Sekilas
Salah satu klien Renoir merasa bahwa divisi Teknik dan Proyeknya menawarkan peluang yang signifikan untuk keunggulan operasional dan mengundang Renoir untuk mendukung mereka dalam upaya mereka. Setelah analisis, tujuan Proyek ditetapkan:
- Mengembangkan Sistem Pengendalian Manajemen yang sesuai dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan antarmuka antardepartemen di seluruh organisasi.
- Meningkatkan aliran data dan informasi untuk memastikan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Hasil Utama
Kepatuhan perencanaan
^ 100%
Kepatuhan Pengiriman Vendor
↑ lebih dari 120%
Kwitansi Pembelian yang Tidak Diperlukan
↓ 70%
Bagian per juta (PPM)
^ 70%
giliran inventaris
^ 38%
Kepatuhan Penerimaan Barang
^ 77%
Latar Belakang
Kliennya adalah perusahaan manufaktur yang berfokus pada penelitian dengan empat divisi – Teknik & Proyek, Baja & Pipa, Kendaraan Listrik, dan Energi Terbarukan. Divisi tertua adalah Teknik dan Proyek (E&P), di mana Renoir dilibatkan untuk bekerja sama dalam salah satu proyeknya. Melayani pelanggan domestik dan internasional, kliennya adalah produsen tungku peleburan dan pemurnian terkemuka di India.
Tantangan
Klien ingin siap menghadapi masa depan dengan meningkatkan sistem dan proses untuk memulai upaya peningkatan keunggulan operasional di seluruh organisasi. Klien merasa bahwa divisi Teknik dan Proyek menawarkan peluang yang signifikan. Setelah diskusi awal dengan Renoir, tujuan Proyek ditetapkan:
- Mengembangkan Sistem Pengendalian Manajemen yang sesuai dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan antarmuka antardepartemen di seluruh organisasi.
- Meningkatkan aliran data dan informasi untuk memastikan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Proyek ini menjalani 8 minggu Proses Fokus® yang mencakup 8 departemen, mulai dari Pemasaran, Penjualan, Desain, Perencanaan, Produksi, Pengadaan, Penyimpanan, dan Pengiriman.
“Keunggulan operasional adalah dasar dari setiap organisasi dan tidak ada strategi yang dapat dijalankan sampai organisasi tersebut unggul dalam operasional. Dengan proyek ini, kami telah meletakkan tonggak sejarah untuk penyelarasan kemampuan dan proses internal yang konsisten dengan proposisi nilai pelanggan sebagai intinya.”
Kepala Operasi
Untuk memvalidasi peluang ini, Renoir memulai dengan memetakan proses perintah kerja 'As-Is' dari awal hingga akhir dengan keseluruhan waktu tunggu yang diambil oleh setiap departemen. Hal ini membantu untuk memahami aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dalam keseluruhan proses dan menentukan ruang lingkup untuk meningkatkan waktu tunggu.
Berdasarkan temuan tinjauan proses dan sistem kontrol manajemen dengan berbagai departemen, Renoir kemudian melakukan beberapa studi data untuk memvalidasi dan mengukur setiap peluang. Jelas dari tinjauan proses As-Is dan studi data bahwa ada ketidakselarasan yang jelas antara departemen yang mengakibatkan peningkatan waktu tunggu pesanan kerja.
Hal ini menyebabkan pemadaman kebakaran di departemen tanpa satu orang atau departemen pun yang memantau proses dari awal hingga akhir. Ketersediaan material juga diidentifikasi sebagai salah satu alasan utama keterlambatan. Selain material, ada faktor lain yang menyebabkan keterlambatan. Keterlambatan dalam perencanaan dan desain (dalam merilis gambar yang diperlukan oleh pengadaan yang pada gilirannya memengaruhi ketersediaan material) juga berperan.
Ingin meningkatkan efisiensi operasional Anda?
Apa yang kita lakukan
Untuk memastikan semua peluang yang diidentifikasi terwujud, kegiatan-kegiatan berikut dilakukan oleh Renoir:
- Perencanaan perintah kerja: Merampingkan perencanaan perintah kerja menyeluruh untuk memastikan keselarasan antar departemen.
- Kontrol interval pendek: Restrukturisasi departemen Perencanaan untuk membuat bagian di dalamnya untuk memantau kemajuan siklus perintah kerja menyeluruh dan untuk meningkatkan semua masalah keterlambatan dalam interval pendek.
- Koordinator Proyek dan sistem perencanaan yang lebih baik: Di dalam Departemen Perencanaan, Koordinator Proyek ditugaskan untuk satu vertikal yang biasanya memiliki 10-15 perintah kerja pada satu waktu. Untuk membantu koordinator proyek, sistem perencanaan yang lebih baik dirancang untuk mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk mengirimkan perintah dan yang juga mencakup perencanaan material.
Organisasi
Sebanyak 46 elemen sistem baru dirancang dan diterapkan di seluruh aliran nilai untuk memastikan bahwa peluang yang diidentifikasi selama Focus Process® tercakup. Gugus tugas dua orang di setiap departemen dan dukungan penuh waktu dari konsultan Renoir memastikan bahwa masalah awal dari berbagai departemen ditangani sedini mungkin dan selanjutnya memastikan kepemilikan. Fase implementasi melibatkan seluruh organisasi dari lantai produksi hingga tingkat dewan.
Dengan demikian, fase ini melibatkan pekerja terampil dan tidak terampil di tingkat akar rumput dan mencakup manajemen puncak. Inisiatif seperti pengoptimalan inventaris, penghitungan biaya pesanan kerja, dan 5S diterapkan dengan dukungan penuh dari manajemen senior, yang pada gilirannya, memudahkan upaya manajemen perubahan.
Untuk meningkatkan keterampilan, serangkaian sesi pelatihan dilakukan dengan melibatkan sekitar 100 staf dari manajemen menengah. Sesi pelatihan meliputi:
Berkomunikasi dengan Dampak
PDCA dan Analisis Akar Penyebab
Pemecahan Masalah
5S
Analisis Efek Mode Kegagalan
Lean Manufacturing
Six Sigma
Di Departemen Pengadaan, beberapa sistem yang berkaitan dengan manajemen vendor dan manajemen kinerja pembeli diterapkan. Tinjauan kinerja departemen mingguan dengan Kepala Departemen diterapkan dan didasarkan pada KPI yang objektif. Tinjauan berkala dengan vendor kini dilakukan untuk mengevaluasi kinerja mereka menggunakan salah satu alat Renoir.
Hasil
Peningkatan kepatuhan pengiriman vendor signifikan setelah implementasi dan telah meningkatkan tingkat layanan Pengadaan ke Produksi.
Kesenjangan utama yang teridentifikasi selama Proses Fokus® adalah kurangnya keselarasan antara departemen yang mengakibatkan berbagai jenis penundaan di berbagai tahap selama perencanaan dan pelaksanaan.
Proyek dengan Renoir membantu dalam merampingkan komunikasi antar departemen untuk meningkatkan perencanaan menyeluruh dan mendorong budaya kerja tim dalam organisasi. Sebagai hasil dari peningkatan perencanaan dan penghapusan hal-hal yang tidak memberikan nilai tambah, waktu tunggu pesanan kerja berkurang, dan ketersediaan material meningkat ke titik tertinggi sepanjang masa.
"Tidak ada organisasi yang dapat tetap kompetitif di pasar tanpa keunggulan dalam operasinya. Proyek dengan Renoir telah meletakkan fondasi yang kuat bagi kami di area ini."
Direktur Pelaksana Bersama
Memperkuat kolaborasi antar departemen dan kepatuhan kontraktor.
