PENGANTAR
Keuangan mikro berfungsi sebagai sumber harapan finansial bagi individu dan usaha kecil di wilayah berkembang. Keuangan mikro berfungsi sebagai sarana pemberdayaan ekonomi, dengan menawarkan pinjaman, tabungan, asuransi, dan layanan keuangan lainnya kepada orang-orang yang selama ini kurang terlayani oleh bank konvensional. Dengan akses ke pinjaman mikro, pengusaha kecil dapat memulai atau memperluas usaha mereka, yang berujung pada penciptaan lapangan kerja dan peningkatan pendapatan.
Klien kami adalah sebuah yayasan yang telah menyediakan pembiayaan mikro selama hampir setengah abad. Yayasan ini telah berupaya meningkatkan taraf hidup melalui pendekatan praktik terbaik yang komprehensif dalam pengembangan masyarakat.
HASIL
103%
Jumlah Pinjaman yang Dicairkan
57%
Nilai Pinjaman yang Dicairkan
25 Hari sampai 4 Hari
Waktu pemrosesan pinjaman dipersingkat
30%
Mitra yang memasuki program
48%
Penurunan waktu tunggu proyek
TANTANGAN
Untuk mengoperasionalkan keinginan perusahaan dalam mengembangkan organisasi dan layanannya. Untuk melakukannya, pertama-tama perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses yang lebih baik bagi karyawannya. Oleh karena itu, Klien meminta Renoir untuk melakukan analisis dengan melihat faktor pendorong operasional utama yang mendukung keuangan mikro dan manajemen proyek.
ANALISIS
Analisis yang dilakukan meliputi hal berikut:
Untuk Keuangan Mikro:
- Perencanaan dan pengendalian Prospek yang tidak memadai
- Waktu yang terbatas dihabiskan untuk mengembangkan 'penjualan baru' dan perencanaan bersifat informal
- Kepatuhan yang rendah terhadap kebijakan dan proses dengan pengawasan aktif yang terbatas
- Cabang-cabang dikelola berdasarkan gaya masing-masing individu, bukan dengan cara standar
- Kurangnya kontrol pengawasan/manajemen yang sistematis
- Ketidakkonsistenan dan keterlambatan data mencegah konsolidasi tepat waktu dan menghambat tinjauan kinerja.
Untuk Manajemen Proyek:
- Meskipun merupakan organisasi “manajemen proyek”, hanya ada sedikit bukti pendekatan manajemen proyek yang kuat
- Perencanaan dan penentuan ruang lingkup inisiatif yang rinci masih kurang
- Sistem untuk menggulirkan aktivitas ke dalam KPI operasional, dengan kontrol dalam pelaksanaan dan tindak lanjut, belum diterapkan
- Pelajaran yang didapat tidak ditangkap untuk berkontribusi pada budaya manajemen pengetahuan
PENDEKATAN PROYEK
Tata Kelola Proyek dibentuk dengan dua Tim Aksi Manajemen, satu tim Keuangan Mikro, dan satu tim Manajemen Proyek. Komite Pengarah mingguan, yang terdiri dari CEO, COO, dan anggota Dewan Pembina, meninjau dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan utama, memastikan bahwa Proyek tetap berjalan sesuai rencana dan tepat waktu.
Proyek ini dimulai dengan Focus Process™ milik Renoir, yang meneliti proses dan Sistem Pengendalian Manajemen (MCS) sebagaimana adanya, dengan berbagai studi dan lokakarya selama tahap identifikasi peluang ini. Hal ini memastikan dampak dan kepemilikan yang maksimal, serta mempersiapkan organisasi untuk keberlanjutan pasca Proyek yang kuat.
“Saya sangat terkesan dengan perkembangan Proyek dan merasakan rasa kepemilikan serta komitmen dari gugus tugas, Tim Aksi Manajemen, dan anggota tim lain yang terlibat. Pencapaian tim sejauh ini luar biasa.”
MENDEKUT
PENERAPAN
Pertama, tim Keuangan Mikro berfokus pada pengurangan waktu pemrosesan, perluasan jangkauan sambil meningkatkan tingkat kepuasan dan pengendalian risiko, melalui pelaporan yang andal dan sistem pemantauan kontrol interval pendek.
Tindakan yang dilakukan:
- Merancang mekanisme kontrol interval pendek dan struktur kerja lapangan bersama untuk memastikan bahwa kinerja ditinjau secara berkala, varians ditangani, dan perilaku diubah secara positif.
- Menerapkan perencanaan Penjualan, prospek dan proses pengelolaan jalur penjualan untuk memastikan klien potensial ditargetkan secara efektif.
- Meningkatkan pemrosesan pinjaman untuk mempersingkat hari pemrosesan sambil tetap menjaga visibilitas risiko potensial.
