Sekilas
- Operator minyak, gas, dan petrokimia Amerika Utara bermitra dengan Renoir untuk mengatasi inefisiensi dalam pelaksanaan pemeliharaan, pengawasan kontraktor, dan tata kelola.
- Klien menghadapi waktu penyelesaian yang rendah (tepat di atas 20%) dan efektivitas rapat yang buruk, dengan lebih dari 50 titik kendala operasional teridentifikasi.
- Renoir menerapkan Sistem Kontrol Pemeliharaan (MCS) yang terstruktur dan mengoptimalkan proses manajemen kontraktor, sehingga mencapai pengurangan >94% dalam pekerjaan kritis yang terlambat. Studi kasus ini membahas bagaimana Renoir meningkatkan efisiensi pemeliharaan, tata kelola, dan kinerja biaya untuk kilang besar.
Hasil utama
- Pekerjaan kritis yang tertunda berkurang lebih dari 94%.
- Lebih Dari US $ 8 juta dalam penghematan kontraktor yang teridentifikasi.
- US $ 2 juta dalam pengurangan biaya kontraktor tahunan yang tertarget dan tercakup.
- Sistem Pengendalian Manajemen Kerja Loop Tertutup diimplementasikan, meningkatkan kualitas rapat dan pengambilan keputusan.
- Skor efektivitas sistem tata kelola meningkat dari 45% sampai 87%.
Latar Belakang
Kilang petrokimia merupakan fasilitas yang sangat kompleks dengan banyak proses yang saling berhubungan yang memerlukan kontrol dan pengoptimalan yang tepat untuk memastikan operasi yang aman dan andal. Yang terpenting, kilang ini melibatkan pengeluaran modal (CapEx) dan biaya operasional yang sangat besar. Operasi yang efisien dan meminimalkan waktu henti sangat penting untuk melindungi investasi ini dan mempertahankan profitabilitas. Ketidakefisienan atau kegagalan operasional dapat menyebabkan kerugian produksi yang mahal dan kerusakan pada peralatan yang mahal, yang berdampak pada keberlanjutan finansial kilang.
Kliennya adalah operator minyak, gas, dan petrokimia besar dengan kapasitas pemrosesan sekitar 250,000 barel minyak mentah per hari. Kilang ini memainkan peran penting dalam memasok bahan bakar jet ke beberapa bandara internasional dan merupakan pelopor dalam co-processing diesel terbarukan menggunakan bahan baku berbasis biomassa.
Dengan operasi yang berkembang dan tuntutan kinerja yang meningkat, klien menyadari perlunya meningkatkan proses pemeliharaan dan manajemen kontraktor untuk mendorong peningkatan kinerja kilang jangka panjang.
Sampel
Tinjauan internal dilakukan untuk mengungkap inefisiensi operasional di seluruh fungsi pemeliharaan kilang dan kontraktor. Penilaian ini mengungkap masalah signifikan dalam pelaksanaan pemeliharaan rutin, tata kelola proses manajemen kerja, dan pengawasan kinerja kontraktor.
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam, konsultan eksternal dilibatkan untuk melakukan analisis terperinci, yang menyoroti beberapa temuan penting:
- Studi observasi terhadap tim pemeliharaan internal dan kontraktor menunjukkan waktu perbaikan hanya sekitar 20%, sedangkan waktu non-nilai tambah (NVA) melampaui 50% dalam beberapa kasus.
- Sistem Pengendalian Manajemen Kerja (K3) yang ada saat ini belum memiliki siklus Rencanakan-Lakukan-Periksa-Tindakan (PDCA) yang efektif, dengan rapat-rapat yang terbukti tidak terstruktur dengan baik dan metrik kinerja tidak dapat diandalkan atau tidak ada.
- Proses manajemen kontraktor menunjukkan kelemahan dalam pelaksanaan operasional dan pengawasan administratif, terutama di bidang-bidang seperti pengendalian biaya dan pemantauan kinerja.
Secara total, lebih dari 50 titik permasalahan operasional diidentifikasi, dengan 19 di antaranya diprioritaskan sebagai bagian dari program peningkatan terstruktur. Untuk mengatasi tantangan ini, klien meluncurkan inisiatif terfokus yang bertujuan untuk meningkatkan waktu pengerjaan dan mengurangi biaya terkait kontraktor . Renoir dilibatkan untuk mengimplementasikan MCS (Managed Care System) yang kuat dan mendorong peningkatan kinerja yang berkelanjutan.
Siap untuk perubahan di organisasi Anda?
“Kami mendatangkan Renoir untuk membantu kami meningkatkan produktivitas, dan menerapkan sistem manajemen agar kami dapat mempertahankan hasil yang dicapai. Mereka melampaui target awal, dan kami sangat senang dengan hasilnya.”
