Pada akhir proyek dengan Renoir untuk mengidentifikasi dan memperbaiki akar penyebab kebocoran marginnya, hasil berikut berhasil direalisasikan:
- Harapan yang jelas dan R&R pada proses penagihan dan kebutuhan pengaturan
- Manfaat Arus Kas satu kali sebesar $768K dengan menghilangkan 1 minggu dari keseluruhan siklus penagihan
- Mengurangi erosi margin lebih dari $3 juta per tahun (peningkatan 43%)
Latar Belakang
Klien tersebut merupakan penyedia utama layanan perawatan, perbaikan, dan pemeriksaan pengelasan berteknologi canggih dan memberikan solusi tanggap darurat dan terencana ke berbagai fasilitas di seluruh dunia. Mereka adalah pemimpin industri dalam menyediakan solusi pengelasan khusus di bidang layanan integritas mekanis, layanan lapangan nuklir, serta inovasi dan pengelasan khusus.
Tantangan
Area utama yang menjadi perhatian klien adalah kebocoran margin yang berlebihan dari operasi selama pelaksanaan sebagian besar proyeknya. Meskipun kebocoran diketahui terjadi, akar penyebabnya masih belum jelas. Renoir diundang untuk membantu mereka dalam menganalisis akar penyebabnya dan mendukung upaya mereka untuk meningkatkan profitabilitas.
Apa yang kita lakukan
Analisis Renoir selama 2 minggu terhadap operasi klien difokuskan pada proses penutupan penawaran proyek.
Proses yang ada saat ini dipetakan dan dianalisis, beserta penilaian seberapa baik proses tersebut dijalankan. Peluang diidentifikasi dalam proses berikut:
- Penjualan: Penawaran dan estimasi.
- Proyek: Perencanaan, pengelolaan, pelaporan, penagihan dan penutupan.
- Komersial: Konsesi, pemberian kembali dan kredit.
Manfaat berkelanjutan akan diperoleh dari kontrol margin yang lebih baik, pengurangan kredit dan konsesi, serta peningkatan waktu siklus penagihan. Manfaat satu kali juga dapat diperoleh dengan mengurangi waktu siklus pendapatan yang belum ditagih. Selain itu, pengurangan pemberian kembali, kredit, dan konsesi diidentifikasi sebagai peluang lebih lanjut. Secara keseluruhan, Renoir mengidentifikasi peluang untuk mengurangi erosi margin hingga 50%.
Pendekatan proyek
Proyek ini difokuskan pada pembangunan proses 'bid-to-cash' yang baru dan efektif dengan menggunakan tim gabungan yang terdiri dari karyawan Renoir dan klien. Proses ini dibagi menjadi dua area fokus terpisah:
Proses Penawaran ke Penagihan:
- Instal gerbang tahap proses dan kriteria untuk tinjauan kritis, analisis, dan pengambilan keputusan.
- Terapkan sistem peringatan dini beserta pelajaran yang didapat dan analisis akar penyebab suatu masalah.
- Membuat dan melaporkan KPI manajemen proyek yang berkaitan dengan proses gerbang tahap baru.
- Demi keberlanjutan, tim klien juga dilatih untuk menjadi pelatih proses baru.
Proses Penagihan dan Penagihan:
- Memodifikasi praktik pengumpulan dan penagihan.
- Terapkan antarmuka dan proses yang diperlukan beserta 'sistem pencatatan' untuk semua biaya, margin, dan perhitungan erosi.
Organisasi
Langkah-langkah yang diambil dalam fase implementasi dalam area fokus Penawaran ke Penagihan meliputi:
- Pemetaan terperinci mengenai kesenjangan dalam proses "penawaran hingga penagihan" saat ini, untuk mengisolasi masalah kritis yang perlu ditangani dan kebocoran dalam profitabilitas. Peluang tambahan selama Pameran "Brown Paper" yang interaktif.
- Menerapkan proses proyek 6-gerbang baru untuk memastikan ketelitian dan standardisasi yang diperlukan demi konsistensi yang lebih baik.
- Membangun prosedur “pelajaran yang dipetik” yang kuat yang berorientasi pada analisis akar penyebab kuantitatif.
- Meninjau antarmuka utama antara Manajer Proyek dan personel proyek utama lainnya untuk menyelaraskan keterampilan dan kemampuan.
Area Penagihan ke Penagihan meningkatkan proses internal dan eksternal untuk meningkatkan arus kas. Tim gabungan mencapai hal ini melalui peninjauan dan kritik terhadap penagihan yang ada dan kelemahan proses persetujuan kartu waktu yang berdampak negatif pada arus kas.
Untuk meningkatkan efektivitas, RACI ditetapkan yang mencakup penagihan dan penagihan. Selain itu, alat diterapkan untuk mengukur waktu siklus terhadap setiap peran.
Hasil
Klien terus menyediakan proyek konstruksi berkualitas bagi klien mereka dan ingin mempertahankan reputasi mereka tanpa kehilangan profitabilitas akibat erosi margin.
Karena itu, Renoir mendukung mereka dengan memetakan dan mengkritisi proses saat ini untuk membangun proses penawaran hingga penagihan yang baru dan terkendali. Proses baru tersebut, bersama dengan organisasi baru dengan peran, tanggung jawab, dan KPI yang jelas, membantu mereka menyelesaikan proyek dengan efisiensi dan profitabilitas yang lebih baik.
“Kami ingin menstandardisasi dan meningkatkan proses bisnis menyeluruh kami untuk menyediakan Layanan Pelanggan yang terstandardisasi, memastikan komunikasi dan akuntabilitas internal yang lebih baik, serta memberikan margin keuntungan yang lebih baik. Kami mencapai ketiganya dengan proses baru kami.”
Wakil Presiden
Hasil Utama
Estimasi tawaran yang konsisten dan ketat
Transparansi cakupan proyek dengan visibilitas erosi margin
Pelajaran sistematis yang dipelajari budaya
Pola pikir verifikasi dan pencegahan, bukan pola pikir pemadaman kebakaran dan pemecahan masalah
Tanggung jawab dan akuntabilitas yang ditetapkan dengan jelas
Berusaha mencapai kejelasan target, harapan dan manajemen yang berorientasi pada kinerja
Peningkatan utilitas dan pemanfaatan Pakar Subjek Internal
Pengurangan Non Value Added dan pengerjaan ulang baik dalam operasi maupun akuntansi
Mengidentifikasi akar penyebab masalah yang mendasarinya untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan profitabilitas.
