Menata Ulang Operasi Keuangan: Studi Kasus Penyedia Layanan Kesehatan Terkemuka

PENGANTAR

Kliennya adalah penyedia layanan kesehatan terkemuka di Asia Tenggara dengan ratusan cabang. Didirikan pada tahun 1970-an, layanannya meliputi laboratorium, pengujian khusus dan panel, serta dukungan diagnostik lainnya.

TANTANGAN

Fungsi Peningkatan Berkelanjutan klien telah mengidentifikasi peluang dalam fungsi Keuangan untuk meningkatkan produktivitas, mengelola kontrak dengan lebih baik, dan meningkatkan penagihan pembayaran. Ini akan membantu meningkatkan arus kas, hubungan dengan pemasok, dan pengurangan biaya.

Renoir telah bermitra dengan klien untuk penugasan yang sukses sebelumnya dan dipilih untuk memberikan dukungan dalam mewujudkan peluang ini.

PENDEKATAN PROYEK

Analisis awal selama 1 minggu terhadap Departemen Keuangan (Kantor Pusat, Kantor Regional, dan Cabang) memvalidasi dan mengukur peluang serta memberikan definisi yang lebih baik tentang cara menerapkan perbaikan. Hal ini menghasilkan keterlibatan selama 14 minggu dengan klien dengan tujuan untuk meningkatkan seluruh proses pembuatan kontrak hingga penagihan, serta meningkatkan produktivitas staf Keuangan.

Proyek ini dimulai dengan Proses Fokus Renoir® dan disusun menjadi 2 area fokus:

1. Optimalisasi Sumber Daya: Berfokus pada perhitungan Produktivitas untuk Kantor Pusat, Regional, dan Cabang, Analisis Rentang Kendali, serta Analisis Relokasi untuk Departemen Keuangan. Termasuk juga pemasangan Sistem Pengendalian Manajemen Produktivitas yang akan digunakan oleh Human Capital.
2. Manajemen Kontrak dan Penagihan Pembayaran: Berfokus pada peningkatan pembuatan kontrak, penagihan tepat waktu, penagihan aktif, dan standarisasi praktik di seluruh lokasi. Implementasi dimulai dengan pemilihan dan pelatihan Satgas, yang terdiri dari enam staf klien, dan didukung oleh tim konsultan Renoir penuh waktu.

Renoir melatih dan membimbing Gugus Tugas dalam metodologinya, termasuk teknik dan strategi perubahan perilaku. Selain itu, Renoir mengawasi proyek untuk memastikan hasil yang dijanjikan tercapai.

Untuk mencapai dampak dan penerimaan yang maksimal, tim gabungan Klien-Renoir meninjau hasil alur kerja masing-masing selama rapat Tim Aksi Manajemen (MAT) mingguan. Rapat Komite Pengarah dengan klien senior dan manajemen Renoir juga diadakan dua minggu sekali untuk memberikan arahan, membuat keputusan penting, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana untuk memberikan hasil. Pendekatan ini memungkinkan keterlibatan langsung dengan para pemangku kepentingan, yang pada gilirannya meningkatkan kepemilikan dan penerimaan dari tim klien yang lebih luas.

PENERAPAN

Renoir, bersama dengan masing-masing Tim Aksi Manajemen (MAT) dan dengan dukungan kuat dari Komite Pengarah, memperkenalkan beberapa inisiatif perbaikan untuk kedua alur kerja tersebut. Inisiatif-inisiatif ini difokuskan pada penilaian produktivitas dan peningkatan manajemen kontrak, penagihan, dan penagihan pembayaran.

Kegiatan utama untuk setiap alur kerja adalah sebagai berikut:

1. Produktivitas dan Optimalisasi Sumber Daya
   – Pengenalan Sistem Kontrol Kehadiran untuk memantau secara sistematis jam kerja efektif
   – Analisis rentang kendali Kantor Pusat Departemen Keuangan dan pengembangan usulan struktur organisasi baru
   – Perhitungan produktivitas untuk Kantor Pusat Departemen Keuangan, tujuh kantor regional, dan delapan puluh dua cabang, beserta pengenalan evaluasi aktivitas harian untuk membantu manajer dalam mengidentifikasi peluang lebih lanjut
   – Analisa Relokasi Kantor Pusat Departemen Keuangan
   – Pengenalan bagan fleksibilitas keterampilan untuk mengidentifikasi dan menutup kesenjangan keterampilan bagi manajer dan karyawannya
2. Manajemen Kontrak dan Pengumpulan Pembayaran (Peningkatan AR)
   – Pembentukan kelompok kerja 20 debitur teratas untuk memfokuskan perhatian pada 40% utang yang beredar dan menegakkan pembekuan kredit bagi debitur yang bermasalah
   – Membentuk kelompok kerja peninjauan kontrak untuk mengidentifikasi peluang perbaikan terkait dengan rumusan klausul dan ketentuan
   – Menciptakan peringkat kredit pelanggan untuk mengidentifikasi pembayar yang baik dan pembayar yang buruk. Inisiatif bersama dari Departemen Pemasaran dan Keuangan didorong untuk mendidik pembayar yang buruk dan mengubah mereka menjadi pembayar yang baik.
   – Implementasi Sistem Pengendalian Manajemen Piutang Usaha (Account Receivable Management Control System), meliputi KPI operasional harian dan mingguan, penerapan active collection call, monitoring kinerja melalui dashboard dan pemasangan review meeting di Kantor Pusat, Kantor Wilayah dan Cabang.

Saya sangat puas dengan proyek ini, melebihi ekspektasi kami.”

Direktur Utama

HASIL UTAMA