Sekilas
Renoir Consulting dilibatkan untuk memimpin inisiatif kolaboratif guna meningkatkan kinerja & pemanfaatan Ruang Operasi, dan meningkatkan efektivitas rantai pasokan serta manajemen inventaris.
Hasil proyek menghasilkan hal berikut:
- Peningkatan throughput OR senilai $3.8 juta per tahun
- Peningkatan kinerja ketepatan waktu kasus pertama dari 74% menjadi 98%
- Mengurangi varians rata-rata prosedur OR sebesar 40%
- Mengurangi inventaris apotek sebesar $3.1 juta dan meningkatkan akurasi inventaris yang tersedia
Latar Belakang
Klien adalah rumah sakit akademik regional terkemuka di Amerika Serikat, yang menghadapi banyak tantangan penyedia layanan kesehatan serupa, termasuk meningkatnya permintaan layanan, fasilitas yang tidak lagi memadai, dan biaya pasokan yang berlebihan.
Tantangan
Biasanya, kinerja perawatan klinis dan pasien berada pada standar yang jauh lebih tinggi daripada kinerja operasional di lembaga perawatan kesehatan akademis. Misalnya, pola kedatangan Dokter dan Pasien di ruang operasi (OR) sering kali tidak konsisten, dengan sedikit korelasi dengan waktu prosedur yang dijadwalkan. Hal ini memengaruhi tingkat pemanfaatan OR, menguranginya ke tingkat yang tidak mendukung kelayakan finansial. Selain itu, ketidakakuratan penjadwalan menyebabkan penundaan prosedur yang membuat frustrasi.
Meskipun inisiatif perubahan di masa lalu di rumah sakit telah menghasilkan perbaikan signifikan, kinerjanya masih di bawah standar tinggi mereka, sebagian disebabkan oleh kurangnya pendekatan sistematis dan sifat organisasi yang terisolasi.
Manajemen material pusat berjalan dengan baik, namun banyak organisasi pendukung, seperti Farmasi dan Radiologi, menunjukkan peluang signifikan untuk meningkatkan manajemen persediaan dan inventaris mereka.
Apa yang kita lakukan
Renoir melakukan analisis di dalam rumah sakit, mengevaluasi alur proses, sistem pengendalian manajemen, dan perilaku yang berkaitan dengan efisiensi ruang operasi, departemen sterilisasi, dan aktivitas rantai pasokan. Sejumlah masalah diidentifikasi:
- Kurangnya koordinasi antar departemen menyebabkan duplikasi dokumen, prioritas yang tidak konsisten, dan ketidakakuratan penjadwalan.
- Kurangnya kepemilikan dan manajemen aktif terhadap proses untuk mengelola jadwal ruang operasi dan pergantian ruangan.
- Meskipun ada pelacakan dan pelaporan kinerja yang ekstensif, pelaporan hasil tidak terhubung langsung dengan tujuan kinerja utama, dan pelaporan tidak dilakukan secara tepat waktu atau kepada semua peserta utama.
- Perencanaan yang tidak efektif untuk kebutuhan peralatan, material dan sumber daya, ditutupi oleh kemampuan staf untuk bereaksi terhadap keadaan darurat.
- Persediaan OR disimpan berdasarkan intuisi, bukan berdasarkan penggunaan historis.
- Kinerja pemenuhan keranjang kasus dibatasi oleh ketidakakuratan kartu preferensi dan kurangnya proses manajemen mutu di departemen pasokan steril pusat.
- Fungsi manajemen material di area Farmasi dan pendukung biasanya berprioritas rendah dengan penerapan standar rumah sakit yang tidak konsisten.
- Tidak ada penghitungan akurat mengenai persediaan aktual yang ada
Ingin meningkatkan kepuasan pasien? CTA
Proses Fokus Renoir® digunakan sebagai proses kolaboratif untuk mengevaluasi kinerja saat ini secara sistematis, mengidentifikasi peluang untuk perbaikan, dan mengembangkan perbaikan dalam proses, sistem manajemen, dan perilaku. Kolaborasi adalah kata kuncinya, yang memastikan adanya pemahaman bersama tentang masalah yang ada dan dampaknya terhadap rumah sakit.
Pemahaman ini menghasilkan solusi dan perbaikan yang dikembangkan bersama dan dimiliki oleh para peserta dan manajer di area tersebut. Kepemilikan bersama yang dikembangkan dalam Focus Process® menghasilkan realisasi tujuan dan hasil proyek yang berkelanjutan melampaui durasi proyek.
Hasil
Hasil langsung dari kegiatan ini mencakup peningkatan signifikan dalam kinerja ruang operasi.
- Rata-rata pemanfaatan OR meningkat dari 68% pada periode dasar menjadi rata-rata 84%.
Sembari meningkatkan pemanfaatan OR, perbaikan signifikan pada indikator kinerja utama berikut juga terwujud:
- Kinerja tepat waktu kasus pertama ditingkatkan dari 74% menjadi 98%.
- Perputaran ruangan berkurang dari 47 menit menjadi 34 menit.
- Varians pemesanan prosedur rata-rata berkurang hingga 40%.
- Pemenuhan keranjang Kasus OR meningkat dari 60% menjadi 95%.
- Akurasi Kartu Preferensi Dokter OR meningkat dari 55% menjadi 85%.
“Saya mendapati Renoir sebagai perusahaan konsultan yang sangat berwawasan dan efektif, tidak seperti perusahaan lain yang pernah saya ajak berinteraksi sebelumnya. Renoir tidak hanya menerapkan perubahan yang dibutuhkan, tetapi juga melatih staf Anda untuk memperoleh perangkat yang diperlukan guna menganalisis lebih lanjut dan menerapkan perubahan secara berkelanjutan. Mereka memulai perubahan budaya penting yang dibutuhkan dan perangkat untuk mempertahankan perubahan tersebut guna memberikan perbaikan jangka panjang bagi lembaga, baik dalam proses maupun budaya.”
Profesor dan Ketua, Departemen Anestesiologi
Model Kepemimpinan OR juga dikembangkan dan diterapkan. Model ini membantu mengalihkan fokus tim manajemen dari manajemen reaktif menjadi manajemen proaktif dan penyelesaian masalah yang berfokus pada hasil.
Proses dan sistem manajemen inventaris telah diterapkan di Apotek. Hasilnya adalah:
- Pengembangan dan penerapan tingkat inventaris yang mencerminkan penggunaan historis, menghasilkan pengurangan inventaris yang tersedia sebesar $3.1 juta.
- Menghilangkan kehabisan stok karena tingkat inventaris.
Mungkin aspek yang paling mencolok dari keterlibatan Renoir adalah peningkatan komunikasi dan kolaborasi antara departemen di ruang operasi dan pada masalah rantai pasokan. Tim pemecahan masalah aktif multidisiplin dibentuk dengan kuat untuk memastikan budaya perbaikan berkelanjutan.
Atasi masalah rantai pasokan dengan Sistem Pengendalian Manajemen.
