yang lebih besar dan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah yang ada.
Latar Belakang
Klien adalah perusahaan pipa minyak bumi di Amerika Utara, yang memiliki dan mengoperasikan salah satu jaringan pipa produk minyak bumi independen terbesar dan memasok kilang, pedagang grosir, pemasar, maskapai penerbangan, kereta api, dan pengguna akhir komersial lainnya. Perusahaan ini juga mengoperasikan pipa berdasarkan kontrak dengan perusahaan minyak dan petrokimia besar. Selain transportasi melalui pipa, klien juga menyediakan layanan terminal, penyimpanan, dan distribusi produk olahan.
Tantangan
Klien tersebut menghadapi keuntungan dan kerugian bulanan yang tidak dapat diterima dalam volume produk yang mengakibatkan penyelesaian besar dengan pelanggan. Pada saat yang sama, mereka gagal mengirimkan produk kepada beberapa pelanggan dan menanggung risiko gagal bayar yang terkait. Selain dampak finansial, masalah-masalah ini juga berdampak pada reputasinya.
Renoir diundang untuk melakukan analisis terhadap isu-isu yang muncul. Selama periode dua minggu, serangkaian studi observasi dan data dilakukan untuk memungkinkan pemahaman yang lebih baik tentang akar penyebab masalah tersebut. Kelemahan yang diidentifikasi berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen seputar berbagai proses bisnis seperti penerbitan tiket non-penyimpanan, pengukuran, dan rekonsiliasi volume yang dipindahkan.
Studi dilakukan di beberapa sistem alur kerja klien untuk mengukur dampak keseluruhan dari masalah tersebut terhadap proses penutupan dan pelaporan keuangan organisasi. Hasil analisis mencakup peta jalan dan studi kelayakan bisnis berdasarkan kriteria keuangan dan reputasi.
Setelah meninjau temuan, kesimpulan, dan studi kelayakan bisnis, klien kemudian melibatkan Renoir dalam proyek implementasi tersebut.
Apa yang kita lakukan
Proyek Penyeimbangan Volume dan Rekonsiliasi Tiket berlangsung selama 32 minggu dengan Satuan Tugas penuh waktu yang terdiri dari 4 staf klien, satu manajer proyek Renoir, dan dua konsultan senior Renoir. Proyek ini mengikuti pendekatan Renoir Focus Process®.
Analisis tersebut mengidentifikasi tiga alur kerja untuk proyek ini:
- Lingkup kerja dalam bagian Perencanaan & Penjadwalan adalah untuk menetapkan tanggung jawab dan standar untuk fungsi penjadwalan dengan fokus utama pada akurasi tiket, akuntabilitas, dan transisi guna mengembangkan pendekatan proaktif, bukan reaktif, terhadap rekonsiliasi tiket.
- Alur kerja Pengendalian Lapangan berfokus pada pemasangan standar proses, metrik, dan sistem Pengendalian Manajemen di seluruh Sistem Timur untuk meningkatkan akurasi tiket dan rekonsiliasi pergerakan produk. Di sini juga proyek tersebut berfokus pada peralihan ke pendekatan proaktif.
- Tim kerja Laporan & Tindakan memimpin upaya untuk mengintegrasikan fungsi Akuntansi Volume klien dengan fungsi Penjadwalan untuk memastikan konsistensi dan kejelasan dalam hal penagihan.
Sederhanakan proses Anda untuk mencapai keunggulan operasional.
Organisasi
Implementasi dimulai dengan pelatihan bagi anggota klien dari Gugus Tugas. Selain itu, tiga Tim Aksi Manajemen (MAT) dibentuk untuk mencakup alur kerja yang dijelaskan di atas. Setiap MAT dipimpin paruh waktu oleh seorang individu yang bertanggung jawab dan akuntabel atas area tertentu. Mereka memiliki wewenang untuk menerapkan perubahan yang diperlukan. Pada intinya, Gugus Tugas mendukung para Pemimpin MAT dalam mengembangkan dan menerapkan perubahan yang akan memberikan hasil yang diinginkan.
Klien mengambil peran aktif dalam pembuatan dan pengelolaan data serta menunjuk anggota Gugus Tugas purna waktu yang berpengetahuan luas untuk mengambil alih proyek guna menangani peluang yang terus muncul.
Proses transisi yang sukses telah diterapkan agar klien menjadi organisasi yang berbasis metrik dengan akuntabilitas penuh. Mereka telah beralih dari tanpa metrik dan tanpa tinjauan menjadi tinjauan manajemen mingguan dan diskusi tentang metrik kunci yang telah diidentifikasi.
Proses telah distandarisasi dan didokumentasikan, sehingga menghilangkan variabilitas di seluruh perusahaan beserta ketidakakuratan yang menyertainya dalam pelacakan aktivitas.
Hasil
Selama berlangsungnya proyek bersama Renoir, klien melihat hasil sebagai berikut:
Mengurangi posisi over/short, sehingga mengurangi risiko dan posisi kepemilikan produk.
Pengurangan pemrosesan data tiket di akhir bulan memungkinkan peningkatan analisis dan penemuan yang bernilai tambah.
Peningkatan proses akhir bulan meningkatkan kinerja konversi pesanan menjadi pembayaran.
Peningkatan layanan pelanggan melalui pengurangan tiket yang terlambat dan salah.
Meningkatkan efisiensi proses bisnis untuk alur kerja yang lebih efisien.