- Mengembangkan program pelatihan bagi perwakilan penjualan dan Manajer Cabang untuk mendukung sistem manajemen yang terpasang dan meningkatkan kemampuan dan efektivitas mereka.
- Pengelompokan kembali tempat pertemuan untuk mengurangi waktu perjalanan staf perwalian.
- Meningkatkan KPI dan program insentif untuk memastikan bahwa hanya perwakilan penjualan yang berkinerja baik yang diberi penghargaan.
- Pasang kartu skor tingkat area dan cabang untuk meningkatkan visibilitas operasional dan meningkatkan kinerja yang ditargetkan.
- Merancang audit untuk sistem yang terpasang guna memastikan perubahan perilaku dan keberlanjutan.
Kedua, tujuan utama tim Manajemen Proyek adalah untuk menstandardisasi proses dan sistem manajemen proyek serta menciptakan kerangka kerja manajemen proyek yang dapat dijadikan model bagi unit lain. Tim mengidentifikasi area perbaikan yang menghasilkan kriteria dan perencanaan sumber daya yang ditetapkan dengan jelas, rencana komunikasi untuk meningkatkan kemitraan, dan mengoptimalkan pemanfaatan anggaran. Kegiatan yang dilakukan meliputi:
- Mengidentifikasi dan mendefinisikan Milestone yang akan memicu 'Go' atau 'No Go', sebagai panduan dalam memastikan pelaksanaan proyek yang efektif.
- Menetapkan KPI berjenjang untuk akuntabilitas yang jelas dan hasil yang terukur.
- Menunjuk petugas proyek untuk fokus pada komunikasi dan memanfaatkan partisipasi dari mitra dalam proyek.
- Memasang alat perencanaan kapasitas untuk memastikan bahwa sumber daya dipersiapkan dengan baik untuk pelaksanaan dan keberhasilan proyek.
- Mengembangkan alat peramalan dan penganggaran untuk meningkatkan penetapan target.
- Perencana dan pelacak proyek dipasang, bersama dengan jadwal pemantauan mingguan untuk memastikan bahwa proyek dan kegiatan sesuai jadwal dan memenuhi kontrol kualitas.
- Memasang Alat Efektivitas Rapat dan Log Tindakan yang mencatat dan melacak tindakan yang disepakati.
- Peningkatan laporan kemajuan Harian dan Mingguan untuk pemantauan lokasi dan inventaris material guna melacak kemajuan dan mengatasi masalah dengan cepat.
HASIL UTAMA
Perubahan dalam proses dan sistem menghasilkan hal berikut:
Sementara tren penjualan meningkat dengan peningkatan nilai pinjaman lebih dari 50%, jadwal peninjauan kontrol interval pendek harian/mingguan yang baru mengakibatkan pengurangan Portofolio Berisiko sebesar 32%.
Manajemen Proyek mengembangkan kerangka kerja proyek standar untuk SRP dan program lainnya. Keterlibatan mitra melalui komponen petugas proyek baru & rencana komunikasi, proses baru dengan kontrol gerbang yang jelas, dan perencanaan sumber daya yang lebih baik, membantu mengurangi waktu tunggu proyek hingga 48%.
103%
Jumlah Pinjaman yang Dicairkan
57%
Nilai Pinjaman yang Dicairkan
25 Hari sampai 4 Hari
Waktu pemrosesan pinjaman dipersingkat
30%
Mitra yang memasuki program
48%
Penurunan waktu tunggu proyek
KESIMPULAN
Perombakan menyeluruh proses keuangan mikro dan manajemen proyek klien kami telah membuahkan hasil yang luar biasa. Perbaikan dalam sistem dan prosedur operasional telah menghasilkan peningkatan signifikan dalam jumlah pinjaman yang dicairkan dan pengurangan substansial dalam waktu pemrosesan. Dengan lebih banyak mitra yang bergabung dalam program dan waktu pengerjaan proyek berkurang setengahnya, yayasan kini siap untuk pertumbuhan berkelanjutan dan jangkauan yang lebih luas.
Yang terpenting, penerapan mekanisme audit perilaku berfungsi sebagai pendorong mendasar perubahan budaya, yang secara signifikan berkontribusi pada hasil positif yang diamati. Audit ini mencakup pembelajaran berkelanjutan, bimbingan, dan pelatihan. Hasilnya adalah sikap proaktif dan positif di antara staf dan manajer garis depan, yang meletakkan dasar yang kokoh bagi pertumbuhan organisasi. Pergeseran budaya ini, ditambah dengan keberlanjutan proses dan sistem yang baru diterapkan, telah memungkinkan peningkatan kinerja dan budaya perbaikan berkelanjutan.
