Sekilas
Ketika seorang klien di bidang perawatan kesehatan melibatkan Renoir untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, hal-hal berikut diidentifikasi dan ditindaklanjuti untuk optimalisasi biaya:
- Pengurangan biaya sebesar $8.6 juta didorong oleh perbaikan negosiasi dengan vendor, pengumpulan inventaris di departemen serupa untuk memungkinkan peningkatan harga volume, pengurangan pemborosan; bersamaan dengan peningkatan penerimaan dan keselarasan dokter.
- Pengurangan inventaris sebesar $2.3 juta untuk membatasi jumlah stok guna mengatur dan menyederhanakan aktivitas gudang dengan lebih baik.
Hasil Utama
Total penghematan tahunan
$12,000,000
Penghematan inventaris satu kali
$1,600,000
Latar Belakang
Klien tersebut adalah fasilitas kesehatan akademis berperingkat teratas di Amerika Serikat. Keinginannya untuk mengendalikan vendor dan manajemen pasokannya dengan lebih efektif dan efisien membuat mereka melibatkan Renoir Consulting. Bersama-sama, kami berkolaborasi dengan klien untuk menilai peluang dan menerapkan langkah-langkah penghematan biaya di seluruh fasilitas.
Tantangan
Biaya Pasokan dan Manajemen Inventaris
Meskipun ada ambisi dalam organisasi untuk meningkatkan model mereka saat ini, dan keyakinan bahwa perbaikan itu mungkin dilakukan, kami menemukan selama analisis kami bahwa:
- Keinginan para manajer dan direktur departemen untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan tidak memiliki struktur untuk mengatasi hambatan dan proses yang rusak secara memadai.
- Masalah kepercayaan antara Rantai Pasokan dan departemen lain menghambat kemajuan.
- Transparansi yang melibatkan maksud dan arah Rantai Pasokan tidak ada.
- Staf mendapat kesan bahwa mereka tidak diizinkan memberikan masukan.
- Dokter frustrasi dengan pendekatan pengurangan biaya departemen Rantai Pasokan.
- Kontrol pengenalan produk baru tidak efektif.
Telah ada inisiatif sebelumnya, namun saluran komunikasi, forum, dan keterlibatan pemangku kepentingan utama yang diperlukan belum ada.
Kontrol Manajemen & Sistem Informasi
Prakiraan dan anggaran dipantau secara berkala, dan sistem data dasar tersedia. Namun:
- Sistem Pengendalian Manajemen saat ini menunjukkan bahwa banyak laporan yang ada tetapi fokus dan tindak lanjut pada tindakan perbaikan tidak dihasilkan dari siklus operasional harian.
- Tingkat persediaan sangat dilebih-lebihkan berdasarkan penggunaan harian rata-rata
- Praktik penyimpanan stok menunjukkan adanya pelampauan yang merajalela terhadap tingkat maksimum
proses
Proses dasar klien sudah ada, tetapi beberapa masalah mengenai nilai dan tujuan bersama, akurasi data, nomenklatur standar, kepatuhan sistem, dan kurangnya organisasi secara umum menimbulkan kendala utama dalam permintaan sehari-hari, pembelian, dan praktik pengelolaan inventaris dasar.
Hal ini berdampak negatif pada kemampuan mereka untuk menjalankan dan mempertahankan strategi penghematan biaya yang efektif. Hambatan lain terhadap proses yang efektif meliputi:
- Gagal mengidentifikasi dan mengakses harga terbaik yang tersedia.
- Keterlibatan pemangku kepentingan utama lemah
- Kurangnya konsistensi proses di seluruh lini departemen
- Manajemen vendor di tempat yang buruk
Apa yang kita lakukan
Inisiatif utama, penghematan yang divalidasi, dan berbagai masalah ditinjau oleh komite pengarah dua minggu sekali, yang terdiri dari para pemimpin utama dari tim eksekutif klien. Rapat-rapat tersebut dipimpin oleh CFO & CNO. Untuk memastikan keterlibatan dan kepemilikan, tim-tim tersebut menghabiskan 12 minggu pertama untuk mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan melalui analisis biaya, pemetaan proses & sistem pengendalian manajemen pemetaan.
Proses dikritik untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan sistem pengendalian manajemen ditinjau untuk mengidentifikasi elemen kunci sistem yang hilang atau tidak efektif. Pelaporan varians anggaran bulanan baru diterapkan, bersama dengan indikator operasional Benchmarking dilakukan agar klien dapat secara efektif membandingkan dengan kelompok sebayanya dan mengembangkan tindakan spesifik bersama dengan manajemen vendor dan pelatihan keterampilan negosiasi untuk maju. Inisiatif dan penghematan utama meliputi:
Ruang Operasi
Inisiatif utamanya adalah mengurangi biaya dalam prosedur tulang belakang dengan memindahkan 80%-85% pembelian ke satu vendor. Dengan keterlibatan dan kerja sama yang sangat penting dari para dokter untuk mencapai kesepakatan yang sama, para dokter setuju untuk memindahkan 80% bisnis tulang belakang ke satu vendor, yang pada akhirnya menghasilkan penghematan sekitar $10 juta selama 3 tahun bagi klien.
Supply Chain
Proses rantai pasokan ditinjau ulang dan mengidentifikasi bahwa manajemen kontrak dapat ditingkatkan. Tim Renoir mengembangkan alat yang memungkinkan staf kontrak pembelian melacak semua perjanjian dan kontrak departemen secara efektif, dengan fokus utama pada tanggal kedaluwarsa. Lebih dari $700,000 direalisasikan di area ini.
Labs
Pengeluaran vendor dan sistem manajemen dianalisis dan pengujian yang dilakukan di luar pusat medis ditinjau untuk mencari peluang untuk melakukan pengujian internal. Hasilnya, pengurangan biaya lab melebihi $450 ribu.
Layanan yang dibeli
Kontrak pemeliharaan dan TI ditinjau dan keterampilan manajemen vendor yang baru diperoleh diterapkan untuk mengamankan harga yang lebih baik dan layanan yang lebih baik dengan harga yang sama, menghasilkan penghematan tahunan lebih dari $600 ribu.
Farmasi
Inisiatif utama adalah beralih dari obat bermerek ke obat generik jika memungkinkan. Setelah mengidentifikasi semua obat generik dan melakukan analisis untuk mengukur manfaat, pemangku kepentingan utama diajak berkonsultasi untuk memperoleh konsensus dan hampir $2 juta berhasil dihemat secara keseluruhan.
“Kami melampaui target pengurangan biaya lebih dari 50%. Seluruh staf terlibat dan berpartisipasi dalam mengidentifikasi pendekatan baru untuk perawatan pasien.”
Administrator Perawat Terdaftar, Layanan Bedah & Gawat Darurat
Memaksimalkan pemanfaatan vendor untuk penghematan.