– Kepala Bagian Teknologi
Pendekatan proyek
Pendekatan Renoir berpusat pada tiga tujuan utama:
- Membangun kerangka tata kelola Manajemen Pekerjaan yang kuat untuk meningkatkan akuntabilitas dan menyederhanakan pengambilan keputusan.
- Menanamkan indikator kinerja utama (KPI) untuk memberikan visibilitas yang jelas ke dalam pelaksanaan dan hasil pemeliharaan.
- Mengoptimalkan alokasi beban kerja kontraktor untuk mencapai target penghematan biaya tahunan sebesar US$2 juta.
Tim khusus yang terdiri dari manajer proyek, konsultan senior, dan spesialis data paruh waktu bekerja bersama pemangku kepentingan internal dan Pusat Keunggulan (CoE) perusahaan. Kerangka kerja manajemen proyek Agile digunakan, yang menampilkan stand-up harian, sprint dua mingguan, dan tinjauan komite pengarah terstruktur atas keterlibatan proyek.
Organisasi
Fase awal berfokus pada perancangan kerangka kerja tata kelola Manajemen Kerja yang meningkatkan efektivitas tanpa membebani secara administratif yang tidak perlu. Setelah adanya kesepakatan dengan para pemangku kepentingan, Kerangka Acuan (Terms of Reference/ToR) yang terperinci ditetapkan untuk semua pertemuan, dengan jadwal yang disesuaikan untuk mengakomodasi personel lini depan.
Indikator kinerja utama ditetapkan dengan jelas dan diintegrasikan ke dalam sistem pelaporan otomatis, didukung oleh dasbor khusus peran yang menawarkan wawasan waktu nyata. Untuk memungkinkan penggunaan data ini secara efektif, staf diberikan sesi pelatihan yang ditargetkan dan alat bantu kerja praktis.
Kegiatan implementasi meliputi:
- Melaksanakan rapat pendahuluan dan pelatihan tata kelola bagi personel kunci.
- Memperkenalkan Meeting Effectiveness Scorecards (MES) untuk memantau dan meningkatkan kualitas rapat.
- Melatih fasilitator rapat untuk memperkuat proses pengambilan keputusan.
- Mengembangkan model pemanfaatan sumber daya berbasis data untuk menilai kapasitas tenaga kerja internal dan mengidentifikasi peluang untuk mengalihkan tugas dari kontraktor ke tim internal.
- Menerapkan analisis data tingkat lanjut untuk mengoptimalkan alokasi tugas di seluruh sistem manajemen pemeliharaan dan kontraktor.
Semua perubahan yang diusulkan divalidasi bekerja sama dengan pimpinan garis depan sebelum diserahkan kepada komite pengarah untuk disetujui dan diluncurkan.
Selain itu, tim konsultan memberikan dukungan strategis dalam menyusun panduan Manajemen Pekerjaan yang komprehensif, menyempurnakan rencana komunikasi internal, dan memberi saran tentang strategi manajemen pemeliharaan yang lebih luas.
"Seiring dengan berkembangnya perusahaan kami, kami menghadapi tantangan untuk meningkatkan hasil desain tanpa mengorbankan kualitas. Renoir memberikan solusi yang sistematis dan berkelanjutan, dan kami gembira dapat bermitra dengan mereka untuk tahap berikutnya dari pabrik kami."
– Direktur Utama
Hasil
Kerangka tata kelola yang baru diterapkan secara signifikan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, dengan skor efektivitas tata kelola meningkat dari 45% menjadi 87%. KPI seperti kepatuhan jadwal, pengurangan tumpukan pekerjaan, dan tingkat pekerjaan yang tidak terjadwal meningkat secara menyeluruh. Sistem Pengendalian Manajemen Pekerjaan kini beroperasi sebagai mekanisme loop tertutup dengan akuntabilitas yang tertanam.
Yang terpenting, kolaborasi antara fungsi Operasi dan Pemeliharaan diperkuat, menciptakan budaya pemecahan masalah yang kohesif. Lebih dari US$8 juta penghematan kontraktor teridentifikasi, dengan US$2 juta pengurangan tahunan yang dicakup melalui alokasi sumber daya yang dioptimalkan. Pencapaian ini menyediakan platform yang berkelanjutan untuk keunggulan pemeliharaan berkelanjutan dan pertumbuhan yang hemat biaya.
*Kami sengaja menghilangkan rincian khusus klien untuk menjaga kerahasiaan yang ketat.
Dorong efisiensi pemeliharaan berkelanjutan melalui tata kelola dan wawasan berbasis data.
